# Gestão de Serviços
# Processo Modelo
O **Processo Modelo** permite criar uma estrutura padrão de etapas e atividades para organizar processos, checklists, cobra arquivos e processos societários.
**Como criar um Processo Modelo**
Acesse: **Gestão de Serviços** > **Processo Modelo** > **+ Processo**
Ao criar um processo, você poderá:
- Criar um **novo Tipo de Processo** clicando no símbolo **+**;
- Selecionar um **Tipo de Processo** já existente;
- Informar a **descrição** do Processo Modelo;
- Definir o **departamento responsável**.
**Quando criar um novo Tipo de Processo?**
Recomendamos criar um **novo Tipo de Processo** quando o fluxo de etapas for diferente dos processos já existentes.
**Exemplo**
Se você possui dois processos com exatamente as mesmas etapas:
- Abertura de empresa com 1 sócio;
- Abertura de empresa com 2 sócios.
Nesse caso, utilize o **mesmo Tipo de Processo**, criando apenas Processos Modelo diferentes, caso deseje diferenciá-los.
**Por quê?**
Os Processos Modelo que utilizam o mesmo Tipo de Processo compartilham a estrutura de etapas.
Isso significa que, ao alterar as etapas de um deles, a alteração poderá impactar os demais processos que utilizam esse mesmo tipo.
Se o fluxo de etapas for diferente, o ideal é criar um **novo Tipo de Processo**.
**Configurando as etapas**
Após salvar o cadastro, será exibido o primeiro card de etapas.
**1 – Editar o nome da etapa** clicando diretamente sobre o título;
**2- Adicionar novas etapas** utilizando o símbolo **+** ao lado da etapa;
**3 – Adicionar atividades** utilizando o símbolo **+** dentro do card da etapa;
**4 – Excluir uma etapa** através do menu de três pontos.
**Criando uma atividade**
Ao adicionar uma atividade, será necessário informar:
- **Nome da atividade**;
- **Serviço** (opcional).
**Campo Serviço**
O campo **Serviço** permite que, ao gerar um processo através da **Consulta de Processos** ou da **Abertura de Processos**, seja criada automaticamente uma programação de **Serviço Avulso** nos Serviços Programados.
**Importante**: Para que isso funcione, é necessário observar algumas regras:
- O serviço selecionado deve estar cadastrado como **Serviço Avulso**.
- A geração automática ocorre apenas para processos vinculados a empresas que já possuem **CNPJ cadastrado no Tareffa**.
- Para empresas ainda em constituição (sem CNPJ), os serviços avulsos não serão gerados.
- O preenchimento do campo **Serviço é opcional**. Caso não seja informado, a atividade será criada normalmente.
**Atenção**: Se o mesmo serviço for informado em mais de uma atividade, será criada uma programação para cada atividade.
**Sugestão de vencimento do serviço**
Também é possível definir uma sugestão de vencimento para o serviço.
**Por exemplo:**
- **5 dias** após a abertura do processo.
Assim, quando o processo for criado pela **Consulta de Processos** ou pela **Abertura de Processos**, o serviço será programado automaticamente considerando essa quantidade de dias.
**Salvando a atividade**
Após preencher as informações:
- Clique em **Salvar e Novo** para cadastrar outra atividade.
- Ou clique em Fechar após Salvar e Novo para finalizar o cadastro.
**Excluindo atividades**
Caso seja necessário remover uma atividade, basta clicar no **ícone da lixeira** ao lado da atividade desejada.
# Consulta de Processos Modelos
Na funcionalidade **Consulta de Processos Modelos**, é possível criar, consultar e editar os modelos de processos que serão utilizados na abertura de novos processos.
**Filtros disponíveis**
Para localizar um processo modelo, é possível realizar pesquisas pelos seguintes critérios:
- **Processo Modelo:** nome do processo, como por exemplo *Alteração Contratual*;
- **Departamento:** departamento vinculado no momento da criação do processo;
- **Tipo de Processo:** representa a estrutura principal das etapas do processo. De forma simplificada, o tipo de processo funciona como um **molde das etapas**, podendo ser utilizado por diversos processos modelos, que podem possuir atividades diferentes dentro dessas mesmas etapas;
- **Situação:** permite consultar processos ativos ou inativos.
**Criando um novo processo modelo**
Ao clicar no botão **+ Processo**, é possível criar um novo processo modelo.
Nesse cadastro, é possível:
- Criar um novo **Tipo de Processo** clicando no símbolo **+**;
- Selecionar um **Tipo de Processo** já existente;
- Informar a descrição do processo modelo;
- Definir o departamento responsável.
**Criando apenas um novo Tipo de Processo**
Ao clicar somente no símbolo **+**, será possível realizar o cadastro de um novo **Tipo de Processo**, sem a criação de um processo modelo.
**Editando um Tipo de Processo**
Ao clicar no ícone de **lápis** ao lado do nome do Tipo de Processo, é possível:
- Alterar a descrição do tipo;
- Alterar o departamento vinculado;
- Inativar o tipo de processo.
Para realizar alterações relacionadas à ativação ou inativação, o usuário do tipo **Contador** deve possuir a permissão de **Administrador** no perfil **Gestão de Processos**.
**Observações importantes**
- Quando um mesmo **Tipo de Processo** é utilizado por vários processos modelos, todos compartilham a mesma estrutura de etapas. Por exemplo, uma contabilidade pode possuir diferentes modelos de **Alteração Contratual**, porém todos utilizam o mesmo fluxo principal de etapas.
- Nesses casos, é possível editar as atividades de cada processo modelo individualmente, porém as etapas pertencem ao Tipo de Processo compartilhado. Por esse motivo, uma etapa só poderá ser removida caso nenhum dos processos vinculados possua atividades cadastradas nela.
- Ao adicionar uma nova etapa em um **Tipo de Processo** compartilhado, essa etapa também será automaticamente adicionada a todos os demais processos modelos que utilizam o mesmo tipo. Por isso, é importante avaliar o impacto da alteração antes de realizar qualquer inclusão.
- Ao renomear um **Tipo de Processo** utilizado por mais de um processo modelo, a alteração será aplicada a todos os modelos vinculados, pois internamente todos utilizam a mesma estrutura de tipo de processo.
# Comunicação de Guia: Documento Enviado, Mas não Baixado
Para garantir que o documento enviado seja comunicado corretamente ao cliente, é importante validar algumas configurações relacionadas ao serviço e ao cadastro do usuário cliente.
Conforme demonstrado na imagem:
- O **envelope amarelo** indica que o documento **não foi enviado por e-mail**;
- A **ausência do balão azul** indica que a **comunicação do documento não foi gerada pelo sistema**.
Quando esse comportamento ocorrer, recomendamos verificar os seguintes pontos:
1. **Validar as configurações de comunicação do serviço**
Para que a comunicação seja realizada, o serviço precisa estar com a permissão de comunicação habilitada.
Siga os passos abaixo:
1. Acesse o cadastro do serviço;
2. Em seguida, acesse a aba “**Comunicação**”;
3. Marque a opção “**Comunica Cliente quando Concluído**”.
**2. Validar o perfil de comunicação vinculado ao serviço**
É importante definir corretamente o perfil de comunicação, pois ele determina quais usuários da empresa receberão os documentos e comunicações enviadas pelo sistema.
Os perfis disponíveis são:
- Administrador
- Gerente
- Financeiro
- Recursos Humanos
- Colaborador
Certifique-se de que o perfil selecionado esteja de acordo com os usuários que devem receber a comunicação.
Caso seja necessário incluir outros responsáveis no recebimento das comunicações, utilize a opção “**Perfis Adicionais**” para adicionar novos perfis que também deverão receber os documentos e notificações enviadas pelo sistema.
**3. Permissões e perfis do usuário cliente**
Também é necessário validar se existe um usuário vinculado ao perfil de comunicação definido no serviço.
Siga os passos abaixo:
1. Acesse o cadastro da empresa;
2. Em seguida, acesse a aba **“Usuários**”;
3. Verifique se o perfil de comunicação configurado no serviço está devidamente vinculado ao usuário responsável.
Além disso, é importante confirmar se o usuário possui as configurações de comunicação habilitadas para recebimento das notificações.
Para validar:
1. Acesse o cadastro do usuário;
2. Na aba “**Detalhe**”;
3. Verifique se a opção “**Notifica comunicação por e-mail**” está devidamente marcada.
Caso o cliente utilize o recebimento de documentos via WhatsApp, também será necessário validar as configurações de comunicação do usuário.
Para isso:
1. Acesse o cadastro do usuário;
2. Em seguida, acesse a aba “**WhatsApp**”;
3. Verifique se a comunicação via WhatsApp está ativa;
4. Confirme se a opção de recebimento de guias/documentos via WhatsApp está devidamente habilitada.
**4. Reenvio ao cliente**
Após a realização de todos os ajustes e validações, caso a programação já esteja baixada, será necessário efetuar a reabertura da programação para que o sistema gere uma nova comunicação corretamente.
Em seguida, o documento deverá ser reenviado ou reprocessado para que a comunicação seja gerada corretamente pelo sistema.
# Abertura de Processos
Na funcionalidade **Abertura de Processos**, é possível criar e acompanhar processos societários em um formato visual de **cards**, permitindo acompanhar facilmente o andamento de cada etapa.
**Filtros disponíveis**
No início da tela, estão disponíveis os seguintes filtros:
- Tipo de processo;
- Processo modelo;
- Busca por código do processo;
- Responsável;
- Status do processo: **Aberto, Iniciado ou Finalizado**;
- Prazo inicial e prazo final;
- Filtro pela etiqueta.
**Criar um processo a partir de uma etapa**
Ao selecionar um tipo de processo, é possível criar uma nova demanda diretamente em uma etapa do fluxo. Para isso, localize o card da etapa desejada e clique no símbolo **+**.
**Criando um novo processo**
Para criar um novo processo, clique em **+ Novo** e preencha os campos obrigatórios:
- Empresa ou Empresa não constituída;
- Data de início e data de entrega;
- Nome do processo;
- Código do processo (informação interna definida conforme a necessidade da contabilidade);
- Gestor do processo, responsável inicialmente por todas as atividades;
- Etiquetas, utilizadas como apoio visual para organização e acompanhamento dos processos.
Após preencher as informações, clique em **Criar**.
Também é possível incluir um **resumo do processo**, que poderá ser compartilhado com o cliente para acompanhamento do andamento das atividades.
Para enviar as informações ao cliente:
1. Selecione a opção **Comunicar cliente**;
2. Informe o e-mail do destinatário.
**Movimentações do processo**
Após a criação do processo, será habilitado o campo **Movimentações**, onde podem ser registradas informações internas visíveis apenas para os contadores.
**Acompanhamento e execução do processo**
Ao clicar no nome do processo, é possível visualizar e acompanhar todas as atividades vinculadas.
- Inicialmente, as atividades são atribuídas ao **gestor do processo**.
- Após a criação, é possível alterar o responsável por meio do ícone de usuário, vinculando outra pessoa à atividade ou alterando todas as atividades de uma etapa.
Ao marcar o checkbox de uma atividade:
- A data atual é registrada como conclusão;
- É possível adicionar comentários;
- É possível anexar arquivos.
Também é possível **desconsiderar atividades obrigatórias**, quando necessário.
**Etiquetas e acompanhamento visual**
Na tela de abertura de processos, é possível acompanhar visualmente os processos por meio das **etiquetas**, identificando com mais facilidade o status ou classificação desejada.Para visualizar ou alterar uma etiqueta, clique no card do processo, selecione a seta para baixo e acesse as opções de edição.
**Movimentação entre etapas**
Ao concluir todas as atividades de uma etapa, o card **não será movido automaticamente** para a próxima etapa do processo.Para avançar o processo, é necessário arrastar manualmente o card para a próxima coluna correspondente à etapa desejada.
# Empresa não Constituída
A funcionalidade **Empresa não constituída** permite o cadastro de empresas que ainda não possuem CNPJ. No sistema **Tareffa**, apenas empresas com CNPJ podem ser cadastradas oficialmente, por isso essa opção é utilizada exclusivamente para fins de acompanhamento de processos, como por exemplo **abertura de empresas**.
**Como cadastrar uma empresa não constituída**
1. Clique em **+Nova**.
2. Preencha os campos obrigatórios:
- Identificação
- Nome do contato
Também é possível complementar o cadastro com as seguintes informações:
- E-mail
- Celular
- Anotações
Essas informações auxiliam no acompanhamento e organização dos processos relacionados à empresa em constituição.
# Consulta de Processos
Na funcionalidade **Consulta de Processos**, é possível criar e acompanhar processos societários.
**Filtros disponíveis**
No início da tela, estão disponíveis os seguintes filtros:
- Data de início (de / até)
- Data de entrega (de / até)
- Nome do processo
- Empresa
- Empresa não constituída
- Responsável pelo processo
- Status do processo: **Abertos, Iniciados ou Finalizados**
**Criando um novo processo**
Para criar um processo, clique em **+ Novo** e preencha os campos obrigatórios:
- Empresa ou Empresa não constituída
- Data de início e data de entrega
- Nome do processo
- Código do processo (informação interna, utilizada a critério da contabilidade)
- Gestor do processo (responsável inicial por todas as atividades)
- Etiquetas (utilizadas para controle visual e acompanhamento na tela de abertura de processos)
É possível incluir um **resumo do processo**, que pode ser compartilhado com o cliente para acompanhamento das etapas.
Para enviar as informações ao cliente, selecione a opção **Comunicar cliente** e informe o e-mail.
Para gerar um resumo em PDF, clique nos **três pontos** e selecione a opção **Exportar PDF**.
**Movimentações do processo**
Após a criação do processo, será habilitado o campo **Movimentações**, onde podem ser registradas informações internas visíveis apenas para os contadores.
**Acompanhamento e execução do processo**
Ao clicar no nome do processo, é possível visualizar e acompanhar todas as atividades vinculadas.
- Inicialmente, as atividades são atribuídas ao **gestor do processo**.
- Após a criação, é possível alterar o responsável por meio do ícone de usuário, vinculando outra pessoa à atividade ou alterando todas as atividades de uma etapa.
Ao marcar o checkbox de uma atividade:
- A data atual é registrada como conclusão;
- É possível adicionar comentários;
- É possível anexar arquivos.
Também é possível **desconsiderar atividades obrigatórias**, quando necessário.
**Visão geral do processo**
Na tela do processo, é possível acompanhar:
- Empresa vinculada
- Departamento relacionado ao processo
- Gestor responsável
- Etapas e barra de atividades
- Etiquetas
- Data de início
- Data de entrega
# Baixa Manual com Comunicação Automática
A funcionalidade **Baixa Manual com Comunicação Automática** pode ser utilizada para enviar documentos, como guias, diretamente ao cliente sem a necessidade de configurar uma validação por conteúdo para realizar a baixa automática.
Atualmente, essa forma de comunicação está disponível apenas pelos canais **Comunicador** e **e-mail**.
Para utilizar essa funcionalidade, é necessário que o usuário possua a permissão **Permite Baixa Manual** habilitada em seu perfil.
**Como realizar a baixa manual com comunicação automática**
- Selecione o serviço desejado.
- Clique na opção **Baixa Manual com Comunicação Automática**.
**Observações:**
- O anexo de um documento é obrigatório para concluir a baixa manual com comunicação automática.
- O envio da comunicação ocorrerá conforme as configurações de comunicação disponíveis para os usuários da empresa.
# Comunicação Grupo Interno Tareffa
A funcionalidade de **Grupo Interno** permite criar grupos de comunicação no Tareffa para conversas entre colaboradores e departamentos da contabilidade diretamente pelo comunicador.
**Como criar um Grupo Interno**
**1. Acesse o menu de cadastros**
No menu lateral do sistema, acesse: Cadastros Gerais
**2. Entre em Departamentos**
Clique na opção: Departamentos
**3. Crie um novo grupo**
Selecione o botão: **+ Novo**
**4. Preencha as informações do grupo**
Informe o Nome do departamento/grupo. Em seguida, marque a opção “**Exportar como Grupo**” e clique em **Salvar**.
Após salvar, o sistema retornará para a página inicial do cadastro de departamentos.
**Próximo passo**
Realize a inclusão dos colaboradores que participarão do grupo interno de comunicação.
- Pesquise o departamento criado e clique sobre o nome para abrir o cadastro;
- Após acessar o departamento, selecione a aba Participantes.
**Vincular grupos diretamente no cadastro do usuário**
Também é possível adicionar participantes ao grupo diretamente pelo cadastro do usuário contador.
Para realizar o vínculo:
- Acesse **Cadastros Gerais**;
- Clique em **Usuários**;
- Abra o cadastro do usuário desejado;
- Acesse a aba **Grupos**;
- Selecione o grupo que o usuário deverá participar;
- Clique em **Atualizar** para salvar as alterações.
**Como criar comunicação com o Grupo**
Para iniciar uma comunicação utilizando o grupo interno:
- Acesse o **Comunicador**;
- Clique no botão **+**;
- Informe o **assunto** da comunicação;
- Pesquise e selecione o **Grupo** desejado;
- Clique em **Criar comunicação** para iniciar a conversa em grupo.
**Orientações**
- Ao adicionar um novo usuário ao grupo, as conversas já existentes não incluirão automaticamente esse participante.
- Para conversas que já foram criadas, a inclusão do novo usuário deverá ser realizada manualmente dentro da própria comunicação.
- Apenas novas conversas criadas após a alteração do grupo considerarão automaticamente os novos participantes adicionados.
# Circular
A funcionalidade de circular permite o envio de comunicados de forma prática e centralizada dentro do sistema. Ela pode ser utilizada para compartilhar informações tanto com contadores quanto com clientes.
**Configuração: Passo a passo**
Antes de iniciar a criação de uma circular, é importante garantir que os usuários envolvidos possuam as permissões necessárias no sistema.
**1. Permissão de acesso (Contador)**
O contador responsável pela criação e envio da circular deve ter a permissão de envio devidamente habilitada em seu perfil.
Caso essa permissão não esteja ativa, a funcionalidade não ficará disponível para utilização
**2. Configuração do cliente (Recebimento de circular)**
Para que o cliente receba a circular, é necessário que a opção **Recebe Circular** esteja devidamente marcada em seu cadastro.
Caso essa opção não esteja habilitada, o cliente não receberá as comunicações.
Ao acessar essa opção, serão exibidos os campos de filtro. Esses filtros têm como objetivo auxiliar na seleção das empresas que irão receber a circular.
**Filtros disponíveis**Os seguintes filtros podem ser utilizados para definir as empresas que receberão a circular.
- CNPJ;
- Códigos da empresa;
- Situação da empresa;
- Tipo (Matriz ou Filial);
- Regime tributário;
- CNAEs;
- Características.
Os filtros podem ser aplicados de forma individual ou combinada, permitindo uma segmentação mais precisa das empresas.
Após configurar os filtros desejados, clique no botão “**Aplicar**”. O sistema irá listar as empresas que atendem aos critérios informados, permitindo a conferência antes do envio da circular.
**Seleção das empresas**
Após a aplicação dos filtros, o sistema exibirá apenas as empresas que atendem aos critérios definidos.
Revise a listagem apresentada e, estando as informações corretas, clique em “**Próximo**” para avançar para a próxima etapa da criação da circular.
**Definição do conteúdo da circular**
Na próxima etapa, será necessário informar o **Assunto** e o **Conteúdo do comunicado** que será enviado aos clientes.
Preencha essas informações com atenção, garantindo que a mensagem esteja clara e completa para o público selecionado.
**Configuração de envio**
Após o preenchimento das informações da circular, será possível definir a forma de envio.
- **Envia apenas notificação**
Cria uma única comunicação, em formato de leitura para todos os contatos selecionados, sem possibilidade de resposta, sendo visível apenas no comunicador.
- **Envio em massa**
Diferente da circular padrão, essa opção cria uma comunicação individual para cada contato, permitindo que eles respondam à mensagem.
Nessa modalidade, também é possível definir:
- O perfil do cliente que irá receber a circular;
- O departamento do contador responsável pelo envio da comunicação.
As comunicações geradas ficam apenas disponíveis no comunicador, onde podem ser visualizadas e respondidas pelos destinatários.
Após revisar todas as configurações e garantir que as informações estão corretas, clique em “**Enviar**” para concluir o processo.
# Dashboard
O Dashboard do Gestão de Serviços no Tareffa foi desenvolvido para proporcionar uma visão rápida, estratégica e operacional das programações e baixas realizadas no sistema.
Através dele, é possível acompanhar os principais indicadores das rotinas executadas, facilitando o monitoramento das demandas e a análise da produtividade operacional.
Entre as informações disponíveis no Dashboard, destacam-se:
- Total de serviços programados;
- Quantidade de serviços em aberto;
- Serviços em atraso;
- Total de baixas automáticas e manuais;
- Percentual de baixas realizadas por conteúdo;
- Percentual de baixas realizadas por nome do arquivo;
- Percentual de baixas realizadas manualmente.
Esses indicadores auxiliam no acompanhamento das operações, permitindo maior controle sobre os processos e mais agilidade na identificação de possíveis pendências ou inconsistências.
Além disso, o Dashboard permite aplicar filtros por serviço, empresa, departamento, responsável e período programado, proporcionando uma análise mais detalhada das informações e facilitando o acompanhamento das demandas e da produtividade operacional.
Ao clicar em um indicador, como por exemplo “**Em Aberto**”, o sistema direcionará automaticamente para a tela de “**Serviços Programados**”, apresentando a listagem correspondente ao filtro selecionado.
Essa funcionalidade proporciona uma navegação mais prática e ágil, facilitando a análise e o acompanhamento das programações.
# Dashboard APP
O Dashboard (APP) é um painel utilizado para acompanhar, em tempo real, as atividades e obrigações do escritório contábil. Por meio dele, é possível visualizar rapidamente o andamento dos serviços, facilitando o monitoramento da operação e a tomada de decisões.
O painel centraliza informações importantes, como:
- Serviços em aberto;
- Serviços concluídos;
- Atividades dentro do prazo;
- Atividades atrasadas;
- Indicadores gerais de conclusões das demandas.
**Dashboard Padrão**
Ao acessar o menu “**Padrão**”, é apresentada uma visão geral das programações e atividades do escritório.
Nessa visualização, é possível acompanhar:
- Programações em aberto;
- Programações concluídas dentro do prazo;
- Programações concluídas em atraso;
- Indicadores gerais da execução dos serviços.
Para obter informações mais específicas e personalizar a visualização dos dados, acesse o ícone “**Filtro**”, localizado no canto inferior direito da tela.
Os filtros podem ser utilizados individualmente ou combinados, permitindo uma análise mais detalhada das informações.
Filtros disponíveis:
- **Período:** define o intervalo de datas que será considerado na consulta;
- **Categoria:** filtra os dados de acordo com a categoria da atividade ou obrigação;
- **Departamento:** exibe apenas informações relacionadas aos departamentos selecionados;
- **Serviço:** permite visualizar dados de serviços específicos;
- **Unidade de Negócio:** restringe a visualização às unidades de negócio desejadas.
**Dashboard Analítico**
O menu “**Analítico**” permite acompanhar indicadores de desempenho por serviço, além da porcentagem de atividades concluídas por colaborador, proporcionando uma visão mais detalhada da produtividade e execução das demandas.
Para utilizar essa funcionalidade, é necessário realizar previamente a configuração do indicador.
**Parametrização de Indicadores**
Para criar um novo indicador analítico, acesse o menu “**Parametrizações**”.
**1.**Informe o **nome do indicador** e clique no ícone “**Gravar**” para salvar a configuração.
O nome do indicador representa o grupo de gráficos que será exibido no Dashboard Analítico. Por exemplo, ao informar “**Departamento Contábil**”, os gráficos criados deverão estar relacionados aos serviços e indicadores desse departamento.
**2.** Após salvar o indicador, informe o **nome do gráfico** e clique novamente no ícone “**Gravar**”.
**3.** Selecione a **Unidade de Negócio** correspondente.
A Unidade de Negócio é uma característica que deve estar vinculada às empresas para que os dados dos serviços programados sejam considerados nos indicadores e gráficos do Dashboard Analítico.
**4.** Após selecionar a Unidade de Negócio, escolha o **serviço** que será utilizado na composição do gráfico.
Após concluir a parametrização, o indicador ficará disponível para consulta e acompanhamento no **Dashboard Analítico**, permitindo o monitoramento dos serviços e resultados relacionados à configuração realizada.
**Girar Carrossel**
Ao ativar a opção “**Girar Carrossel**“, os indicadores e gráficos serão alternados automaticamente na tela a cada **8 segundos**, permitindo a visualização contínua das informações sem necessidade de interação do usuário.
**Dashboard de Comunicações**
O **Dashboard de Comunicações** é o painel responsável por centralizar e apresentar os principais indicadores relacionados às interações realizadas entre a contabilidade e seus clientes dentro do comunicador.
Por meio dele, é possível acompanhar de forma rápida e visual informações como:
- Quantidade de comunicações enviadas;
- Quantidade de comunicações recebidas;
- Mensagens lidas pelos clientes;
- Mensagens pendentes de leitura pela contabilidade;
- Indicadores de acompanhamento das comunicações por departamento;
- Indicadores de comunicação por usuário cliente;
- Indicadores de comunicação por usuário da contabilidade.
Com o objetivo de facilitar o acompanhamento da carga de atendimentos da equipe, foi disponibilizado um novo quadro que permite visualizar, em tempo real, a quantidade de conversas em aberto de cada colaborador.
**Quantidade de atendimentos em aberto:** Exibe o número de conversas que o colaborador está atendendo simultaneamente.
**Tempo de atendimento:** Mostra há quanto tempo cada conversa permanece em aberto, facilitando a identificação de atendimentos que necessitam de maior atenção.
# Ficha Técnica
Dentro do cadastro das empresas, está disponível a aba “**Ficha Técnica**”.
Nessa área, é possível armazenar informações importantes relacionadas à empresa, como:
- Senhas de prefeituras;
- Instruções de fechamento;
- Anexos de contratos sociais;
- Documentos e informações internas da empresa.
A funcionalidade foi desenvolvida para centralizar informações relevantes em um único local, facilitando o acesso, a organização e o gerenciamento dos dados da empresa.
Para criar uma nova ficha técnica:
**1.** Clique na opção “**+ Nova ficha**”;
**2.** Informe o departamento responsável;
**3**. Preencha o assunto da ficha;
**4.** Em seguida, adicione as informações necessárias.
Após o preenchimento, a ficha ficará disponível para consulta e gerenciamento dentro do cadastro da empresa.
Após a criação da ficha técnica, também é possível anexar arquivos relacionados às informações cadastradas.
Os anexos ficarão disponíveis para consulta através do ícone de clipe, facilitando o acesso aos documentos vinculados à ficha.
**Quem pode editar a ficha técnica?**
A edição da ficha técnica poderá ser realizada:
- Pelo usuário responsável pela criação da ficha;
- Por usuários com perfil do tipo **Administrador**
# Gerar Programação – Serviço Avulso e Recorrente
1\. **Como gerar um serviço recorrente?**
Para gerar a programação de um ou mais serviços, acesse a tela de “**Serviços Programados**” e clique na opção “**Gerar Programação**”.
Em seguida, preencha os seguintes campos:
- Mês de vencimento.
Ao selecionar apenas o mês de vencimento, o sistema realizará a geração de todas as programações de todos os departamentos para todas as empresas.
Caso necessário, é possível aplicar filtros para realizar uma geração mais específica:
- Departamento;
- Empresa;
- Serviço;
- Unidade de negócio.
Após preencher, clique em “**Validar**” e “**Gerar programação**”.
Caso a mensagem “**Há conflitos de empresas e serviços!**” seja apresentada no momento da validação, recomendamos consultar os seguintes manuais:
- **Resolvendo Conflitos de Programação — Serviço/Empresa Faltando**;
- **Resolvendo Conflitos de Programação — Serviço/Empresa Sobrando**.
Esses materiais apresentam as orientações necessárias para identificação e correção dos conflitos de programação.
2\. **Como gerar a programação de um serviço avulso?**
Para gerar a programação de um serviço avulso, acesse a tela de “**Serviços Programados**” e clique na opção “**+ Avulso**”.
Caso esteja criando um serviço para retificação de uma guia já enviada anteriormente, habilite a opção “**Retificação**” durante o cadastro da programação.
O sistema não permite gerar mais de uma programação para o mesmo serviço e empresa na mesma competência.
Caso seja necessário criar programações adicionais como ocorre, por exemplo, em serviços de Admissão, recomendamos utilizar o campo “**Referência**”.
Dessa forma, o sistema conseguirá diferenciar as programações com base na informação preenchida nesse campo.
**Observação:** para utilização do campo “**Referência**”, é necessário realizar um tratamento interno configurado pela equipe de suporte do Tareffa.
Ao desejar utilizar esse recurso, entre em contato com a equipe responsável para que os ajustes necessários sejam realizados.
3\. **Outros campos**
**Nº de ocorrências**
O campo “**Nº de ocorrências**” é utilizado para auxiliar na extração de relatórios em formato CSV e nas análises relacionadas ao cálculo de tempo unitário das atividades.
**+ Referências**
A funcionalidade **+ Referências** permite gerar mais de uma programação futura para a mesma empresa e serviço.
Para utilizar:
- Informe a quantidade de programações desejadas;
- Clique na opção “**+**” para que o sistema gere automaticamente as programações adicionais.
**Valor unitário e valor total**
Os campos “**Valor unitário**” e “**Valor total**” permitem informar os valores relacionados à execução do serviço.
Ao realizar a exportação das informações, o sistema utilizará esses valores em conjunto com a quantidade informada no campo “**Nº de ocorrências**”, possibilitando análises e cálculos no relatório exportado.
**Gerando serviços avulsos pela opção** “**Programação de Serviços Avulsos**”
Diferente da opção “**+ Avulso**”, que permite gerar a programação de um serviço para apenas uma empresa por vez, a funcionalidade “**Programação de Serviços Avulsos**” possibilita gerar o mesmo serviço para várias empresas simultaneamente.
Para realizar a programação:
- Informe o serviço desejado;
- Preencha o período inicial e final.
O período é utilizado para que o sistema verifique se já existem programações geradas para as empresas selecionadas, evitando a criação de programações em duplicidade.
Também é possível aplicar filtros para refinar a seleção das empresas, como:
- Situação da empresa;
- Regime tributário;
- Matriz/Filial;
- Códigos ERP;
- Características.
Após parametrizar os filtros desejados, clique no ícone de filtro para que o sistema realize a consulta das empresas correspondentes.
Em seguida, informe:
- O responsável pelas programações;
- A competência;
- Os vencimentos.
Após preencher as informações, clique em “**Gerar**” para concluir a criação das programações.
**Observação:** para criação de serviços avulsos exceto nos casos de retificação de um serviço recorrente é necessário que o parâmetro “**Serviço avulso**” esteja habilitado nas configurações do serviço.
Para verificar essa configuração:
**1.** Acesse **Cadastros Gerais**;
**2.** Em seguida, acesse **Serviços**;
**3.** Pesquise o serviço desejado e acesse o cadastro correspondente;
**4.** Verifique se a opção **Serviço avulso** está devidamente marcada.
# Cadastro de Empresas e Principais Funções
**Como cadastrar uma empresa**
Para realizar o cadastro de uma empresa no sistema, siga os passos a seguir:
- Acesse o menu lateral esquerdo;
- Clique em **Cadastros Gerais**;
- Selecione a opção **Empresa**;
- Localize o botão **+ Nova** no canto superior direito da tela, acima da lista de empresas;
- Clique no botão para iniciar um novo cadastro de empresa;
- Para concluir o cadastro da empresa, é imprescindível preencher todos os campos obrigatórios, os quais estão identificados pelo símbolo “**\***“.
- Caso algum desses campos não seja preenchido, o sistema impedirá a finalização do cadastro.
**Campos obrigatórios**
1\. **Código ERP**
Informe um código de identificação da empresa. Caso já exista um código utilizado no sistema ERP, recomenda-se utilizar o mesmo para manter a organização e padronização das informações.
O preenchimento é livre, permitindo letras e números, porém o campo não deve conter espaços.
2\. **CPF/CNPJ/CNO/CAEPF**
Informe a identificação fiscal da empresa. Quando o cadastro for realizado utilizando um **CNPJ**, é possível utilizar a lupa ao lado do campo para que o sistema preencha automaticamente informações como:
- Razão Social;
- Estado;
- Município;
- CNAE Principal
Se o CNPJ foi registrado recentemente, é possível que as informações ainda não estejam disponíveis automaticamente, devido ao prazo de atualização e repasse de dados pela Receita Federal. Nessa circunstância, será necessário preencher manualmente as informações no cadastro.
Para cadastros utilizando:
- CPF;
- CAEPF;
- CNO.
A busca automática pela lupa não estará disponível, sendo necessário preencher os dados manualmente.
3\. **Razão Social**
Informe a razão social da empresa.
4\. **Regime Tributário\***
Informe os dados do regime tributário da empresa. Para configurar o regime tributário:
- Clique no ícone azul de “**Editar**”, localizado ao lado do campo;
- Selecione as informações correspondentes ao enquadramento tributário da empresa.
Informe o regime tributário, a situação da empresa e a data de início das atividades.
**Atenção:** o sistema não permite gerar demandas com competência anterior à data de início das atividades da empresa. Por esse motivo, é importante informar corretamente a data a partir da qual deseja gerar as informações.
5\. **CNAE Primário**\*: Informe o CNAE da empresa no formato correto, respeitando as pontuações obrigatórias **(XX.XX-X-XX)**.Caso a empresa não possua CNAE, informe **00.00-0-00** e pressione a tecla “**Enter**” para confirmação.
**Nome Fantasia:** Informe o nome fantasia da empresa.
**Data de Início da Prestação do Serviço:** Preencha a data em que a prestação do serviço para a empresa foi iniciada.
**Inscrição Estadual:** Informe a inscrição estadual da empresa.
**Estado e Município:** Preencha o estado e o município correspondentes ao endereço da empresa.
**CNAE Secundário:** Informe o CNAE secundário da empresa no formato correto, respeitando as pontuações obrigatórias: XX.XX-X-XX.
Após o preenchimento dos campos obrigatórios, o cadastro da empresa poderá ser concluído normalmente. Caso o botão “**Salvar**” permaneça desabilitado, verifique se todos os campos obrigatórios foram preenchidos corretamente.
**Aba Responsáveis**
Na aba “**Responsáveis**”, é possível definir os colaboradores responsáveis por cada departamento da empresa.
Esses responsáveis serão utilizados pelo sistema para direcionamento de programações, processos e demandas relacionadas ao departamento correspondente.
Caso nenhum usuário seja informado como responsável pelo departamento, o sistema atribuirá automaticamente a responsabilidade ao gerente configurado no departamento correspondente.
**Abas disponíveis após a criação da empresa**
Após concluir o cadastro da empresa, novas abas serão disponibilizadas para gerenciamento das informações.
**Serviços**
Permite visualizar os serviços vinculados à empresa, além de possibilitar:
- Adicionar novos serviços;
- Remover serviços existentes;
- Gerenciar os serviços ativos da empresa conforme necessário;
- Também é possível definir a forma de envio de e-mails da empresa:
- **Envio em lote**, seguindo a configuração padrão definida pela contabilidade/departamento;
- **Envio imediato**, realizando os disparos assim que os documentos forem processados.
**Características**
Permite visualizar e gerenciar os grupos de características vinculados à empresa.
As características são utilizadas para sinalizar as particularidades da empresa dentro do sistema, auxiliando nas automações para os vínculos com serviços que possuam as mesmas características, por meio das regras configuradas no cadastro dos serviços.
**Histórico**
Permite visualizar o histórico de alterações do regime tributário da empresa, incluindo informações como:
- Data de validade;
- Responsável pela alteração;
- Data da atualização;
- Status do histórico.
Também é possível criar novos históricos através do botão “**Criar Histórico**”.
**Importante:** alterações no regime tributário devem ser realizadas nesta aba.
Sempre que houver alteração no regime tributário, também será necessário atualizar a característica correspondente ao regime tributário da empresa.
Caso a necessidade seja apenas alterar o status da empresa, sem mudança de regime tributário, basta acessar o ícone de lápis na coluna “**Ação**” e realizar a alteração do status diretamente no histórico.
O ícone de prancheta, disponível na coluna “**Ação**”, permite visualizar o histórico de serviços vinculados ao período.
**Usuários**
Permite visualizar os usuários vinculados à empresa, incluindo informações como:
- Nome;
- E-mail;
- Se está ativo;
- Telefone;
- Perfis de acesso.
O vínculo de usuários à empresa deve ser realizado através do menu “**Usuários**”, não sendo possível efetuar essa associação diretamente nesta aba.
Nesta tela, também é possível habilitar ou desabilitar os perfis do usuário cliente para o recebimento das guias, conforme a necessidade de acesso e permissões da empresa.
**Ficha Técnica**
Permite visualizar e registrar informações relacionadas à empresa, possibilitando o acompanhamento histórico dos apontamentos realizados. Os registros podem ser filtrados por:
- Período;
- Departamento;
- Responsável;
- Situação.
Também é possível criar novas fichas técnicas através do botão “**Nova Ficha**”. A ficha técnica pode ser utilizada para documentar orientações internas, como:
- Senhas de prefeituras;
- Instruções de fechamento;
- Particularidades da empresa;
- Demais informações relevantes para consulta das equipes responsáveis.
Também é possível anexar arquivos na ficha técnica para complementar os registros e facilitar o acesso às informações relacionadas à empresa.
# Log de Documentos Publicados
Ao processar um arquivo para baixa automática no sistema, alguns status podem ser apresentados para indicar se o documento foi publicado com sucesso ou se ocorreu alguma inconsistência durante o processamento.
Quando o documento apresenta o ícone amarelo, significa que o sistema não conseguiu identificar a empresa contida no documento.
**Possíveis motivos:**
- Documento em formato não editável (imagem ou PDF não pesquisável).
- Documento contendo apenas Inscrição Estadual, Inscrição Municipal ou CEI, divergente das informações cadastradas da empresa no Tareffa.
- Documento contendo mais de um CNPJ, como ocorre em algumas guias de ISS que apresentam o CNPJ da prefeitura e o da empresa.
**Serviço baixado com sucesso**
Indica que o sistema identificou corretamente a empresa, o serviço e a competência do documento, realizando a baixa automática com sucesso.
Neste status encontram-se os serviços que **não geram comunicação automática ao cliente**.
**Não encontrou serviço Aberto relacionado ao Arquivo**
Indica que o sistema não conseguiu concluir a baixa automática do documento.
**Possíveis motivos:**
- Ausência de mapeamento do documento no serviço;
- Conflito entre serviços com conteúdos semelhantes;
- Empresa não vinculada ao serviço correspondente;
- Ausência de programação para a competência identificada.
**Encontrou mais de um serviço aberto relacionado ao arquivo**
Indica que foram encontradas múltiplas programações para a mesma competência.
**Ação necessária:**
- Verificar os serviços programados para a competência em questão;
- Situação comum em serviços avulsos ou quando existem programações duplicadas.
**Comunicação com o cliente criada com sucesso**
Indica que o sistema identificou corretamente a empresa, o serviço e a competência, além de realizar a comunicação automática ao cliente.
Neste status encontram-se os serviços configurados para envio de comunicação.
**Problemas na comunicação com Cliente**
Indica que a baixa do documento foi realizada com sucesso, porém a comunicação ao cliente não pôde ser concluída.
**Possíveis motivos:**
- Usuário do cliente sem perfil habilitado para receber documentos e comunicações;
- Usuário não vinculado à empresa correspondente.
# Abertura de Chamados
Para realizar a abertura de chamados e registrar uma **Dúvida**, **Problema** ou **Sugestão de Melhoria**, acesse a ferramenta do Gestão de Serviço, ou acesse diretamente pelo link: [chamados.ottimizza.com.br](http://chamados.ottimizza.com.br/);
Ao acessar a ferramenta na barra superior, localizada no canto direito da tela, clique no botão **Chamados e Sugestões**, conforme ilustrado na imagem a seguir.
Em seguida, o usuário será direcionado para a tela de chamados; clique em **Continuar** ou, se necessário, confirme as informações de login;
Ao acessar a tela de chamados, serão exibidos os chamados em aberto, caso existam. Nessa mesma tela, também é possível consultar chamados finalizados e realizar a abertura de novos chamados;
Após clicar no botão **+**, informe o **Produto**, **Tipo de Atendimento** e descreva sua dúvida no campo correspondente, em seguida, clique em **Confirmar**.
**ATENÇÃO**
Caso o chamado seja referente à inclusão de um novo **Layout/Serviço**, descreva a solicitação no campo apropriado e anexe os arquivos correspondentes ao serviço em uma pasta compactada (.zip). Os arquivos devem estar em formato PDF editável.
Caso o chamado seja referente a **Dúvida, Problema ou Sugestão de melhoria**, descreva detalhadamente a situação e anexe os arquivos pertinentes, se necessário.
# Cadastro de Empresas
Acesse a solução **Gestão de Serviços**. No menu lateral esquerdo, clique em **Empresas** e, na sequência, selecione **+ Nova**.
1 – Código da empresa no sistema contábil
2 – Nome fantasia
3 – Razão social
4 – CPF, CNPJ ou CNO
5 – Número inscrição estadual, caso não tenha, colocar termo “isenta”
No lado direito, selecione o ícone de lápis (em azul) e preencha o regime tributário, competência e finalize no botão **Criar**.
Clique em **Salvar** para criar a empresa.
# Cadastro de Departamento
Para estabelecer um novo departamento, acesse o menu lateral esquerdo, em Cadastros Gerais, selecione “**Departamentos**” e, em seguida, clique em “**+ Novo**“.
**Contabilidade**
Departamento utilizado nos:
- Cadastros de usuários contadores;
- Responsável pelo departamento na empresa;
- Cadastros de serviços e processos.
**Exportar como Grupo**
Opção utilizada para: Criação de grupos internos de comunicação entre contadores.
**Usar na comunicação**
Permite que o departamento fique disponível no comunicador Tareffa para que os clientes possam selecionar e entrar em contato com aquele setor ao utilizar o app.tareffa.
**Campo Gerente**
Ao selecionar a opção **Contabilidade**, o campo **Gerente** será ativado. Neste campo, deve-se informar o responsável geral pelo departamento.
**Por que informar um gerente?**
Caso uma empresa não possua um responsável definido para determinado departamento em seu cadastro, as programações serão geradas automaticamente para o gerente informado no departamento.
Essa regra também é utilizada nas comunicações realizadas pela plataforma, tanto no comunicador interno quanto nas integrações com o WhatsApp, direcionando os atendimentos para o gerente responsável quando não houver um colaborador vinculado ao departamento da empresa.
**Termos de busca**
O campo **Termos de Busca** é utilizado pela solução **Atende+**. Essa informação é usada para identificar o departamento e realizar o envio do bot de seleção de departamentos no WhatsApp.
**Envio de e-mails em lote**
Caso a contabilidade utilize o envio de e-mails em lote, é possível configurar a forma como os documentos daquele departamento serão enviados aos clientes.
**Finalizando o cadastro**
Após preencher as informações desejadas, clique em **Salvar**.
# Vínculo de Responsável
Acesse a solução **Gestão de Serviços**. No menu lateral esquerdo, selecione a opção **Empresas**.
**Como alterar em lote os responsáveis de um departamento**
Caso ocorra uma mudança de carteira e seja necessário alterar em lote os responsáveis de um departamento em várias empresas, essa alteração pode ser realizada diretamente pelo Tareffa.
**Como acessar**
- Acesse o menu **Cadastros Gerais;**
- Clique em **Empresas;**
- Selecione os **três pontos** no canto superior da tela;
- Clique na opção **Transferir Departamento**.
**Informações obrigatórias**
Para realizar a transferência, é obrigatório informar:
- Departamento;
- Novo responsável.
**Campo Empresas**
No campo **Empresas**, caso nenhum código ERP seja informado, o sistema realizará a alteração do responsável daquele departamento para **todas as empresas da base**. Caso a alteração deva ocorrer apenas para empresas específicas:
- Informe o **Código ERP** da empresa;
- Pressione a tecla **Enter** para confirmar a inclusão da empresa na listagem.
**Importante para clientes Questor**
Para empresas que possuem identificação de filial com “**-1**” no Código ERP, essa informação também deverá ser preenchida.
**Exemplo:** 20-1
Caso a identificação da filial não seja informada corretamente, a alteração do responsável não será concluída.
# Cadastro de Serviços
Acesse a solução **Gestão de Serviços**. No menu lateral esquerdo, clique em **Serviços** e, em seguida, selecione a opção **+ Novo**.
Na tela de cadastro, serão exibidas as abas para o preenchimento das informações do serviço. Na aba **Detalhes**, preencha os campos destacados abaixo:
1\. **Nome serviço:** informe a descrição do serviço que será criado;
2\. **Departamento responsável:** selecione o departamento que ficará responsável pela execução e acompanhamento do serviço;
3\. **Checklist:** caso necessário, vincule um checklist que deverá ser seguido durante a realização da atividade (é criado no menu Gestão de Processos > Processo modelo).
4\. **Parâmetros do serviço:** marque os parâmetros essenciais para o correto funcionamento do serviço, como:
- **Ativo:** define que o serviço estará disponível para utilização;
- **Permite baixa manual:** deve ser habilitado, pois nos casos em que não houver documento a publicar, permite que a atividade seja concluída manualmente;
- **Controla vencimento:** deve ser habilitado quando houver necessidade de informar a data de vencimento do serviço nas comunicações. Essa informação será utilizada em comunicações enviadas pelo comunicador, e-mail ou whatsApp, além de permitir o acompanhamento dos downloads realizados pelos clientes por meio do log de documentos baixados.
**Observação:**
- Os campos **Âmbito do Serviço**, **Estado** e **Município** devem ser preenchidos apenas quando aplicáveis, como em serviços relacionados a documentos do tipo ISS.
- A opção **Serviço Avulso** deve ser selecionada somente quando o serviços que não possuem recorrência, ou seja, que não serão realizados mensalmente ou em uma periodicidade definida.
Na aba **Programação**, preencha os campos conforme as orientações apresentadas na imagem a seguir.
Na aba programação, preencha os campos conforme as orientações abaixo:
- **Matriz/Filial:** defina se o serviço poderá ser gerado para a empresa matriz, para filiais ou para ambas, conforme a necessidade.
- **Dia de Vencimento:** informe o dia em que ocorre o vencimento da obrigação. No exemplo utilizado neste manual, por se tratar de uma folha de pagamento, o vencimento será informado como dia 05.
- **Antecipar** ou **Postergar:** define o comportamento do sistema quando o vencimento ocorrer em um dia não útil.
**Antecipar:** o vencimento será ajustado para o último dia útil anterior. Exemplo: se o vencimento ocorrer em um domingo, o serviço será considerado com vencimento na sexta-feira anterior.
**Postergar:** o vencimento será ajustado para o próximo dia útil após a data original.
- **Dias de Antecedência Entrega ao Cliente:** informe quantos dias antes do vencimento o serviço deverá ser enviado ao cliente.
- **Dias de Antecedência (Início da Atividade):** determina com quantos dias antes do vencimento o responsável deverá iniciar a atividade. Exemplo: se forem configurados 5 dias de antecedência, quando faltarem 5 dias para o vencimento, o sistema destacará o serviço na cor **amarela**, indicando um alerta de prazo próximo.
- **Meses de Ocorrência:** define a periodicidade em que o serviço será gerado, indicando os meses em que a obrigação deverá ocorrer.
- **Dia Útil:** ao marcar esta opção, o sistema considerará somente os dias úteis na contagem do prazo, o que pode resultar em uma data de vencimento mais distante. Caso a opção sábado é dia útil também esteja selecionada, aos sábados serão considerados como dias úteis no cálculo.
- **Competência:** informe como o sistema deverá calcular a competência do serviço, definido a referência do período da obrigação.
Após concluir a configuração da aba **Programação**, acesse a aba **Comunicação** e selecione os campos necessários para a validação, conforme indicado a seguir.
- **Comunica Cliente quando Concluído:** ao selecionar esta opção, o sistema enviará uma notificação ao cliente por e-mail/whatsApp (se houver integração) e pelo Comunicador após a conclusão do serviço.
- **Perfil Principal para Baixa de Documentos:** define o perfil do usuário cliente cadastrado na empresa que será responsável por visualizar e realizar o download dos documentos enviados.
- **Assunto:** informe o título que será apresentado na comunicação enviada ao cliente. Como sugestão, pode ser utilizado o nome do próprio serviço.
- **Mensagem de Comunicação:** inclua a mensagem que será enviada ao cliente junto à comunicação
**Observação:** ao selecionar a opção **Encerrar comunicação após sua abertura**, a conversa no Comunicador será encerrada automaticamente assim que for aberta, evitando que permaneça nos filtros de comunicações em andamento. Mesmo que o cliente realize posteriormente o download dos documentos, a comunicação não será reaberta.
Na aba **Parâmetros da Empresa**, é necessário que a situação do serviço esteja configurada como **Ativa** para que ele seja gerado para a empresa.
Na aba **Integrações**, devem ser realizadas as configurações para a baixa do documento, que podem ser definidas por conteúdo ou pelo nome do arquivo. A inclusão de novos documentos é realizada pelo nosso time de **Homologação de Documentos**. Após o preenchimento de todas as abas, clique em Criar para cadastrar o novo serviço.
Após o preenchimento de todas as abas, clique em **Criar** para cadastrar o novo serviço.
Em seguida, retorne ao menu **Serviços** e localize o serviço criado. Ao acessá-lo, estarão disponíveis novas abas, como **Características** e **Empresas**.
Na aba **Características**, realize as configurações das regras que serão utilizadas para o vínculo das empresas ao serviço. Essa configuração funciona como uma validação interna, verificando se a empresa possui as condições definidas na regra criada. Caso a empresa não atenda aos critérios configurados, o sistema poderá sugerir a remoção do vínculo com o serviço.
**Observação:** a configuração das características não é obrigatória. Os serviços padrões disponíveis na **Biblioteca Modelo** já possuem essas regras previamente cadastradas.
Na aba **Empresas**, é possível verificar que não há empresas cadastradas neste serviço. O cadastro pode ser realizado individualmente, por empresa, ou em lote, conforme demonstrado na imagem a seguir.
Após adicionar a empresa, o vínculo entre a empresa e o serviço estará realizado.
# Adição de Empresas no Serviço
**Adição Individual de Empresa**
Acesse a solução **Gestão de Serviços**. No menu lateral esquerdo, clique em **Serviços** e localize o serviço ao qual deseja adicionar a(s) empresa(s).
Será exibida uma tela para que o usuário informe o código ou o nome da(s) empresa(s). Em seguida, clique em **Adicionar** e as empresas serão incluídas no serviço.
Ao concluir o carregamento, todas as empresas da lista serão incluídas no serviço.
# Clonar Empresas no Serviço
Acesse a solução **Gestão de Serviços**. No menu lateral esquerdo, clique em **Serviços**.
Por fim, clique em **Importar** para que as empresas sejam importadas no serviço.
**Atenção**
Após pesquisar o serviço e carregar as empresas, vá até a opção **Itens por página** e selecione a alternativa que permita o maior número de importações por vez.
# Cadastro de Grupo de Característica
Acesse a solução **Gestão de Serviços**. No menu lateral esquerdo, clique em **Características**, em seguida, acesse a aba **Grupo de Características**.
Após o carregamento da página, o grupo já estará disponível para utilização.
# Cadastro de Características
Acesse a solução **Gestão de Serviços**. No menu lateral esquerdo, clique em **Características**.
Na aba características, clique em **+ Nova**, informe o **nome da característica**, selecione o **grupo** ao qual ela pertence e, por fim, clique em **Salvar**.
Após o carregamento da página, a nova característica já estará disponível para utilização.
# Tela de Serviços Programados
Ao acessar a solução **Gestão de Serviços**, o usuário será direcionado para a tela de Serviços Programados. Caso esteja em outra tela, no menu lateral esquerdo, clique em **Serviços Programados**.
Nessa tela, constam informações como o responsável pela atividade, a descrição da atividade, a empresa vinculada, a competência e o prazo de vencimento.
O usuário pode utilizar os filtros disponíveis para refinar a visualização, sendo eles: **Serviço**, **Empresa**, **Responsável**, **Status** e **Intervalo de Datas**.
Após a finalização de uma atividade, seu status será alterado conforme o tipo de baixa realizado. Os ícones de **Comentários do Serviço** permitem a inclusão de informações complementares relacionadas à atividade. O ícone do balão azul dá **acesso à comunicação vinculada ao serviço**, conforme ilustrado na imagem a seguir.
Por meio do ícone **Comentário do Serviço**, é possível visualizar o arquivo baixado automaticamente, que permanece salvo nesta tela para fácil acesso, conforme demonstrado na imagem a seguir.
- **Categoria:** informação definida no cadastro do serviço, na aba **Categorias**. Funciona como uma tag de classificação, facilitando a organização e o refinamento das pesquisas.
- **Unidade de Negócio:** corresponde à característica definida no cadastro da empresa, na aba **Características**.
- **Departamento:** refere-se ao departamento ao qual o colaborador responsável pelo serviço está vinculado.
- **Tipos de Baixa:** permite consultar serviços conforme o tipo de conclusão utilizado, como:
- Baixa automática pelo conteúdo do documento;
- Baixa automática pelo nome do arquivo;
- Baixa manual;
- Envio de documentos agendados por e-mail.
- **Referência:** informação opcional preenchida no momento da geração de serviços avulsos.
- **Competência:** permite filtrar as programações conforme a competência desejada.
- **Características:** ao selecionar uma característica, serão exibidas as programações das empresas que possuem essa característica cadastrada.
- **Somente Avulsos:** exibe apenas as programações geradas a partir de serviços avulsos.
- **Somente Retificados:** exibe apenas as programações avulsas que foram classificadas como retificação.
**Filtrar pela Data de Término:** permite consultar apenas as programações que foram concluídas (baixadas) dentro do período informado.
**Exibir apenas Atendimentos:** disponível para cenários com integração ao **Atende+**, permite filtrar somente os serviços avulsos gerados a partir de solicitações abertas pelo cliente por meio da funcionalidade **+ Menu**.
# Baixa Automática de Arquivos
A baixa automática de serviços poderá ser realizada de duas formas: por meio da inserção do arquivo na pasta monitorada do Tareffa ou utilizando o ícone do clips na tela de **Serviços Programados**. Neste manual apresentaremos a segunda opção.
Acesse a solução **Gestão de Serviços**. No menu lateral esquerdo, clique em **Serviços Programados**.
Ao acessar o ícone do clips, será exibida a tela para anexar o arquivo correspondente ao serviço a ser baixado. Clique em **Adicionar Arquivos** e, em seguida, em **Enviar**. Após o envio do arquivo, basta aguardar para que o usuário possa visualizar a baixa do serviço.
**Observação:** ao clicar nos balões localizados à direita do serviço, é possível visualizar o arquivo no feed.
# Baixa Manual de Arquivos
1\. **Configuração para realização de Baixa Manual**
Para realizar a **baixa manual** de um serviço, é necessário que algumas configurações estejam habilitadas tanto no cadastro do serviço quanto no usuário responsável pela baixa.
- **Cadastro do Serviço:** o parâmetro **Permite Baixa Manual** deve estar selecionado para permitir a conclusão manual das programações.
**Observações:**
- Usuários do tipo **Administrador** conseguem realizar a baixa manual mesmo que o serviço não esteja configurado com o parâmetro **Permite Baixa Manual** habilitado.
- Mesmo para usuários administradores, é necessário que a permissão **Permite Baixa Manual** esteja habilitada no cadastro do usuário.
1. 1 **Realizando a baixa manual**
Acesse a solução **Gestão de Serviços**. No menu lateral esquerdo, clique em **Serviços Programados** para visualizar os serviços programados.
Ao acessar a tela de **Serviços Programados**, localize o serviço para o qual deseja realizar a baixa manual. Em seguida, clique no botão sinalizado para exibir as opções disponíveis e selecione **Baixar/Reabrir Selecionados**.
Ao ser exibida a tela, selecione o status para **Concluído**, escolha um texto padrão ou insira uma descrição e, por fim, clique em **Postar**, conforme indicado na imagem a seguir.
Por fim, o status será alterado para **Bx. Manual** e a data de término da atividade será registrada.
# Transferência de Serviços Programados
Acesse a solução **Gestão de Serviços**. No menu lateral esquerdo, clique em **Serviços Programados**.
Ao acessar o botão de transferência, informe o nome da pessoa que ficará responsável pelo serviço e apresente uma justificativa. Por fim, clique em **Transferir**.
Ao finalizar o carregamento da página, todos os serviços selecionados serão transferidos para o novo colaborador.
**Como transferir todas as demandas de um colaborador**
Quando um colaborador da contabilidade for **inativado**, é necessário transferir as demandas que estão vinculadas ao seu usuário para outro responsável.
**Procedimento**
1. Acesse o menu **Cadastros Gerais > Usuários**;
2. Localize e selecione o usuário que será inativado;
3. Acesse a aba **Atribuições**.
6\. Clique em **Transferir** para concluir o processo.
Após a transferência, todas as demandas e departamentos vinculados ao usuário serão atribuídos ao novo responsável.
# Cancelamento de Serviço
Acesse a solução **Gestão de Serviços**. No menu lateral esquerdo, clique em **Serviços Programados** para visualizar os serviços que estão programados.
Para realizar o cancelamento de um serviço, é necessário que o usuário possua a permissão específica para essa operação. Essa permissão é concedida diretamente no cadastro do usuário, por meio das configurações de acesso.
**Como conceder a permissão**
**Acesse os Cadastros Gerais**
No sistema, acesse o menu **Cadastros Gerais** > **Usuários** > **Permissões**
Para realizar a exclusão de um serviço, o usuário deve possuir a permissão específica para essa ação. Essa permissão é controlada de acordo com o perfil de acesso do contador (Colaborador, Gerente, Administrador)
**Como conceder a permissão**
**Acesse os Cadastros Gerais**
No sistema, acesse o menu **Cadastros Gerais > Permissões de acesso**.
**Importante**
- A permissão é concedida **por perfil**, ou seja, todos os colaboradores vinculados ao perfil receberão essa autorização.
- Recomenda-se conceder essa permissão apenas aos usuários que realmente necessitam realizar a exclusão de serviços, garantindo maior segurança e controle sobre as operações realizadas no sistema.