Envio de E-mail em Lote e Antecipação do Envio do E-mail

1. O que é o envio de e-mail em lote?
O Envio de E-mail em Lote permite realizar uma comunicação que contempla vários serviços/documentos de forma consolidada.
Diferentemente do envio individual, em que cada serviço possui sua própria comunicação e mensagem, no envio em lote as mensagens individuais configuradas nos serviços não são enviadas uma a uma.
Nesse formato, é utilizada uma comunicação mais genérica, reunindo as informações relacionadas ao envio, como:
Documentos vinculados;
Empresas contempladas;
Informações gerais dos serviços que fazem parte do envio.
📌 Quando utilizar?
O recurso é útil quando é necessário comunicar vários documentos ou serviços aos clientes sem realizar um envio individual para cada serviço.
 
 
2. Como habilitar o envio de e-mail em lote
Para utilizar o envio de e-mail em lote, é necessário realizar a configuração na contabilidade e definir quais departamentos poderão utilizar esse recurso.
2.1. Habilitar na contabilidade
Acesse o menu:
Contabilidades
Deve ser habilitada a opção relacionada ao envio de e-mail em lote.
2.2. Configurar os departamentos
Depois de habilitar o recurso na contabilidade, é necessário verificar as configurações dos departamentos.
Nos departamentos, existem opções relacionadas ao envio de e-mail em lote que determinam quais departamentos poderão utilizar esse tipo de comunicação.
2.3. Configurações de envio no departamento
Nos Departamentos, é possível definir quando os e-mails deverão ser enviados. As opções disponíveis são:
Envio imediato: o e-mail é enviado assim que o serviço for baixado.
De hora em hora: o sistema realiza o envio de hora em hora, conforme os e-mails que estiverem pendentes.
No dia seguinte: o envio fica programado para o dia seguinte.
📌 A opção escolhida determina o comportamento do envio dos e-mails para aquele departamento.
 
 
3. Configurações relacionadas à comunicação
Antes de utilizar o envio de e-mail, é necessário conferir as configurações de comunicação do serviço.
Comunicação do serviço
O cadastro do serviço possui configurações que determinam quando e como o cliente será comunicado.
Entre elas, está a opção:
Comunica Cliente quando concluído
Quando habilitada, após a conclusão/baixa automática do serviço:
Serviço concluído → comunicação criada no Comunicador → envio por e-mail e/ou WhatsApp conforme a configuração do cliente.
O Comunicador é a base da comunicação. Mesmo que o cliente não tenha e-mail ou WhatsApp habilitado, a comunicação pode ser criada no Comunicador; os demais canais dependem das configurações existentes.
 
 
4. Perfil que receberá a comunicação
O serviço permite definir o perfil principal que receberá os documentos/comunicações.
Entre os perfis disponíveis estão:
Gerente;
Recursos Humanos;
Financeiro;
Colaborador;
Administrador.
Também é possível utilizar perfis adicionais, permitindo que a comunicação seja direcionada para mais de um perfil de usuário cliente.
📌 Exemplo:
Perfil principal: Financeiro
Perfil adicional: Administrador
Nesse cenário, a comunicação poderá alcançar os usuários clientes cadastrados com esses perfis.
 
 
5. Diferença entre envio individual e envio em lote
O Envio de E-mail em Lote é um recurso utilizado especificamente para realizar o envio de e-mails de forma consolidada.
Envio individual por e-mail
Cada serviço possui sua própria comunicação e pode utilizar a mensagem configurada no cadastro do serviço.
Envio de e-mail em lote
Quando os serviços são enviados em lote, as mensagens individuais configuradas em cada serviço não são enviadas uma a uma.
Nesse formato, é utilizada uma comunicação mais genérica e consolidada, contendo as informações dos documentos e empresas contemplados no envio.
📌 Importante: esta configuração de envio em lote se refere ao e-mail.
E o WhatsApp?
O envio por WhatsApp possui um funcionamento diferente.
Para clientes que utilizam o Atende+, o WhatsApp utiliza templates aprovados pela Meta. Portanto, não é utilizada a mensagem cadastrada no serviço da mesma forma que ocorre no e-mail.
Ou seja:
E-mail: utiliza a configuração de comunicação do e-mail conforme o fluxo definido.
WhatsApp via Atende+: utiliza o template aprovado pela Meta.
 
 
6. Como antecipar o envio de um e-mail agendado
Quando um e-mail já estiver agendado para envio, é possível antecipar o envio diretamente pela tela de Programação.
Como identificar o status do envio
Na programação do serviço, será apresentado um ícone de envelope que indica a situação do envio do e-mail.
🟡 Envelope amarelo: o envio está pendente.
🟢 Envelope verde: o e-mail já foi enviado.
Como antecipar o envio
Quando o envelope estiver amarelo, significa que o e-mail ainda está pendente de envio.
Para antecipá-lo:
1. Acesse a Programação do serviço.
2. Localize o serviço que possui o ícone de envelope amarelo.
3. Clique sobre o envelope.
4. Será apresentada a opção para antecipar o envio.
5. Confirme a ação para que o e-mail seja enviado antecipadamente.