Cadastro de Usuário do Tipo Contabilidade

1 - Cadastro de Usuário do Tipo Contabilidade

O cadastro de um usuário do tipo Contabilidade permite definir quem terá acesso ao sistema e quais informações e funcionalidades esse usuário poderá utilizar.

Ao selecionar o tipo Contabilidade, o sistema apresenta os campos e as configurações específicas para esse tipo de usuário.

1.1 - Informações básicas

No cadastro, são preenchidas as informações principais do usuário:

Nome
E-mail
Senha
Gerente
Perfil
Departamento
Permissões

1.2 - Senha

A senha deve seguir os requisitos mínimos definidos pelo sistema:

Ter no mínimo 9 caracteres;
Conter pelo menos uma letra maiúscula;
Conter pelo menos um número;
Conter pelo menos um caractere especial.

1.3 - Gerente

Nesse campo, é possível informar o gerente relacionado ao usuário, quando essa informação se aplicar à estrutura da contabilidade.

1.4 - Perfil do usuário

O perfil define o nível de acesso do usuário e quais permissões estarão disponíveis.

Os perfis são:

Colaborador
Gerente
Administrador

Cada perfil possui diferentes níveis de acesso e responsabilidades dentro do sistema.

2 - Acesso aos serviços programados

É possível definir quais serviços programados o usuário poderá visualizar.

Existem três opções:

2.1 - Acesso a todas as programações

O usuário poderá visualizar as programações criadas, independentemente do departamento.

2.2 - Acesso às suas programações e às do seu departamento

O usuário poderá visualizar:

As programações atribuídas a ele;
As programações dos usuários que pertencem ao mesmo departamento.

2.3 - Acesso somente às suas programações

O usuário poderá visualizar somente as programações relacionadas ao próprio usuário.

3 - Gestão de Processos

A opção Gestão de Processos define o nível de acesso do usuário à administração dos processos modelo.

Os níveis disponíveis são:

Analista
Coordenador
Administrador

Essa configuração determina quais ações o usuário poderá realizar nos processos modelo, como editar, excluir e alterar informações.

O perfil Administrador possui acesso completo. Já os perfis Analista e Coordenador possuem algumas restrições.

4 - Societário

Existe um campo relacionado ao Societário que permanece bloqueado por padrão.

Essa opção está relacionada a uma solução antiga do e-Kanban, que atualmente não é mais comercializada, mas ainda pode ser utilizada por alguns clientes antigos.

5 - Gestão de Serviços

A opção Gestão de Serviços disponibiliza o acesso ao Dashboard pelo menu lateral.

Além disso, existem permissões relacionadas às ações que o usuário poderá realizar nos serviços.

Entre elas estão:

Permitir baixa manual;
Permitir cancelamento de serviços;
Permitir alteração do vencimento dos serviços.

⚠️ Regra importante - Baixa Manual

Para que um usuário consiga realizar uma baixa manual, é necessário considerar duas configurações:

A permissão do usuário;
A configuração do próprio serviço.

Ou seja, não basta o usuário possuir a permissão.

O serviço também precisa estar configurado para permitir baixa manual.

Exemplo: Se o usuário possui a permissão de baixa manual, mas o serviço não permite esse tipo de baixa, a operação não estará disponível para aquele serviço.

O usuário Administrador possui um tratamento diferenciado de permissão, porém o serviço também precisa estar configurado para permitir a baixa manual.

6 - Comunicação

A seção Comunicação reúne as permissões relacionadas ao atendimento e ao Comunicador.

Entre as opções estão:

Acesso à fila de atendimento;
Notificação de comunicação por e-mail;
Recebimento de circular;
Envio de circular;
Perfil de acesso às conversas do Comunicador.

6.1 - Fila de atendimento

Essa permissão está relacionada às contabilidades que utilizam o Atende+ / Atendimento ao Cliente.

Ela permite definir se o usuário poderá acessar a fila de atendimento.

6.2 - Notificação por e-mail

Para usuários do tipo Contabilidade, essa opção permite receber uma notificação por e-mail quando uma conversa for criada no Comunicador para aquele usuário.

7 - Perfis de Comunicação

O perfil de comunicação determina quais conversas o usuário poderá consultar no Comunicador.

7.1 - Perfil Restrito

O usuário poderá consultar:

Suas próprias conversas.

7.2 - Perfil Departamento

O usuário poderá consultar:

Suas próprias conversas;
Conversas das pessoas que pertencem ao mesmo departamento.

7.3 - Perfil Normal

O usuário poderá consultar:

Todas as conversas;

com exceção das conversas confidenciais.

7.4 - Perfil Administrador

O usuário poderá consultar:

Todas as conversas, inclusive aquelas que possuem restrição de confidencialidade.

8 - Outros campos

O cadastro também possui alguns campos adicionais.

Palavras-chave para pesquisa

Permite adicionar informações que podem facilitar a localização e pesquisa do usuário posteriormente.

Observações

Campo destinado ao registro de informações adicionais sobre o usuário.

Tamanho da fonte das mensagens

Permite configurar o tamanho de exibição das mensagens.

9 - Abas adicionais do usuário Contabilidade

Depois que o usuário é cadastrado, ao acessar novamente seu cadastro, o sistema disponibiliza algumas abas adicionais.

10 - Atribuições

A aba Atribuições permite consultar as responsabilidades e os vínculos que estão relacionados ao usuário.

Nessa aba, é possível verificar, por exemplo:

Se o usuário é gestor de outros usuários;
Os departamentos nos quais ele está definido como responsável ou gerente;
As empresas nas quais ele está indicado como responsável em algum departamento;
Os serviços programados atribuídos a ele.

⚠️ Antes de inativar um usuário

Antes de inativar um usuário Contabilidade, é importante consultar a aba Atribuições.

O usuário não deve possuir atividades ou responsabilidades pendentes em seu nome.

Caso existam atribuições, elas precisam ser transferidas para outro usuário antes da inativação.

Isso evita que atividades fiquem sem responsável após a desativação do usuário.

⚠️ Empresas inativas também podem impedir a inativação

Uma empresa inativa também pode impedir a inativação do usuário caso ainda exista um vínculo entre eles.

Para verificar esses vínculos, é possível exportar o relatório de Empresas e Responsáveis e consultar se o usuário ainda está relacionado a alguma empresa.

11 - Grupos

A aba Grupos está relacionada aos grupos utilizados na comunicação da contabilidade.

Quando um departamento é criado, ele pode ser exportado como um grupo da contabilidade e passar a aparecer nessa aba.

Depois disso, é possível definir quais usuários da Contabilidade pertencem a cada grupo.

Como funciona na comunicação?

Quando uma conversa é criada para um grupo:

Todos os usuários da Contabilidade que estiverem vinculados àquele grupo poderão ser incluídos na conversa.

⚠️ Regra importante

Os grupos são destinados aos usuários da Contabilidade/Contadores.

Eles não devem ser utilizados para grupos de clientes no Comunicador ou na integração com a Meta.

Ou seja, essa estrutura de grupos é destinada à comunicação entre os usuários da contabilidade.

12 - Acesso à Empresa

A aba Acesso à Empresa permite definir quais empresas um usuário Contabilidade poderá visualizar.

Essa configuração é especialmente útil para contabilidades que trabalham com carteiras de empresas, permitindo organizar o acesso conforme a responsabilidade de cada usuário.

Unidades de Negócio

O sistema possui uma característica padrão chamada Unidade de Negócio, que também é utilizada pelo Dashboard APP.

Além dessa unidade padrão, é possível criar outras unidades de negócio para organizar as carteiras.

Exemplo

Podem ser criadas unidades como:

Carteira Fernanda;
Carteira Maria;
Carteira Ana.

Depois, as empresas podem ser vinculadas às respectivas unidades de negócio.

Restrição de acesso

No cadastro do usuário, é possível habilitar a opção Liberar Unidades de Negócio.

Depois de habilitada, podem ser selecionadas as unidades de negócio às quais aquele usuário terá acesso.

Exemplo

O usuário Fernanda possui acesso à unidade de negócio:

Carteira Fernanda

Nesse caso, ela poderá visualizar somente as empresas que estão vinculadas a essa unidade de negócio.

As demais empresas da contabilidade não ficarão disponíveis para visualização por esse usuário.

Essa configuração permite organizar o acesso por carteiras de clientes, de acordo com a responsabilidade de cada usuário.

13 - Sincronização do usuário com o Zen

Além do cadastro do usuário no sistema, é possível sincronizar o usuário com o Zen.

Essa sincronização pode ser realizada para:

Usuário Cliente;
Usuário Contabilidade.

13.1 - Requisito para realizar a sincronização

Para realizar a sincronização, é necessário que um usuário com nível adequado possua um token válido de administrador.

Entre os níveis que podem realizar essa operação estão:

Integração Questor;
Integração;
Implantação.

14 - Token de acesso e Zen ID

No final do cadastro do usuário, tanto para Cliente quanto para Contabilidade, existe uma área relacionada à Integração com Questor.

Nessa área podem ser apresentadas informações da integração, como:

Token de acesso do Zen;
Zen ID do Zen 2.

Após uma sincronização realizada com sucesso, o campo correspondente passa a apresentar o token de acesso.

Esse dado serve como uma evidência de que o usuário foi sincronizado e possui uma identificação na integração.

O que é o token de acesso?

O token funciona como uma identificação do usuário na integração com o Zen.

A partir dessa identificação e das permissões configuradas no Zen, o sistema consegue determinar quais ações aquele usuário está autorizado a realizar.

Por exemplo, as permissões podem determinar se o usuário:

Pode enviar determinado arquivo para um cliente;
Pode gerar um serviço para que o arquivo seja enviado ao Zen;
Pode receber ou acessar documentos disponibilizados pela integração.

Portanto, o token não é apenas um dado de cadastro. Ele faz parte da identificação utilizada para que as permissões configuradas no Zen sejam aplicadas à integração.