IA Ottimizza

Funcionalidades LUZ.IA

1 - O que é a Luz.ia

Luz.IA é uma agente virtual para ajudar na conciliação com Clientes e Fornecedores. Confere se os valores que a empresa tem a pagar (para fornecedores) e a receber (de clientes) estão corretos e batem com os registros contábeis lançados no razão, validando por documento (nota fiscal).

2 - Lógica contábil do razão

Essa conciliação é realizada para que o contador tenha controle sobre os valores que permanecem em aberto nos razões.

3 - Envio de arquivos

Na Luz.ia, utilizamos somente o razão, seja o de clientes ou o de fornecedores.

É possível realizar o envio de até 1 arquivo por vez, com tamanho máximo de 50 MB.

Formatos de razão aceitos:

Campos obrigatórios no razão de fornecedores/clientes:

No arquivo de Razão Contábil, pode haver mais de uma conta contábil, desde que os lançamentos de cada conta estejam corretamente separados e identificados, permitindo que o sistema faça a leitura e diferencie os lançamentos pertencentes a cada conta.

A ordem das colunas não importa. O sistema identifica automaticamente cada campo pelo nome da coluna.

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4 - Resultado da conciliação

O resultado da conciliação pode ser salvo em PDF ou Excel, com as métricas: Conta contábil, Lançamentos, Combinações, Pendentes (não conciliados) e % de Conciliação.

A interface permite a busca utilizando filtros, que incluem: Filtragem por valor, Filtragem por data e Filtragem por status da conciliação.

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A ferramenta separa os resultados em categorias para facilitar a análise:

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5 - Conciliados totalmente

Utiliza como validação o número da nota fiscal no histórico.

Quando o valor total é conciliado, mesmo que exista uma relação de um para muitos.

Por exemplo, pode haver um único lançamento de venda e o respectivo recebimento ocorrer em várias parcelas.

Da mesma forma, um único lançamento de pagamento a fornecedor pode ser conciliado com diversos pagamentos parcelados, desde que a soma dos valores corresponda ao lançamento original.

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6 - Conciliados parcialmente

Pagamentos parciais / Diferença de valores / Notas relacionadas a devoluções

São lançamentos em que a conciliação foi realizada apenas em parte. Isso pode ocorrer em situações como pagamentos ou recebimentos parciais, diferenças de valores entre os lançamentos ou notas fiscais relacionadas a devoluções. 

>Os valores que permanecerem em aberto continuarão sendo exibidos nesta categoria até que sejam totalmente conciliados.

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7 - Folga ou Excesso

O sistema identifica pagamentos com valores divergentes em relação à nota, seja a maior (excesso) ou a menor (folga).

Por exemplo, uma diferença de 1 centavo a mais em relação ao valor da nota é sinalizada dessa forma:

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8 - Créditos não conciliados

Provisões: não encontrou pagamento para as notas fiscais.

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9 - Débitos não conciliados

Pagamentos: não encontrou provisões para as notas fiscais.

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Você também poderá assistir a um vídeo com a demonstração detalhada das funcionalidades da Luz.IA.

Funcionalidades MAR.IA

1 - O que é a Mar.ia

Mari.IA é um agente virtual que faz a conciliação bancária de extrato bancário com o Razão. Ela se aplica a quem tem duas fontes de informações para importar no sistema contábil (ERP).

O cliente exporta do sistema contábil o extrato bancário e o razão, sobe os dois arquivos na Mar.ia e ela faz a conciliação.

2 - O que significa na prática

A Mar.ia une duas informações:

3 - Envio de arquivos

É possível realizar o envio de até 5 extratos e 1 razão com tamanho máximo de 50 MB no total.

4 - Formatos aceitos

Formatos de extratos aceitos:

Razão: CSV — na Mar.ia somente esse formato é aceito.

Obs.: Caso o extrato não seja processado, orienta-se enviar o extrato no formato OFX que possui maior compatibilidade com a Mar.ia.

5 - Atenção aos seguintes pontos

Para que o processamento ocorra corretamente, o arquivo deve conter no cabeçalho as seguintes informações:

A ordem das colunas não importa. O sistema identifica automaticamente cada campo pelo nome da coluna.

Critérios de comparação:

A ferramenta realiza a comparação utilizando dois critérios: data e valor.

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6 - Resultado da conciliação

 Após o processamento, o sistema gera as métricas do processamento em lançamentos: Extrato, Razão, Conciliados e Não conciliados. 

> Para visualizar a conciliação completa, clique em “Relatório de conciliados e não conciliados”.

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O resultado dos conciliados pode ser salvo em PDF ou Excel.

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Os itens conciliados são classificados em:

Quando há um único lançamento no extrato e um único lançamento correspondente no razão, ambos com a mesma data e o mesmo valor.

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Ocorre quando há apenas um valor fechado no extrato, porém no Razão esse valor está dividido em múltiplos lançamentos.

> A conciliação pode ser realizada, desde que o saldo final seja equivalente entre o extrato e o Razão.

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O resultado dos não conciliados pode ser salvo em PDF, Excel ou em OFX.

> Para os lançamentos não conciliados, é possível gerar um arquivo no formato OFX contendo os lançamentos do extrato bancário que não foram encontrados no razão.

Esse arquivo pode ser importado diretamente no sistema contábil, desde que o sistema seja compatível com esse formato.

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Os itens não conciliados são classificados em:

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Você também poderá assistir a um vídeo com a demonstração detalhada das funcionalidades da Mar.IA.

Arquivos e Formatos Aceitos

Para garantir flexibilidade e precisão no processo de conciliação, aceitamos diferentes formatos de arquivos:

1 - Mar.ia

Extrato bancário

Razão contábil

Relatório financeiro

2 - Luz.ia

➡️ Em resumo: esses formatos foram escolhidos por serem os mais utilizados no mercado, garantindo compatibilidade, clareza na leitura dos dados e eficiência na conciliação.

Como Funciona a Conciliação com Relatório Financeiro na Mar.ia

1 - Importação por relatório financeiro

Também é possível realizar a importação do extrato por meio de relatório financeiro na Mar.ia.

Nesse caso:

2 - Colunas obrigatórias

O arquivo deve conter as colunas:

A ordem das colunas não importa. O sistema identifica automaticamente cada campo pelo nome da coluna.

3 - Como enviar

Cadastro de Usuários na Plataforma de Agentes de IA

1 - Introdução

Este manual orienta o usuário sobre como acessar a plataforma Ottimizza AI, realizar o cadastro inicial, efetuar login e recuperar a senha de acesso, quando necessário.

2 - Acessando o Sistema

  1. Abra o navegador de internet de sua preferência.
  2. Acesse o endereço: https://agentes.ottimizza.ai
  3. A tela de login será exibida, com os seguintes campos e opções:

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3 - Criando uma Conta (Cadastro do Usuário)

Caso o usuário ainda não possua acesso à plataforma, o cadastro pode ser realizado diretamente na tela de login, seguindo os passos abaixo:

  1. Clique em “Criar Conta”.
  2. Informe os dados solicitados pelo sistema: nome, e-mail, senha, celular e CNPJ.
  3. Crie uma senha de acesso.
  4. Confirme o cadastro.

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OBSERVAÇÃO

Após a confirmação do cadastro, o usuário poderá acessar o sistema normalmente, utilizando o e-mail e a senha informados.

4 - Realizando Login no Sistema

  1. No campo E-mail, informe o e-mail cadastrado.
  2. No campo Senha, digite sua senha de acesso.
  3. Caso queira manter o acesso salvo no computador, marque a opção “Lembrar de mim neste dispositivo”.
  4. Clique em “Entrar”.

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5 - Recuperação de Senha

Caso o usuário não se lembre da senha cadastrada, é possível redefini-la seguindo as instruções abaixo:

  1. Clique em “Esqueci senha”.
  2. Informe o e-mail cadastrado.
  3. Siga as instruções enviadas para o e-mail informado, a fim de criar uma nova senha.

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6 - Observações Importantes

O que é um Razão

1 - Definição

O razão (ou livro razão) é um relatório contábil que detalha todas as movimentações financeiras registradas em cada conta da empresa.

2 - Diferença entre razão e diário

Enquanto o diário mostra os lançamentos em ordem cronológica, o razão organiza esses lançamentos por conta contábil (como caixa, banco, fornecedores, clientes, despesas etc.).

3 - Estrutura do razão

No razão, cada conta possui um histórico com:

4 - Exemplo prático

No razão da conta Bancos, aparecem todas as entradas e saídas ligadas ao banco, permitindo verificar o saldo atualizado e conferir com o extrato bancário.

➡️ Em resumo: o razão é a ferramenta que mostra, de forma detalhada e organizada por conta, tudo o que foi registrado na contabilidade da empresa. Ele é essencial para conciliação, controle financeiro e auditoria.

O que é Conciliação e Outros Tipos de Conciliação

1 - O que é conciliação bancária? Mar.ia

A conciliação bancária é o processo de conferir se os lançamentos financeiros internos da empresa (como contas a pagar, contas a receber e fluxo de caixa) correspondem exatamente aos valores registrados no extrato bancário.

O objetivo é identificar diferenças, como pagamentos não registrados, taxas bancárias, depósitos pendentes ou lançamentos duplicados. Esse processo garante que o saldo contábil da empresa esteja correto e alinhado com o saldo real no banco, evitando erros e facilitando a tomada de decisão financeira.

➡️ Em resumo: é uma auditoria periódica entre o que o banco registra e o que a empresa anota em seu controle financeiro.

2 - O que é conciliação de fornecedor? Luz.ia

A conciliação de fornecedor é o processo de conferir se os lançamentos internos da empresa referentes a compras e despesas correspondem aos documentos enviados pelos fornecedores (notas fiscais, boletos, duplicatas e comprovantes).

Esse processo ajuda a:

➡️ Em resumo: a conciliação de fornecedor garante que a empresa pague apenas o que realmente deve e que todos os registros estejam alinhados com a documentação recebida.

3 - Outros tipos de conciliação que ainda não são realizados pela ferramenta.

Conciliação de Cartões

A conciliação de cartões verifica se os valores das vendas realizadas por cartão estão de acordo com os valores recebidos das operadoras de cartão.

Exemplo: conferir se uma venda de R$ 1.000,00 registrada pela empresa corresponde ao valor efetivamente recebido da operadora, considerando taxas e descontos.

Exemplo: conferir se uma nota fiscal de R$ 5.000,00 lançada na contabilidade corresponde à cobrança apresentada pelo fornecedor.

Conciliação Contábil Geral

A conciliação contábil geral compara os saldos e registros de diferentes contas contábeis para verificar se as informações estão corretas e consistentes.

Vínculo de Devoluções por Número de Nota Fiscal

1 - A Luz.ia faz esse vínculo?

Sim, a Luz.ia faz. Estamos conciliando lançamentos com devoluções de mercadoria mesmo quando o número da nota fiscal é diferente do número da NF da provisão.

2 - Como funciona

Sempre que ocorrer uma devolução de mercadoria, e no razão constarem todas as parcelas pagas/recebidas com diferença entre o valor da provisão e o valor efetivamente pago ou recebido, a Luz.ia realizará uma busca para identificar essa diferença.

Se encontrar um valor que, somado aos pagamentos/recebimentos, seja igual ao valor da provisão da NF, a plataforma fará a vinculação da diferença e apresentará os lançamentos no resumo na etapa “Conciliados parcialmente”.

Exemplo:

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Exportação do Razão Contábil

Exportação do Razão Contábil

Exportar Razão - SCI Único

1 - Introdução

Este manual descreve o passo a passo para exportar o razão contábil a partir do sistema SCI Único, garantindo que o arquivo seja gerado no formato correto para uso nos processos de conciliação automática da plataforma Ottimizza AI.

2 - Exportando o Razão no SCI Único

Siga os passos abaixo para garantir que o arquivo seja exportado no formato exigido:

  1. Acesse o módulo Contábil no SCI Único.
  2. No menu superior, clique em Relatórios.
  3. Selecione a opção Razão e Livro de Caixa.
  4. Informe os filtros necessários, como:

Período desejado;

Conta(s) contábil(s) que deseja exportar.

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Após preencher os filtros, clique em Visualizar para gerar o relatório.

Exemplo do razão exportado no Excel

A imagem a seguir ilustra um exemplo do razão do SCI Único aberto no Excel:

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3 - Observações Importantes

Exportação do Razão Contábil

Exportar Razão - Sistema Siec

1 - Introdução

Este manual descreve o passo a passo para exportar o razão contábil a partir do sistema SIEC, contemplando tanto a exportação de uma conta contábil específica quanto a exportação do razão de clientes e fornecedores.

2 - Acessando o Relatório de Razão Analítico

  1. No sistema SIEC, acesse o menu “Relatórios”.
  2. Selecione a opção “Razão Analítico”.
  3. Na tela exibida, informe a Data Inicial e a Data Final do período desejado.

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3 - Exportando o Razão de uma Conta Específica

Para exportar o razão de uma única conta contábil, siga os passos abaixo:

  1. No campo “Conta Contábil”, clique no ícone da lupa para localizar a conta desejada.
  2. Selecione a conta contábil na lista exibida.
  3. Clique no botão “Gerar XLSX”.
  4. Escolha o local desejado para salvar o arquivo.

OBSERVAÇÃO: Os demais filtros (Histórico, Módulo de Origem, entre outros) são opcionais e podem ser utilizados para refinar a consulta, conforme a necessidade.

4 - Exportando o Razão de Clientes e Fornecedores

Para exportar o razão de contas de clientes e fornecedores, o caminho de acesso é o mesmo (Relatórios > Razão Analítico), porém com os seguintes ajustes nos filtros:

  1. Não selecione uma conta contábil específica no campo “Conta Contábil”.
  2. Marque a opção “Seletivo por Classificação”.
  3. No primeiro campo, selecione a primeira conta da lista de clientes/fornecedores.
  4. No campo ao lado, selecione a última conta da lista de clientes/fornecedores.
  5. Clique no botão “Gerar XLSX” e escolha o local para salvar o arquivo.

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5 - Observações Importantes

Exportação do Razão Contábil

Exportar Razão - Sistema Domínio

1 - Introdução

Este manual descreve o passo a passo para exportar o razão contábil a partir do sistema Domínio Sistemas, garantindo que o arquivo seja gerado no formato correto para uso nos processos de conciliação automática da plataforma Ottimizza AI.

2 - Exportando o Razão no Domínio Sistemas

Siga os passos abaixo para garantir que o arquivo seja exportado no formato exigido:

1️⃣  Entre na tela de exportação do Razão no Domínio Sistemas e marque os campos conforme o exemplo apresentado a seguir.

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ATENÇÃO: É essencial utilizar o separador ; (ponto e vírgula) ao salvar o arquivo CSV, para manter a compatibilidade com o processamento dos agentes de IA.

Exemplo do razão exportado no Excel

A imagem a seguir ilustra um exemplo do razão aberto no Excel após a exportação:

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3 - Observações Importantes

Exportação do Razão Contábil

Exportar Razão - Sistema Questor

1 - Introdução

Este manual descreve o passo a passo para exportar o razão contábil a partir do sistema Questor, gerando um arquivo que pode ser utilizado nos processos de conciliação da plataforma Ottimizza AI.

2 - Acessando a Consulta de Razão

  1. No sistema Questor, acesse o menu “Contabilidade”.
  2. Clique na aba “Consultas”.
  3. Selecione a opção “Razão de Contas Contábeis”.

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3 - Definindo os Parâmetros de Exportação

Na tela de Consulta de Razão de Contas Contábeis, informe os parâmetros desejados para a extração:

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OBSERVAÇÃO: Após preencher os parâmetros, clique no botão de atualizar (ícone de seta verde) para que os lançamentos sejam exibidos na tela.

4 - Exportando o Razão

  1. Com os lançamentos exibidos na tela, clique com o botão direito do mouse sobre qualquer lançamento da lista.
  2. Será exibido um menu circular com as opções disponíveis.
  3. Clique em “Exportar”.

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5 - Selecionando o Formato do Arquivo

  1. Após clicar em “Exportar”, será exibido um novo menu com os formatos de arquivo disponíveis.
  2. Selecione o formato desejado, por exemplo: XLSX ou CSV.
  3. Escolha o local de destino e salve o arquivo.

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6 - Observações Importantes

 

Exportação do Razão Contábil

Exportar Razão - Sistema Macro System

1 - Introdução

Este manual descreve o passo a passo para exportar o razão contábil a partir do sistema Makro System (Makro Web), garantindo que o arquivo seja gerado no formato correto para uso nos processos de conciliação automática da plataforma Concil.IA.

2 - Exportando o Razão no Makro System

Siga os passos abaixo para garantir que o arquivo seja exportado no formato exigido:

  1. Acesse Movimentações > Diário > Razão;
  2. Informe o período e a conta desejada;
  3. Marque os campos conforme o exemplo apresentado a seguir.

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3 - Exportando o Razão para Excel

  1. Após inserir as informações necessárias, clique no ícone do Excel, localizado no canto direito da tela;
  2. Após gerar, clique no arquivo e ele será aberto no Excel.

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4 - Observações Importantes

Exportação do Razão Contábil

Exportar Razão - Sistema Contmatic

1 - Introdução

Este manual descreve o passo a passo para exportar o razão contábil a partir do sistema CONTMATIC, garantindo que o arquivo seja gerado no formato correto para uso nos processos de conciliação automática da plataforma Concil.IA.

2 - Acessando o Relatório de Razão Analítico

  1. No sistema CONTMATIC, acesse o menu e vá em “Ativar”.
  2. Na tela exibida, informe a Data do período desejado.
  3. Informe os dados e o código do cliente.

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4. Após preencher, clique novamente em “Ativar”.

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3 - Exportando o Razão de uma Conta Contábil

Para exportar o razão de uma única conta contábil, siga os passos abaixo:

  1. Clique no campo “Relatórios” e depois em “Razão Analítico”.

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2. Preencha os dados com as informações solicitadas.

3. Clique para salvar em XLSX.

4. Depois, clique em “Imprimir”.

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5. Após gerar, clique no arquivo e ele será aberto no Excel.

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4 - Observações Importantes