# Cadastro de Usuário do Tipo Contabilidade **1 - Cadastro de Usuário do Tipo Contabilidade** O cadastro de um usuário do tipo Contabilidade permite definir quem terá acesso ao sistema e quais informações e funcionalidades esse usuário poderá utilizar. Ao selecionar o tipo Contabilidade, o sistema apresenta os campos e as configurações específicas para esse tipo de usuário. **1.1 - Informações básicas** No cadastro, são preenchidas as informações principais do usuário: - Nome - E-mail - Senha - Gerente - Perfil - Departamento - Permissões **1.2 - Senha** A senha deve seguir os requisitos mínimos definidos pelo sistema: - Ter no mínimo 9 caracteres; - Conter pelo menos uma letra maiúscula; - Conter pelo menos um número; - Conter pelo menos um caractere especial. **1.3 - Gerente** Nesse campo, é possível informar o gerente relacionado ao usuário, quando essa informação se aplicar à estrutura da contabilidade. **1.4 - Perfil do usuário** O perfil define o nível de acesso do usuário e quais permissões estarão disponíveis. Os perfis são: - **Colaborador** - **Gerente** - **Administrador** Cada perfil possui diferentes níveis de acesso e responsabilidades dentro do sistema. **2 - Acesso aos serviços programados** É possível definir quais serviços programados o usuário poderá visualizar. Existem três opções: **2.1 - Acesso a todas as programações** O usuário poderá visualizar as programações criadas, independentemente do departamento. **2.2 - Acesso às suas programações e às do seu departamento** O usuário poderá visualizar: - As programações atribuídas a ele; - As programações dos usuários que pertencem ao mesmo departamento. **2.3 - Acesso somente às suas programações** O usuário poderá visualizar somente as programações relacionadas ao próprio usuário. **3 - Gestão de Processos** A opção Gestão de Processos define o nível de acesso do usuário à administração dos processos modelo. Os níveis disponíveis são: - **Analista** - **Coordenador** - **Administrador** Essa configuração determina quais ações o usuário poderá realizar nos processos modelo, como editar, excluir e alterar informações. O perfil Administrador possui acesso completo. Já os perfis Analista e Coordenador possuem algumas restrições. **4 - Societário** Existe um campo relacionado ao Societário que permanece bloqueado por padrão. Essa opção está relacionada a uma solução antiga do e-Kanban, que atualmente não é mais comercializada, mas ainda pode ser utilizada por alguns clientes antigos. **5 - Gestão de Serviços** A opção Gestão de Serviços disponibiliza o acesso ao Dashboard pelo menu lateral. Além disso, existem permissões relacionadas às ações que o usuário poderá realizar nos serviços. Entre elas estão: - **Permitir baixa manual;** - **Permitir cancelamento de serviços;** - **Permitir alteração do vencimento dos serviços.** **⚠️ Regra importante - Baixa Manual** Para que um usuário consiga realizar uma baixa manual, é necessário considerar duas configurações: 1. A **permissão do usuário**; 2. A configuração do **próprio serviço**. Ou seja, não basta o usuário possuir a permissão. O serviço também precisa estar configurado para **permitir baixa manual**. **Exemplo:** Se o usuário possui a permissão de baixa manual, mas o serviço não permite esse tipo de baixa, a operação não estará disponível para aquele serviço. O usuário Administrador possui um tratamento diferenciado de permissão, porém o serviço também precisa estar configurado para permitir a baixa manual. **6 - Comunicação** A seção **Comunicação** reúne as permissões relacionadas ao atendimento e ao **Comunicador**. Entre as opções estão: - Acesso à **fila de atendimento**; - Notificação de comunicação por e-mail; - Recebimento de circular; - Envio de circular; - Perfil de acesso às conversas do Comunicador. **6.1 - Fila de atendimento** Essa permissão está relacionada às contabilidades que utilizam o **Atende+ / Atendimento ao Cliente**. Ela permite definir se o usuário poderá acessar a **fila de atendimento**. **6.2 - Notificação por e-mail** Para usuários do tipo Contabilidade, essa opção permite receber uma notificação por e-mail quando uma conversa for criada no Comunicador para aquele usuário. **7 - Perfis de Comunicação** O perfil de comunicação determina **quais conversas o usuário poderá consultar no Comunicador**. **7.1 - Perfil Restrito** O usuário poderá consultar: - **Suas próprias conversas**. **7.2 - Perfil Departamento** O usuário poderá consultar: - Suas próprias conversas; - Conversas das pessoas que pertencem ao **mesmo departamento**. **7.3 - Perfil Normal** O usuário poderá consultar: - Todas as conversas; com exceção das conversas confidenciais. **7.4 - Perfil Administrador** O usuário poderá consultar: - **Todas as conversas**, inclusive aquelas que possuem restrição de confidencialidade. **8 - Outros campos** O cadastro também possui alguns campos adicionais. - **Palavras-chave para pesquisa** Permite adicionar informações que podem facilitar a localização e pesquisa do usuário posteriormente. - **Observações** Campo destinado ao registro de informações adicionais sobre o usuário. - **Tamanho da fonte das mensagens** Permite configurar o **tamanho de exibição das mensagens**. **9 - Abas adicionais do usuário Contabilidade** Depois que o usuário é cadastrado, ao acessar novamente seu cadastro, o sistema disponibiliza algumas abas adicionais. **10 - Atribuições** A aba **Atribuições** permite consultar as responsabilidades e os vínculos que estão relacionados ao usuário. Nessa aba, é possível verificar, por exemplo: - Se o usuário é **gestor de outros usuários**; - Os departamentos nos quais ele está definido como **responsável ou gerente**; - As empresas nas quais ele está indicado como **responsável em algum departamento**; - Os **serviços programados** atribuídos a ele. **⚠️ Antes de inativar um usuário** Antes de inativar um usuário Contabilidade, é importante consultar a aba **Atribuições**. O usuário não deve possuir **atividades ou responsabilidades pendentes em seu nome**. Caso existam atribuições, elas precisam ser **transferidas para outro usuário antes da inativação**. Isso evita que atividades fiquem sem responsável após a desativação do usuário. **⚠️ Empresas inativas também podem impedir a inativação** Uma empresa inativa também pode impedir a inativação do usuário caso ainda exista um vínculo entre eles. Para verificar esses vínculos, é possível exportar o relatório de Empresas e Responsáveis e consultar se o usuário ainda está relacionado a alguma empresa. **11 - Grupos** A aba Grupos está relacionada aos grupos utilizados na comunicação da contabilidade. Quando um departamento é criado, ele pode ser exportado como um **grupo da contabilidade** e passar a aparecer nessa aba. Depois disso, é possível definir quais usuários da Contabilidade pertencem a cada grupo. - **Como funciona na comunicação?** Quando uma conversa é criada para um grupo: Todos os usuários da Contabilidade que estiverem vinculados àquele grupo poderão ser incluídos na conversa. ⚠️ **Regra importante** Os grupos são destinados aos **usuários da Contabilidade/Contadores**. Eles **não devem ser utilizados para grupos de clientes** no Comunicador ou na integração com a Meta. Ou seja, essa estrutura de grupos é destinada à **comunicação entre os usuários da contabilidade**. **12 - Acesso à Empresa** A aba **Acesso à Empresa** permite definir quais empresas um usuário Contabilidade poderá visualizar. Essa configuração é especialmente útil para contabilidades que trabalham com **carteiras de empresas**, permitindo organizar o acesso conforme a responsabilidade de cada usuário. - **Unidades de Negócio** O sistema possui uma característica padrão chamada Unidade de Negócio, que também é utilizada pelo Dashboard APP. Além dessa unidade padrão, é possível criar outras unidades de negócio para organizar as carteiras. **Exemplo** Podem ser criadas unidades como: - **Carteira Fernanda;** - **Carteira Maria;** - **Carteira Ana.** Depois, as empresas podem ser vinculadas às respectivas unidades de negócio. - **Restrição de acesso** No cadastro do usuário, é possível habilitar a opção **Liberar Unidades de Negócio**. Depois de habilitada, podem ser selecionadas as unidades de negócio às quais aquele usuário terá acesso. **Exemplo** O usuário Fernanda possui acesso à unidade de negócio: **Carteira Fernanda** Nesse caso, ela poderá visualizar somente as empresas que estão vinculadas a essa unidade de negócio. As demais empresas da contabilidade não ficarão disponíveis para visualização por esse usuário. Essa configuração permite organizar o acesso por **carteiras de clientes**, de acordo com a responsabilidade de cada usuário. **13 - Sincronização do usuário com o Zen** Além do cadastro do usuário no sistema, é possível **sincronizar o usuário com o Zen**. Essa sincronização pode ser realizada para: - **Usuário Cliente;** - **Usuário Contabilidade.** **13.1 - Requisito para realizar a sincronização** Para realizar a sincronização, é necessário que um usuário com nível adequado possua um token válido de administrador. Entre os níveis que podem realizar essa operação estão: - **Integração Questor;** - **Integração;** - **Implantação.** **14 - Token de acesso e Zen ID** No final do cadastro do usuário, tanto para Cliente quanto para Contabilidade, existe uma área relacionada à Integração com Questor. Nessa área podem ser apresentadas informações da integração, como: - **Token de acesso do Zen;** - **Zen ID do Zen 2.** Após uma sincronização realizada com sucesso, o campo correspondente passa a apresentar o **token de acesso**. Esse dado serve como uma evidência de que o usuário foi sincronizado e possui uma identificação na integração. **O que é o token de acesso?** O token funciona como uma **identificação do usuário na integração com o Zen**. A partir dessa identificação e das permissões configuradas no Zen, o sistema consegue determinar quais ações aquele usuário está autorizado a realizar. Por exemplo, as permissões podem determinar se o usuário: - Pode enviar determinado arquivo para um cliente; - Pode gerar um serviço para que o arquivo seja enviado ao Zen; - Pode receber ou acessar documentos disponibilizados pela integração. Portanto, o token **não é apenas um dado de cadastro**. Ele faz parte da identificação utilizada para que as permissões configuradas no Zen sejam aplicadas à integração.