Cadastro de Empresas

Ao cadastrar uma empresa manualmente, existem alguns campos obrigatórios.

Informações obrigatórias

Devem ser preenchidos:

Código ERP;
Razão Social;
CNPJ;
CNAE Primário;
Regime Tributário.

Consulta automática pelo CNPJ

Existe uma funcionalidade que permite informar o CNPJ e utilizar o ícone de lupa para consultar os dados da empresa na base da Receita Federal.

Quando a consulta está disponível, o sistema pode preencher automaticamente informações como:

Quando a consulta pode não funcionar

Em empresas recém-abertas, pode acontecer de os dados ainda não estarem disponíveis na API utilizada pelo sistema.

Nesse caso, a empresa pode existir oficialmente, mas as informações ainda não terem sido atualizadas na fonte consultada.

Início do serviço prestado pela contabilidade

Existe um campo para informar a data de início dos serviços prestados pela contabilidade.

Essa informação permite registrar a partir de quando aquela contabilidade passou a atender a empresa.

Inscrição Estadual

O cadastro possui o campo de Inscrição Estadual.

⚠️ Essa informação é apenas informativa no cadastro da empresa.

Regime Tributário

O preenchimento do Regime Tributário é obrigatório.

Para configurar corretamente, utiliza-se o ícone de lápis, onde são informados:

Regime tributário;
Situação/validade do regime;
Início da competência daquele regime tributário.

⚠️ Início da competência do Regime Tributário

Esse campo exige atenção porque influencia diretamente a partir de quando as atividades/obrigações poderão ser geradas para a empresa.

Não é recomendável simplesmente utilizar a data em que a empresa passou a ser atendida pela contabilidade sem analisar o histórico.

Exemplo

Uma empresa já existe há anos, mas acabou de trocar de contador.

Se o novo cadastro for configurado com início do regime somente no mês em que a contabilidade assumiu a empresa, o sistema poderá considerar aquele período como início para determinadas gerações.

Isso pode fazer com que obrigações de períodos anteriores não sejam geradas conforme o esperado.

Além disso, muitas obrigações possuem:

Competência → vencimento no mês seguinte.

Portanto, ao cadastrar uma empresa nova na base, é importante avaliar se é necessário informar uma competência anterior, como o início do ano ou um período maior, principalmente quando existe histórico anterior que precisa ser considerado para a geração das obrigações.

Aba Responsáveis

Na aba Responsáveis, são apresentados os departamentos cadastrados como tipo Contabilidade.

Para cada departamento, é possível definir o responsável pela execução das atividades daquela empresa.

Formas de definir os responsáveis

O responsável pode ser informado por diferentes meios:

Manualmente, diretamente no cadastro da empresa;
Pela planilha de importação de responsáveis;
Pela funcionalidade de Transferir Departamento.

Importar responsáveis

Nessa tela também existe a opção Importar.

Ela permite utilizar os responsáveis de uma empresa informada e importar essa estrutura para a empresa atual.

Isso facilita a configuração quando duas empresas possuem uma estrutura de responsáveis semelhante.

Cadastro da Empresa — Aba Serviços

A aba Serviços apresenta os serviços vinculados à empresa e permite realizar diversas configurações específicas.

Envio de e-mails em lote

É possível definir a política de envio dos documentos para a empresa.

A empresa pode:

Utilizar a configuração definida pela regra do departamento;
Utilizar envio imediato.

Isso permite personalizar o comportamento da empresa sem necessariamente alterar a configuração geral do departamento.

Esta funcionalidade é para apenas contabilidades que optam por envio de e-mails em lote no menu contabilidades.

Adicionar serviço à empresa

Também é possível adicionar serviços manualmente dentro do cadastro da empresa.

Gerar Serviços

Existe a opção Gerar Serviços, que automatiza a busca dos serviços compatíveis com a empresa.

O processo considera as Características cadastradas na empresa.

Quando o usuário aciona essa opção, o sistema busca os serviços que possuem regras de características compatíveis com aquela empresa.

Fluxo:

Características da empresa
↓
Gerar Serviços
↓
Sistema verifica as regras dos serviços
↓
Apresenta os serviços compatíveis
↓
Usuário confirma
↓
Serviços são vinculados à empresa

Isso permite realizar o vínculo de vários serviços de uma só vez, em vez de cadastrar cada serviço manualmente.

Importar Serviços

Também existe a opção de Importar serviços.

É possível utilizar os serviços relacionados a uma empresa informada e importá-los para a empresa atual.

Informações dos serviços vinculados

Na listagem dos serviços da empresa podem ser visualizadas informações como:

Serviço;
Status ativo/inativo;
Dia de vencimento;
Departamento;
Indicador Não validar;
Check-list;
Ações.

Ações do serviço

Para cada serviço vinculado à empresa, existem ações disponíveis.

Excluir

O ícone correspondente permite remover o vínculo do serviço com a empresa.

Editar

Ao clicar no lápis, são apresentadas as configurações específicas daquele serviço para aquela empresa.

Essas configurações são semelhantes às que já vimos na aba Empresas do cadastro do serviço.

Configurações específicas do serviço na empresa

É possível personalizar:

Data/Dia de vencimento

Definir um vencimento específico para aquela empresa, diferente do padrão configurado no serviço.

Programação para períodos específicos

Definir em quais meses/períodos o serviço deverá ser gerado para aquela empresa.

Departamento específico

Definir qual departamento será responsável pela geração das atividades daquele serviço para aquela empresa, mesmo que o serviço possua outro departamento como padrão.

Não gerar novas programações

Permite determinar que o serviço deixe de gerar novas programações para aquela empresa.

Também é possível definir uma data específica a partir da qual o serviço não deverá mais ser gerado.

Ativo/Inativo

Permite ativar ou inativar o serviço somente para aquela empresa.

Quando inativado, o sistema deixa de gerar novas programações daquele serviço para a empresa.

Justificativa

Pode ser registrada uma justificativa para a inativação ou alteração realizada.

Não validar

Permite criar uma exceção à regra de características do serviço.

Quando habilitado, o sistema não aplica a validação da regra de características para aquela empresa, permitindo que ela permaneça vinculada mesmo que não atenda aos critérios gerais definidos no serviço.

Aba Características

A aba Características reúne as características padrão do sistema e também aquelas que foram criadas pela própria contabilidade.

Existem grupos de características, e dentro deles ficam as respectivas informações que podem ser atribuídas à empresa.

Entre os exemplos estão características relacionadas a:

Atividade da empresa;
Departamento Pessoal;
Regime tributário;
Declarações;
Unidade de Negócio;
Outras informações específicas utilizadas pela contabilidade.

Unidade de Negócio

No grupo de Unidade de Negócio, deve existir a característica padrão de Unidade de Negócio quando a contabilidade pretende utilizar essa estrutura.

Essa característica é importante porque está relacionada ao uso da empresa em outras funcionalidades do sistema, inclusive no Dashboard APP.

Portanto, a empresa precisa estar corretamente caracterizada para que as informações sejam consideradas nessas funcionalidades.

Características e geração automática de serviços

As características cadastradas na empresa não servem apenas como informação cadastral.

Elas também são utilizadas pelo sistema para identificar quais serviços podem ser aplicados àquela empresa, conforme as regras configuradas nos serviços.

Exemplo:

A empresa possui características relacionadas a:

Regime tributário;
Atividade;
Folha;
Declarações;
Outras condições específicas.

O sistema utiliza essas informações para comparar com as regras dos serviços e identificar aqueles que são compatíveis com a empresa.

Assim, depois que as características estão corretamente configuradas, a geração/vinculação de serviços pode ser feita de forma mais automatizada.

Aba Histórico

A aba Histórico registra as informações relacionadas ao período de validade da empresa dentro da contabilidade.

Ela é especialmente importante para representar mudanças ao longo do tempo.

Histórico inicial

Quando uma empresa é cadastrada, o sistema cria um histórico automaticamente.

Nesse histórico ficam informações como:

Início da validade;
Término da validade;
Última atualização;
Responsável pela atualização;
Regime tributário;
Situação;
Ações disponíveis.

⚠️ Atenção ao início da validade

É importante considerar um período anterior ao início efetivo do atendimento atual da contabilidade.

Em casos de troca de escritório contábil, por exemplo, a empresa pode possuir obrigações e declarações referentes a períodos anteriores à entrada na nova contabilidade.

Se o histórico for configurado somente a partir do mês em que a contabilidade assumiu a empresa, determinadas atividades retroativas podem não ser geradas corretamente.

Por isso, é recomendável avaliar a necessidade de iniciar o histórico com antecedência, podendo ser pelo menos um ano antes, dependendo do cenário da empresa e das obrigações que precisam ser consideradas.

Edição do Histórico

É possível utilizar o ícone de lápis para editar as informações daquele período.

Entre os campos está o Início da Validade, que representa a partir de quando aquele histórico passa a valer.

Também existe o campo de Fim do Serviço/Término da Validade.

Fim do Serviço / Término da Validade

Esse campo deve ser utilizado quando for necessário indicar que aquele período de histórico será encerrado.

Pode ocorrer, por exemplo, quando:

A empresa deixa o escritório de contabilidade;
O atendimento da contabilidade termina;
Existe uma mudança de regime tributario que exige o encerramento daquele período.

Regra importante

Quando é definida uma data de término da validade, o sistema entende que, a partir daquele momento, as atividades relacionadas àquele histórico não deverão mais ser geradas.

Por isso, é fundamental configurar essa data corretamente.

Empresa em processo de rescisão

Quando a empresa está em processo de rescisão/troca de escritório, não necessariamente é preciso encerrar imediatamente o histórico.

Pode ser necessário manter o período ativo para que as últimas obrigações sejam geradas e executadas.

Ou seja, o encerramento deve considerar as atividades que ainda precisam ser cumpridas, e não somente a data em que o processo de saída foi iniciado.

Situação da Empresa

O histórico também registra a situação da empresa.

Entre as situações estão:

Ativa
Inativa
Suspensa
Baixada
Paralisada
Em processo de rescisão
Em processo de baixa

Significado geral

Ativa
Empresa em funcionamento normal.

Inativa
Empresa sem atividade conforme a situação cadastrada.

Suspensa
Empresa com atividades suspensas.

Baixada
CNPJ extinto/baixado.

Paralisada
Empresa que está sem funcionamento/atividades no período.

Em processo de rescisão
Situação utilizada, por exemplo, durante a saída/troca de escritório de contabilidade.

Em processo de baixa
Empresa em processo de encerramento.

Histórico de Serviços

Dentro do histórico também existe a relação dos serviços vinculados àquele período da empresa.

Essa área apresenta informações como:

Serviço;
Se está ativo;
Vencimento específico;
Departamento;
Indicador Não validar.

Essa informação permite saber quais serviços estão associados especificamente àquele histórico.

Serviço ativo no histórico

Um serviço pode ser desativado diretamente no histórico.

Ao clicar na configuração de ativo e desmarcá-la, aquele serviço deixa de estar ativo a partir daquela configuração.

Consequentemente:

O serviço deixa de gerar novas programações para aquela empresa naquele histórico.

Isso é diferente de excluir o serviço da base ou alterar sua configuração geral.

Aba Usuários

A aba Usuários apresenta os usuários clientes que já estão vinculados àquela empresa e configurados para receber comunicações.

Na listagem podem aparecer informações como:

Nome;
E-mail;
Departamento do usuário Cliente;
Telefone;
Se está ativo;
Perfis de comunicação relacionados ao usuário.

Perfis de comunicação

É possível editar os perfis vinculados ao usuário diretamente nessa tela.

Os perfis determinam quais tipos de documentos aquele usuário poderá receber.

Isso está diretamente relacionado à configuração de perfis realizada no serviço.

Exemplo:

Usuário Cliente com perfil Financeiro → receberá os documentos destinados ao perfil Financeiro.

Portanto, essa configuração precisa estar alinhada com os perfis definidos nos serviços da empresa.

Exclusão e status da empresa

Não é possível excluir o cadastro da empresa

O cadastro de uma empresa não pode ser excluído do sistema.

Caso a empresa não precise mais receber novas programações, não é necessário excluir o cadastro.

Inativar a empresa

Quando não for mais necessário gerar programações para uma empresa, basta acessar o Histórico da Empresa e realizar a inativação.

Após a inativação, a empresa deixa de receber novas programações conforme as regras do sistema.

Status apresentado na tela de detalhes

Na tela de detalhes da empresa, o status exibido, como “Ativa”, não pode ser alterado diretamente nessa tela.

Essa informação é apenas uma reprodução do status registrado no Histórico da Empresa.

Por isso, quando for necessário alterar o status da empresa, a alteração deve ser realizada no Histórico da Empresa.