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Alteração de Sistema da Contabilidade

1 - Introdução

Este relatório descreve o procedimento adotado para a alteração de sistema utilizado pela contabilidade, tanto no contexto de migração geral do escritório quanto na alteração individual de empresas. O objetivo é detalhar as etapas, responsabilidades e cuidados necessários durante o processo.

2 - Alteração de Sistema da Contabilidade (Migração Geral)

A alteração de sistema contábil inicia-se mediante contato do cliente com o suporte, podendo ocorrer por telefone, chat ou abertura de chamado. No primeiro atendimento, o cliente deve informar:

  • Qual será o novo sistema contábil;

  • Se há empresas que permanecerão temporariamente no sistema anterior, geralmente em razão do fechamento contábil ainda em andamento.

2.1 - Realização da Migração

A migração é executada pela equipe de suporte e ocorre de forma gradativa, considerando:

  • A quantidade de empresas vinculadas à contabilidade;

  • A prioridade indicada pelo cliente, caso exista urgência para migração de empresas específicas.

Esse processo garante uma transição organizada e evita impactos nas rotinas operacionais do cliente.

3 - Alteração de Sistema Individual de Empresas

Quando a alteração do sistema é solicitada apenas para uma empresa específica, o procedimento também requer o acionamento da equipe de suporte.

3.1 - Procedimento Operacional

a. O cliente solicita a alteração ao suporte.

b. O suporte acessa a empresa no Integrador 4.0.

c. Dentro da empresa, é necessário:

  • Clique no ícone do lápis para edição, conforme ilustrado na captura de tela a seguir:

image.png

  • Selecione o novo sistema indicado pelo cliente, conforme será demonstrado pela imagem a seguir.

image.png

Após a atualização, inicia-se o processo interno de adequação técnica.

4 - Tratativas Internas Após a Alteração

Sempre que uma empresa é migrada de um sistema para outro, ocorrem diferenças estruturais, principalmente relacionadas a:

  • Plano de contas;

  • Históricos contábeis;

  • Contas utilizadas em regras;

  • De/paras;

  • Demais parâmetros internos.

Para garantir que a empresa funcione corretamente no novo sistema, é necessário realizar uma limpeza completa da base, removendo:

  • Todas as regras;

  • Todos os históricos;

  • Todos os de/paras;

  • Todo o plano de contas.

O cliente deverá refazer toda a configuração do zero, exceto em raros casos em que as contas permaneçam compatíveis entre sistemas (o que ocorre muito pouco na prática).

5 - Motivação da Limpeza da Base

A limpeza é essencial para evitar que:

  • Contas antigas permaneçam vinculadas indevidamente;

  • Regras ou históricos incompatíveis com o novo sistema gerem inconsistências;

  • Parametrizações herdadas prejudiquem o funcionamento regular da empresa após a migração.

Por esse motivo, o processo é totalmente conduzido pelo suporte, que possui acesso e conhecimento técnico para executar a exclusão das estruturas internas sem comprometer a integridade da empresa.

6 - Conclusão

O processo de alteração de sistema contábil — seja geral ou individual — exige atenção e execução criteriosa pela equipe de suporte. A limpeza da base após a migração é uma etapa fundamental para garantir que a empresa opere corretamente no novo sistema, evitando conflitos e mantendo a qualidade das informações contábeis.

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