Abertura de Processos

Na funcionalidade Abertura de Processos, é possível criar e acompanhar processos societários em um formato visual de cards, permitindo acompanhar facilmente o andamento de cada etapa.

Filtros disponíveis

No início da tela, estão disponíveis os seguintes filtros:

• Tipo de processo;
• Processo modelo;
• Busca por código do processo;
• Responsável;
• Status do processo: Aberto, Iniciado ou Finalizado;
• Prazo inicial e prazo final;
• Filtro pela etiqueta.

Além disso, existem filtros avançados, que permitem selecionar múltiplas opções simultaneamente.

Criar um processo a partir de uma etapa

Ao selecionar um tipo de processo, é possível criar uma nova demanda diretamente em uma etapa do fluxo. Para isso, localize o card da etapa desejada e clique no símbolo +.

Criando um novo processo

Para criar um novo processo, clique em + Novo e preencha os campos obrigatórios:

• Empresa ou Empresa não constituída;
• Data de início e data de entrega;
• Nome do processo;
• Código do processo (informação interna definida conforme a necessidade da contabilidade);
• Gestor do processo, responsável inicialmente por todas as atividades;
• Etiquetas, utilizadas como apoio visual para organização e acompanhamento dos processos.

Após preencher as informações, clique em Criar.

Também é possível incluir um resumo do processo, que poderá ser compartilhado com o cliente para acompanhamento do andamento das atividades.

Para enviar as informações ao cliente:

1. Selecione a opção Comunicar cliente;
2. Informe o e-mail do destinatário.

Para gerar um resumo em PDF e encaminhá-lo ao cliente, clique no menu de três pontos e selecione a opção Exportar PDF.

Documento enviado ao cliente.

Movimentações do processo

Após a criação do processo, será habilitado o campo Movimentações, onde podem ser registradas informações internas visíveis apenas para os contadores.

Acompanhamento e execução do processo

Ao clicar no nome do processo, é possível visualizar e acompanhar todas as atividades vinculadas.

• Inicialmente, as atividades são atribuídas ao gestor do processo.
• Após a criação, é possível alterar o responsável por meio do ícone de usuário, vinculando outra pessoa à atividade ou alterando todas as atividades de uma etapa.

Ao marcar o checkbox de uma atividade:

• A data atual é registrada como conclusão;
• É possível adicionar comentários;
• É possível anexar arquivos.

Também é possível desconsiderar atividades obrigatórias, quando necessário.

Etiquetas e acompanhamento visual

Na tela de abertura de processos, é possível acompanhar visualmente os processos por meio das etiquetas, identificando com mais facilidade o status ou classificação desejada.Para visualizar ou alterar uma etiqueta, clique no card do processo, selecione a seta para baixo e acesse as opções de edição.

É possível alterar a cor ou a descrição da etiqueta clicando no ícone de lápis. Para criar uma nova etiqueta, utilize o símbolo +.

Movimentação entre etapas

Ao concluir todas as atividades de uma etapa, o card não será movido automaticamente para a próxima etapa do processo.Para avançar o processo, é necessário arrastar manualmente o card para a próxima coluna correspondente à etapa desejada.