Comunicação de Guia: Documento Enviado, Mas não Baixado

Para garantir que o documento enviado seja comunicado corretamente ao cliente, é importante validar algumas configurações relacionadas ao serviço e ao cadastro do usuário cliente.

Conforme demonstrado na imagem:

• O envelope amarelo indica que o documento não foi enviado por e-mail;
• A ausência do balão azul indica que a comunicação do documento não foi gerada pelo sistema.

Quando esse comportamento ocorrer, recomendamos verificar os seguintes pontos:

1. Validar as configurações de comunicação do serviço

Para que a comunicação seja realizada, o serviço precisa estar com a permissão de comunicação habilitada.

Siga os passos abaixo:

1. Acesse o cadastro do serviço;
2. Em seguida, acesse a aba “Comunicação”;
3. Marque a opção “Comunica Cliente quando Concluído”.

2. Validar o perfil de comunicação vinculado ao serviço

É importante definir corretamente o perfil de comunicação, pois ele determina quais usuários da empresa receberão os documentos e comunicações enviadas pelo sistema.

Os perfis disponíveis são:

• Administrador
• Gerente
• Financeiro
• Recursos Humanos
• Colaborador

Certifique-se de que o perfil selecionado esteja de acordo com os usuários que devem receber a comunicação.

Caso seja necessário incluir outros responsáveis no recebimento das comunicações, utilize a opção “Perfis Adicionais” para adicionar novos perfis que também deverão receber os documentos e notificações enviadas pelo sistema.

3. Permissões e perfis do usuário cliente

Também é necessário validar se existe um usuário vinculado ao perfil de comunicação definido no serviço.

Siga os passos abaixo:

1. Acesse o cadastro da empresa;
2. Em seguida, acesse a aba “Usuários”;
3. Verifique se o perfil de comunicação configurado no serviço está devidamente vinculado ao usuário responsável.

Além disso, é importante confirmar se o usuário possui as configurações de comunicação habilitadas para recebimento das notificações.

Para validar:

1. Acesse o cadastro do usuário;
2. Na aba “Detalhe”;
3. Verifique se a opção “Notifica comunicação por e-mail” está devidamente marcada.

Caso o cliente utilize o recebimento de documentos via WhatsApp, também será necessário validar as configurações de comunicação do usuário.

Para isso:

1. Acesse o cadastro do usuário;
2. Em seguida, acesse a aba “WhatsApp”;
3. Verifique se a comunicação via WhatsApp está ativa;
4. Confirme se a opção de recebimento de guias/documentos via WhatsApp está devidamente habilitada.

4. Reenvio ao cliente

Após a realização de todos os ajustes e validações, caso a programação já esteja baixada, será necessário efetuar a reabertura da programação para que o sistema gere uma nova comunicação corretamente.

Em seguida, o documento deverá ser reenviado ou reprocessado para que a comunicação seja gerada corretamente pelo sistema.