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Cadastro de Usuários Clientes

1 - Cadastro de Usuários Clientes

O cadastro de usuários permite criar acessos para as pessoas que utilizarão o sistema.

Ao clicar em + Cadastrar, o sistema apresenta as informações básicas do novo usuário e permite escolher o tipo de cadastro:

  • Cliente

  • Contabilidade

Neste tópico, veremos o cadastro do Usuário Cliente.

2 - Formas de cadastro do Usuário Cliente

O usuário Cliente pode ser cadastrado de duas formas:

  • Manualmente, diretamente no sistema;

  • Por meio de uma planilha de importação.

2.1 - Cadastro por planilha

Durante a ativação, o cadastro dos usuários pode ser realizado por meio de uma planilha de importação.

Caso a ativação já tenha sido concluída e seja necessário realizar uma importação posteriormente, solicite ao suporte a planilha para preenchimento.

3 - Cadastro manual > Usuário Cliente

Ao selecionar o tipo Cliente, o sistema apresenta os campos específicos para esse usuário.

Informações básicas:

O cadastro possui a opção Ativo e alguns campos obrigatórios, como:

  • Nome

  • E-mail

  • Senha

  • Departamento

Na base existe um departamento destinado aos Clientes.

Senha

A senha deve seguir os requisitos mínimos definidos pelo sistema:

  • Ter no mínimo 9 caracteres;

  • Conter pelo menos uma letra maiúscula;

  • Conter pelo menos um número;

  • Conter pelo menos um caractere especial.

4 - Comunicação por e-mail

Na aba Comunicação, existe a opção:

Notificar comunicação por e-mail

Quando essa opção está habilitada, o cliente pode:

  • Receber as guias por e-mail;

  • Receber uma notificação por e-mail quando uma conversa for criada.

⚠️ Atenção aos dois campos de e-mail

Existem dois endereços que podem ser utilizados no cadastro, e eles possuem funções diferentes.

4.1 - E-mail do cadastro

É o endereço utilizado para:

  • Identificar o usuário;

  • Realizar o login no app de comunicação(caso utilizado).

Esse endereço não precisa ser necessariamente o mesmo utilizado para receber as guias.

4.2 - E-mail da comunicação

É o endereço que receberá efetivamente:

  • Os documentos publicados.

Esse campo fica disponível para preenchimento quando a opção Notificar comunicação por e-mail estiver habilitada.

Exemplo

O usuário pode ter:

E-mail do cadastro:
usuario@empresa.com.br

E-mail da comunicação:
financeiro@empresa.com.br

Nesse caso, o usuário utiliza um endereço para acessar o sistema e outro para receber as comunicações.

5 - Outras opções de comunicação

Além do e-mail, existem outras configurações que podem ser definidas para o usuário.

5.1 - Recebe Circular

Define se o cliente poderá receber circulares enviadas pela contabilidade.

5.2 - Contato direto

Permite definir se aquele usuário será considerado um contato direto para atendimento.

Para clientes que utilizam o Atende+ / Atendimento ao Cliente, essa configuração permite que, quando o cliente entrar em contato, o atendimento possa ser direcionado diretamente para essa pessoa, conforme a configuração realizada.

5.3 - Palavras-chave

Permite cadastrar palavras-chave que facilitam a pesquisa e localização do usuário posteriormente.

5.4 - Tamanho da fonte

Permite configurar o tamanho da fonte das mensagens.

Observações

Campo destinado ao registro de informações adicionais sobre o cliente.

6 - Comunicação via WhatsApp

Quando a base possui integração com WhatsApp, o cadastro do usuário Cliente também apresenta as configurações relacionadas à comunicação pelo WhatsApp.

Para utilizar essa opção, é necessário informar:

  • Número de celular;

  • Se a comunicação via WhatsApp está ativa.

6.1 - Ativa comunicação via WhatsApp

Essa opção permite que o cliente:

  • Envie mensagens pelo WhatsApp;

  • Tenha essas mensagens direcionadas ao Comunicador.

Essa configuração também está relacionada ao envio de cobra arquivos.

Quando a opção Ativa comunicação via WhatsApp estiver habilitada, o cliente poderá receber a cobrança pelo WhatsApp conforme a parametrização realizada.

7 - Receber guias de baixa automática via WhatsApp

Essa é uma configuração diferente da opção anterior.

Ela determina se o cliente poderá receber as guias pelo WhatsApp.

Portanto:

  • Opção desmarcada: o cliente não recebe as guias pelo WhatsApp;

  • Opção marcada: o cliente poderá receber as guias pelo WhatsApp.

⚠️ Importante

As duas opções possuem finalidades diferentes:

Ativa comunicação via WhatsApp
→ Permite a comunicação do cliente pelo WhatsApp e está relacionada ao cobra arquivos.

Receber guias de baixa automática via WhatsApp
→ Define se as guias poderão ser enviadas pelo WhatsApp.

8 - Cadastro de números estrangeiros

O cadastro de usuários também permite utilizar números de telefone estrangeiros.

Para cadastrar:

  1. Acesse a aba WhatsApp;

  2. Informe o número completo no campo de telefone;

  3. O sistema identificará automaticamente o país correspondente ao número informado.

Não é necessário realizar nenhuma configuração adicional.

9 - Aba Empresa

Depois de salvar o cadastro inicial do usuário Cliente, é necessário acessar novamente o cadastro do usuário.

Nesse momento, será disponibilizada a aba Empresa.

É nessa aba que será realizado o vínculo entre o usuário Cliente e a empresa da qual ele poderá receber informações.

9.1 - Adicionando uma empresa

Ao adicionar uma empresa, o sistema apresenta informações como:

  • Código da empresa;

  • Razão social;

  • CNPJ;

  • Perfis da empresa.

Depois de realizar o vínculo, a empresa aparecerá na listagem do usuário.

10 - Perfis de comunicação

Os perfis definem quais tipos de documentos e informações poderão ser recebidos por aquele usuário.

⚠️ Atenção

Essa configuração exige cuidado.

Selecione somente os perfis que correspondem ao que foi configurado para o cliente e ao que ele realmente deve receber.

Os perfis disponíveis são:

  • Gerente

  • RH

  • Financeiro

  • Colaborador

  • Administrador

Exemplo

Se um usuário deve receber somente informações relacionadas ao Financeiro, deve ser selecionado o perfil correspondente a essa necessidade.

Depois que a empresa for adicionada, ela ficará vinculada ao usuário e será apresentada na listagem com:

  • Código da empresa;

  • Razão social;

  • Perfis selecionados.

⚠️ Regra importante sobre o vínculo com a empresa

Um usuário Cliente precisa manter pelo menos uma empresa vinculada.

Quando o usuário possui várias empresas, é possível excluir um dos vínculos.

Porém, quando existe somente uma empresa vinculada, esse vínculo não pode ser removido.

Por que isso acontece?

O usuário Cliente precisa manter uma empresa associada para que determinadas operações de manutenção do cadastro continuem disponíveis.

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