Funcionalidades LUZ.IA
1 - O que é a Luz.ia
Luz.IA é uma agente virtual para ajudar na conciliação com Clientes e Fornecedores. Confere se os valores que a empresa tem a pagar (para fornecedores) e a receber (de clientes) estão corretos e batem com os registros contábeis lançados no razão, validando por documento (nota fiscal).
2 - Lógica contábil do razão
- Razão de Fornecedores: pela lógica contábil, todo lançamento de compra é registrado na coluna de crédito. Esse valor também aparece na coluna de débito, pois cada compra gera uma obrigação de pagamento.
- Razão de Clientes: da mesma forma, todo lançamento de recebimento é registrado na coluna de crédito. Esse valor também aparece na coluna de débito, pois está relacionado ao registro da venda.
Essa conciliação é realizada para que o contador tenha controle sobre os valores que permanecem em aberto nos razões.
3 - Envio de arquivos
Na Luz.ia, utilizamos somente o razão, seja o de clientes ou o de fornecedores.
É possível realizar o envio de até 1 arquivo por vez, com tamanho máximo de 50 MB.
Formatos de razão aceitos:
- CSV.(Separado por virgulas) e XLSX.
Campos obrigatórios no razão de fornecedores/clientes:
- Data / Histórico / Débito / Crédito / Conta Contábil
- Número da nota fiscal de crédito/provisão
- Número da nota fiscal do débito/pagamentos
No arquivo de Razão Contábil, pode haver mais de uma conta contábil, desde que os lançamentos de cada conta estejam corretamente separados e identificados, permitindo que o sistema faça a leitura e diferencie os lançamentos pertencentes a cada conta.
A ordem das colunas não importa. O sistema identifica automaticamente cada campo pelo nome da coluna.
- Para Iniciar conciliação clique em >Iniciar Conciliação, faça o upload do razão e, em seguida, clique em >Enviar Conciliação.
- Após o upload, a ferramenta gera um resumo da conciliação. Para visualizar a conciliação completa, clique em “Visualizar conciliação”.
4 - Resultado da conciliação
O resultado da conciliação pode ser salvo em PDF ou Excel, com as métricas: Conta contábil, Lançamentos, Combinações, Pendentes (não conciliados) e % de Conciliação.
A interface permite a busca utilizando filtros, que incluem: Filtragem por valor, Filtragem por data e Filtragem por status da conciliação.
A ferramenta separa os resultados em categorias para facilitar a análise:
- Total débitos / Total créditos / Diferença
5 - Conciliados totalmente
Utiliza como validação o número da nota fiscal no histórico.
Quando o valor total é conciliado, mesmo que exista uma relação de um para muitos.
Por exemplo, pode haver um único lançamento de venda e o respectivo recebimento ocorrer em várias parcelas.
Da mesma forma, um único lançamento de pagamento a fornecedor pode ser conciliado com diversos pagamentos parcelados, desde que a soma dos valores corresponda ao lançamento original.
6 - Conciliados parcialmente
Pagamentos parciais / Diferença de valores / Notas relacionadas a devoluções
São lançamentos em que a conciliação foi realizada apenas em parte. Isso pode ocorrer em situações como pagamentos ou recebimentos parciais, diferenças de valores entre os lançamentos ou notas fiscais relacionadas a devoluções.
>Os valores que permanecerem em aberto continuarão sendo exibidos nesta categoria até que sejam totalmente conciliados.
7 - Folga ou Excesso
O sistema identifica pagamentos com valores divergentes em relação à nota, seja a maior (excesso) ou a menor (folga).
Por exemplo, uma diferença de 1 centavo a mais em relação ao valor da nota é sinalizada dessa forma:
8 - Créditos não conciliados
Provisões: não encontrou pagamento para as notas fiscais.
9 - Débitos não conciliados
Pagamentos: não encontrou provisões para as notas fiscais.
Você também poderá assistir a um vídeo com a demonstração detalhada das funcionalidades da Luz.IA.