Envio de E-mail em Lote e Antecipação do Envio do E-mail

1. O que é o envio de e-mail em lote?

O Envio de E-mail em Lote permite realizar uma comunicação que contempla vários serviços/documentos de forma consolidada.

Diferentemente do envio individual, em que cada serviço possui sua própria comunicação e mensagem, no envio em lote as mensagens individuais configuradas nos serviços não são enviadas uma a uma.

Nesse formato, é utilizada uma comunicação mais genérica, reunindo as informações relacionadas ao envio, como:

Documentos vinculados;
Empresas contempladas;
Informações gerais dos serviços que fazem parte do envio.

📌 Quando utilizar?

O recurso é útil quando é necessário comunicar vários documentos ou serviços aos clientes sem realizar um envio individual para cada serviço.

2. Como habilitar o envio de e-mail em lote

Para utilizar o envio de e-mail em lote, é necessário realizar a configuração na contabilidade e definir quais departamentos poderão utilizar esse recurso.

2.1. Habilitar na contabilidade

Contabilidades

Deve ser habilitada a opção relacionada ao envio de e-mail em lote.

2.2. Configurar os departamentos

Depois de habilitar o recurso na contabilidade, é necessário verificar as configurações dos departamentos.

Nos departamentos, existem opções relacionadas ao envio de e-mail em lote que determinam quais departamentos poderão utilizar esse tipo de comunicação.

2.3. Configurações de envio no departamento

Nos Departamentos, é possível definir quando os e-mails deverão ser enviados. As opções disponíveis são:

Envio imediato: o e-mail é enviado assim que o serviço for baixado.
De hora em hora: o sistema realiza o envio de hora em hora, conforme os e-mails que estiverem pendentes.
No dia seguinte: o envio fica programado para o dia seguinte.

📌 A opção escolhida determina o comportamento do envio dos e-mails para aquele departamento.

3. Configurações relacionadas à comunicação

Antes de utilizar o envio de e-mail, é necessário conferir as configurações de comunicação do serviço.

Comunicação do serviço

O cadastro do serviço possui configurações que determinam quando e como o cliente será comunicado.

Entre elas, está a opção:

Comunica Cliente quando concluído

Quando habilitada, após a conclusão/baixa automática do serviço:

Serviço concluído → comunicação criada no Comunicador → envio por e-mail e/ou WhatsApp conforme a configuração do cliente.

O Comunicador é a base da comunicação. Mesmo que o cliente não tenha e-mail ou WhatsApp habilitado, a comunicação pode ser criada no Comunicador; os demais canais dependem das configurações existentes.

4. Perfil que receberá a comunicação

O serviço permite definir o perfil principal que receberá os documentos/comunicações.

Entre os perfis disponíveis estão:

Gerente;
Recursos Humanos;
Financeiro;
Colaborador;
Administrador.

Também é possível utilizar perfis adicionais, permitindo que a comunicação seja direcionada para mais de um perfil de usuário cliente.

📌 Exemplo:

Perfil principal: Financeiro
Perfil adicional: Administrador

Nesse cenário, a comunicação poderá alcançar os usuários clientes cadastrados com esses perfis.

5. Diferença entre envio individual e envio em lote

O Envio de E-mail em Lote é um recurso utilizado especificamente para realizar o envio de e-mails de forma consolidada.

Envio individual por e-mail

Cada serviço possui sua própria comunicação e pode utilizar a mensagem configurada no cadastro do serviço.

Envio de e-mail em lote

Quando os serviços são enviados em lote, as mensagens individuais configuradas em cada serviço não são enviadas uma a uma.

Nesse formato, é utilizada uma comunicação mais genérica e consolidada, contendo as informações dos documentos e empresas contemplados no envio.

📌 Importante: esta configuração de envio em lote se refere ao e-mail.

E o WhatsApp?

O envio por WhatsApp possui um funcionamento diferente.

Para clientes que utilizam o Atende+, o WhatsApp utiliza templates aprovados pela Meta. Portanto, não é utilizada a mensagem cadastrada no serviço da mesma forma que ocorre no e-mail.

Ou seja:

E-mail: utiliza a configuração de comunicação do e-mail conforme o fluxo definido.
WhatsApp via Atende+: utiliza o template aprovado pela Meta.

6. Como antecipar o envio de um e-mail agendado

Quando um e-mail já estiver agendado para envio, é possível antecipar o envio diretamente pela tela de Programação.

Como identificar o status do envio

Na programação do serviço, será apresentado um ícone de envelope que indica a situação do envio do e-mail.

🟡 Envelope amarelo: o envio está pendente.
🟢 Envelope verde: o e-mail já foi enviado.

Como antecipar o envio

Quando o envelope estiver amarelo, significa que o e-mail ainda está pendente de envio.

Para antecipá-lo:

1. Acesse a Programação do serviço.

2. Localize o serviço que possui o ícone de envelope amarelo.

3. Clique sobre o envelope.

4. Será apresentada a opção para antecipar o envio.

5. Confirme a ação para que o e-mail seja enviado antecipadamente.