Gestão de Serviços

Processo Modelo

O Processo Modelo permite criar uma estrutura padrão de etapas e atividades para organizar processos, checklists, cobra arquivos e processos societários.


Como criar um Processo Modelo

Acesse: Gestão de Serviços > Processo Modelo > + Processo



Ao criar um processo, você poderá:



Quando criar um novo Tipo de Processo?

Recomendamos criar um novo Tipo de Processo quando o fluxo de etapas for diferente dos processos já existentes.


Exemplo

Se você possui dois processos com exatamente as mesmas etapas:

Nesse caso, utilize o mesmo Tipo de Processo, criando apenas Processos Modelo diferentes, caso deseje diferenciá-los.


Por quê?

Os Processos Modelo que utilizam o mesmo Tipo de Processo compartilham a estrutura de etapas.

Isso significa que, ao alterar as etapas de um deles, a alteração poderá impactar os demais processos que utilizam esse mesmo tipo.

Se o fluxo de etapas for diferente, o ideal é criar um novo Tipo de Processo.


Configurando as etapas

Após salvar o cadastro, será exibido o primeiro card de etapas.



1 – Editar o nome da etapa clicando diretamente sobre o título;

2- Adicionar novas etapas utilizando o símbolo + ao lado da etapa;

3 – Adicionar atividades utilizando o símbolo + dentro do card da etapa;

4 – Excluir uma etapa através do menu de três pontos.



Criando uma atividade

Ao adicionar uma atividade, será necessário informar:


Campo Serviço

O campo Serviço permite que, ao gerar um processo através da Consulta de Processos ou da Abertura de Processos, seja criada automaticamente uma programação de Serviço Avulso nos Serviços Programados.


Importante: Para que isso funcione, é necessário observar algumas regras:


Atenção: Se o mesmo serviço for informado em mais de uma atividade, será criada uma programação para cada atividade.


Sugestão de vencimento do serviço

Também é possível definir uma sugestão de vencimento para o serviço.


Por exemplo:

Assim, quando o processo for criado pela Consulta de Processos ou pela Abertura de Processos, o serviço será programado automaticamente considerando essa quantidade de dias.


Salvando a atividade

Após preencher as informações:



Excluindo atividades

Caso seja necessário remover uma atividade, basta clicar no ícone da lixeira ao lado da atividade desejada.


Consulta de Processos Modelos

Na funcionalidade Consulta de Processos Modelos, é possível criar, consultar e editar os modelos de processos que serão utilizados na abertura de novos processos.


Filtros disponíveis

Para localizar um processo modelo, é possível realizar pesquisas pelos seguintes critérios:



Criando um novo processo modelo

Ao clicar no botão + Processo, é possível criar um novo processo modelo.

Nesse cadastro, é possível:



Criando apenas um novo Tipo de Processo

Ao clicar somente no símbolo +, será possível realizar o cadastro de um novo Tipo de Processo, sem a criação de um processo modelo.



Editando um Tipo de Processo

Ao clicar no ícone de lápis ao lado do nome do Tipo de Processo, é possível:



Para realizar alterações relacionadas à ativação ou inativação, o usuário do tipo Contador deve possuir a permissão de Administrador no perfil Gestão de Processos.



Também é possível pesquisar por um Tipo de Processo e utilizar o ícone de lápis para editar suas informações.



Observações importantes


Comunicação de Guia: Documento Enviado, Mas não Baixado

Para garantir que o documento enviado seja comunicado corretamente ao cliente, é importante validar algumas configurações relacionadas ao serviço e ao cadastro do usuário cliente.

Conforme demonstrado na imagem:



Quando esse comportamento ocorrer, recomendamos verificar os seguintes pontos:


  1. Validar as configurações de comunicação do serviço

Para que a comunicação seja realizada, o serviço precisa estar com a permissão de comunicação habilitada.

Siga os passos abaixo:

  1. Acesse o cadastro do serviço;
  2. Em seguida, acesse a aba “Comunicação”;
  3. Marque a opção “Comunica Cliente quando Concluído”.

2. Validar o perfil de comunicação vinculado ao serviço

É importante definir corretamente o perfil de comunicação, pois ele determina quais usuários da empresa receberão os documentos e comunicações enviadas pelo sistema.

Os perfis disponíveis são:

Certifique-se de que o perfil selecionado esteja de acordo com os usuários que devem receber a comunicação.




Caso seja necessário incluir outros responsáveis no recebimento das comunicações, utilize a opção “Perfis Adicionais” para adicionar novos perfis que também deverão receber os documentos e notificações enviadas pelo sistema.



3. Permissões e perfis do usuário cliente

Também é necessário validar se existe um usuário vinculado ao perfil de comunicação definido no serviço.

Siga os passos abaixo:

  1. Acesse o cadastro da empresa;
  2. Em seguida, acesse a aba “Usuários”;
  3. Verifique se o perfil de comunicação configurado no serviço está devidamente vinculado ao usuário responsável.


Além disso, é importante confirmar se o usuário possui as configurações de comunicação habilitadas para recebimento das notificações.

Para validar:

  1. Acesse o cadastro do usuário;
  2. Na aba “Detalhe”;
  3. Verifique se a opção “Notifica comunicação por e-mail” está devidamente marcada.


Caso o cliente utilize o recebimento de documentos via WhatsApp, também será necessário validar as configurações de comunicação do usuário.

Para isso:

  1. Acesse o cadastro do usuário;
  2. Em seguida, acesse a aba “WhatsApp”;
  3. Verifique se a comunicação via WhatsApp está ativa;
  4. Confirme se a opção de recebimento de guias/documentos via WhatsApp está devidamente habilitada.


4. Reenvio ao cliente

Após a realização de todos os ajustes e validações, caso a programação já esteja baixada, será necessário efetuar a reabertura da programação para que o sistema gere uma nova comunicação corretamente.



Em seguida, o documento deverá ser reenviado ou reprocessado para que a comunicação seja gerada corretamente pelo sistema.


Abertura de Processos

Na funcionalidade Abertura de Processos, é possível criar e acompanhar processos societários em um formato visual de cards, permitindo acompanhar facilmente o andamento de cada etapa.


Filtros disponíveis

No início da tela, estão disponíveis os seguintes filtros:



Além disso, existem filtros avançados, que permitem selecionar múltiplas opções simultaneamente.



Criar um processo a partir de uma etapa

Ao selecionar um tipo de processo, é possível criar uma nova demanda diretamente em uma etapa do fluxo. Para isso, localize o card da etapa desejada e clique no símbolo +.



Criando um novo processo

Para criar um novo processo, clique em + Novo e preencha os campos obrigatórios:

Após preencher as informações, clique em Criar.


Também é possível incluir um resumo do processo, que poderá ser compartilhado com o cliente para acompanhamento do andamento das atividades.

Para enviar as informações ao cliente:

  1. Selecione a opção Comunicar cliente;
  2. Informe o e-mail do destinatário.


Para gerar um resumo em PDF e encaminhá-lo ao cliente, clique no menu de três pontos e selecione a opção Exportar PDF.



Documento enviado ao cliente.



Movimentações do processo

Após a criação do processo, será habilitado o campo Movimentações, onde podem ser registradas informações internas visíveis apenas para os contadores.



Acompanhamento e execução do processo

Ao clicar no nome do processo, é possível visualizar e acompanhar todas as atividades vinculadas.



Ao marcar o checkbox de uma atividade:

Também é possível desconsiderar atividades obrigatórias, quando necessário.


Etiquetas e acompanhamento visual

Na tela de abertura de processos, é possível acompanhar visualmente os processos por meio das etiquetas, identificando com mais facilidade o status ou classificação desejada.Para visualizar ou alterar uma etiqueta, clique no card do processo, selecione a seta para baixo e acesse as opções de edição.



É possível alterar a cor ou a descrição da etiqueta clicando no ícone de lápis. Para criar uma nova etiqueta, utilize o símbolo +.



Movimentação entre etapas

Ao concluir todas as atividades de uma etapa, o card não será movido automaticamente para a próxima etapa do processo.Para avançar o processo, é necessário arrastar manualmente o card para a próxima coluna correspondente à etapa desejada.


Empresa não Constituída

A funcionalidade Empresa não constituída permite o cadastro de empresas que ainda não possuem CNPJ. No sistema Tareffa, apenas empresas com CNPJ podem ser cadastradas oficialmente, por isso essa opção é utilizada exclusivamente para fins de acompanhamento de processos, como por exemplo abertura de empresas.


Como cadastrar uma empresa não constituída

  1. Clique em +Nova.


 2. Preencha os campos obrigatórios:

Também é possível complementar o cadastro com as seguintes informações:

Essas informações auxiliam no acompanhamento e organização dos processos relacionados à empresa em constituição.


Consulta de Processos

Na funcionalidade Consulta de Processos, é possível criar e acompanhar processos societários.


Filtros disponíveis

No início da tela, estão disponíveis os seguintes filtros:



Além disso, existem filtros avançados, que permitem selecionar múltiplas opções simultaneamente.



Também é possível exportar os dados filtrados em Excel.



Criando um novo processo

Para criar um processo, clique em + Novo e preencha os campos obrigatórios:



É possível incluir um resumo do processo, que pode ser compartilhado com o cliente para acompanhamento das etapas.

Para enviar as informações ao cliente, selecione a opção Comunicar cliente e informe o e-mail.

Para gerar um resumo em PDF, clique nos três pontos e selecione a opção Exportar PDF.



Documento enviado ao cliente.




Movimentações do processo

Após a criação do processo, será habilitado o campo Movimentações, onde podem ser registradas informações internas visíveis apenas para os contadores.



Acompanhamento e execução do processo

Ao clicar no nome do processo, é possível visualizar e acompanhar todas as atividades vinculadas.



Ao marcar o checkbox de uma atividade:

Também é possível desconsiderar atividades obrigatórias, quando necessário.


Visão geral do processo

Na tela do processo, é possível acompanhar:


Baixa Manual com Comunicação Automática

A funcionalidade Baixa Manual com Comunicação Automática pode ser utilizada para enviar documentos, como guias, diretamente ao cliente sem a necessidade de configurar uma validação por conteúdo para realizar a baixa automática.

Atualmente, essa forma de comunicação está disponível apenas pelos canais Comunicador e e-mail.

Para utilizar essa funcionalidade, é necessário que o usuário possua a permissão Permite Baixa Manual habilitada em seu perfil.



Como realizar a baixa manual com comunicação automática







Observações:

Comunicação Grupo Interno Tareffa

A funcionalidade de Grupo Interno permite criar grupos de comunicação no Tareffa para conversas entre colaboradores e departamentos da contabilidade diretamente pelo comunicador.


Como criar um Grupo Interno

1. Acesse o menu de cadastros

No menu lateral do sistema, acesse: Cadastros Gerais

2. Entre em Departamentos

Clique na opção: Departamentos

3. Crie um novo grupo

Selecione o botão: + Novo



4. Preencha as informações do grupo

Informe o Nome do departamento/grupo. Em seguida, marque a opção “Exportar como Grupo” e clique em Salvar.



Após salvar, o sistema retornará para a página inicial do cadastro de departamentos.

Próximo passo

Realize a inclusão dos colaboradores que participarão do grupo interno de comunicação.



Após adicionar os participantes desejados, clique em Atualizar para salvar as alterações realizadas no grupo.



Vincular grupos diretamente no cadastro do usuário

Também é possível adicionar participantes ao grupo diretamente pelo cadastro do usuário contador.

Para realizar o vínculo:



Como criar comunicação com o Grupo

Para iniciar uma comunicação utilizando o grupo interno:



Orientações

Circular

A funcionalidade de circular permite o envio de comunicados de forma prática e centralizada dentro do sistema. Ela pode ser utilizada para compartilhar informações tanto com contadores quanto com clientes.

Configuração: Passo a passo

Antes de iniciar a criação de uma circular, é importante garantir que os usuários envolvidos possuam as permissões necessárias no sistema.


1. Permissão de acesso (Contador)

O contador responsável pela criação e envio da circular deve ter a permissão de envio devidamente habilitada em seu perfil.

Caso essa permissão não esteja ativa, a funcionalidade não ficará disponível para utilização



2. Configuração do cliente (Recebimento de circular)

Para que o cliente receba a circular, é necessário que a opção Recebe Circular esteja devidamente marcada em seu cadastro.

Caso essa opção não esteja habilitada, o cliente não receberá as comunicações.



Criando uma circular

Para iniciar a criação de uma circular, siga o caminho abaixo:

No menu lateral esquerdo acesse Comunicação > Circular.



Ao acessar essa opção, serão exibidos os campos de filtro. Esses filtros têm como objetivo auxiliar na seleção das empresas que irão receber a circular.



Filtros disponíveisOs seguintes filtros podem ser utilizados para definir as empresas que receberão a circular.


Os filtros podem ser aplicados de forma individual ou combinada, permitindo uma segmentação mais precisa das empresas.

Após configurar os filtros desejados, clique no botão “Aplicar”. O sistema irá listar as empresas que atendem aos critérios informados, permitindo a conferência antes do envio da circular.



Seleção das empresas

Após a aplicação dos filtros, o sistema exibirá apenas as empresas que atendem aos critérios definidos.

Revise a listagem apresentada e, estando as informações corretas, clique em “Próximo” para avançar para a próxima etapa da criação da circular.



Definição do conteúdo da circular

Na próxima etapa, será necessário informar o Assunto e o Conteúdo do comunicado que será enviado aos clientes.

Preencha essas informações com atenção, garantindo que a mensagem esteja clara e completa para o público selecionado.



Configuração de envio

Após o preenchimento das informações da circular, será possível definir a forma de envio.

Cria uma única comunicação, em formato de leitura para todos os contatos selecionados, sem possibilidade de resposta, sendo visível apenas no comunicador.



Cria uma comunicação por cliente no comunicador e realiza o envio do conteúdo também por e-mail.



Diferente da circular padrão, essa opção cria uma comunicação individual para cada contato, permitindo que eles respondam à mensagem.

Nessa modalidade, também é possível definir:

As comunicações geradas ficam apenas disponíveis no comunicador, onde podem ser visualizadas e respondidas pelos destinatários.



Após revisar todas as configurações e garantir que as informações estão corretas, clique em “Enviar” para concluir o processo.

Dashboard

O Dashboard do Gestão de Serviços no Tareffa foi desenvolvido para proporcionar uma visão rápida, estratégica e operacional das programações e baixas realizadas no sistema.

Através dele, é possível acompanhar os principais indicadores das rotinas executadas, facilitando o monitoramento das demandas e a análise da produtividade operacional.

Entre as informações disponíveis no Dashboard, destacam-se:


Esses indicadores auxiliam no acompanhamento das operações, permitindo maior controle sobre os processos e mais agilidade na identificação de possíveis pendências ou inconsistências.



Além disso, o Dashboard permite aplicar filtros por serviço, empresa, departamento, responsável e período programado, proporcionando uma análise mais detalhada das informações e facilitando o acompanhamento das demandas e da produtividade operacional.



Ao clicar em um indicador, como por exemplo “Em Aberto”, o sistema direcionará automaticamente para a tela de “Serviços Programados”, apresentando a listagem correspondente ao filtro selecionado.

Essa funcionalidade proporciona uma navegação mais prática e ágil, facilitando a análise e o acompanhamento das programações.


Dashboard APP

O Dashboard (APP) é um painel utilizado para acompanhar, em tempo real, as atividades e obrigações do escritório contábil. Por meio dele, é possível visualizar rapidamente o andamento dos serviços, facilitando o monitoramento da operação e a tomada de decisões.

O painel centraliza informações importantes, como:



Dashboard Padrão

Ao acessar o menu “Padrão”, é apresentada uma visão geral das programações e atividades do escritório.

Nessa visualização, é possível acompanhar:



Para obter informações mais específicas e personalizar a visualização dos dados, acesse o ícone “Filtro”, localizado no canto inferior direito da tela.

Os filtros podem ser utilizados individualmente ou combinados, permitindo uma análise mais detalhada das informações.

Filtros disponíveis:



Dashboard Analítico

O menu “Analítico” permite acompanhar indicadores de desempenho por serviço, além da porcentagem de atividades concluídas por colaborador, proporcionando uma visão mais detalhada da produtividade e execução das demandas.



Para utilizar essa funcionalidade, é necessário realizar previamente a configuração do indicador.


Parametrização de Indicadores

Para criar um novo indicador analítico, acesse o menu “Parametrizações”.

1.Informe o nome do indicador e clique no ícone “Gravar” para salvar a configuração.

O nome do indicador representa o grupo de gráficos que será exibido no Dashboard Analítico. Por exemplo, ao informar “Departamento Contábil”, os gráficos criados deverão estar relacionados aos serviços e indicadores desse departamento.

2. Após salvar o indicador, informe o nome do gráfico e clique novamente no ícone “Gravar”.

3. Selecione a Unidade de Negócio correspondente.

A Unidade de Negócio é uma característica que deve estar vinculada às empresas para que os dados dos serviços programados sejam considerados nos indicadores e gráficos do Dashboard Analítico.

4. Após selecionar a Unidade de Negócio, escolha o serviço que será utilizado na composição do gráfico.

Após concluir a parametrização, o indicador ficará disponível para consulta e acompanhamento no Dashboard Analítico, permitindo o monitoramento dos serviços e resultados relacionados à configuração realizada.



Girar Carrossel

Ao ativar a opção “Girar Carrossel“, os indicadores e gráficos serão alternados automaticamente na tela a cada 8 segundos, permitindo a visualização contínua das informações sem necessidade de interação do usuário.



Dashboard de Comunicações

O Dashboard de Comunicações é o painel responsável por centralizar e apresentar os principais indicadores relacionados às interações realizadas entre a contabilidade e seus clientes dentro do comunicador.



Por meio dele, é possível acompanhar de forma rápida e visual informações como:



Com o objetivo de facilitar o acompanhamento da carga de atendimentos da equipe, foi disponibilizado um novo quadro que permite visualizar, em tempo real, a quantidade de conversas em aberto de cada colaborador.

Quantidade de atendimentos em aberto: Exibe o número de conversas que o colaborador está atendendo simultaneamente.

Tempo de atendimento: Mostra há quanto tempo cada conversa permanece em aberto, facilitando a identificação de atendimentos que necessitam de maior atenção.


Ficha Técnica

Dentro do cadastro das empresas, está disponível a aba “Ficha Técnica”.

Nessa área, é possível armazenar informações importantes relacionadas à empresa, como:


A funcionalidade foi desenvolvida para centralizar informações relevantes em um único local, facilitando o acesso, a organização e o gerenciamento dos dados da empresa.



Para criar uma nova ficha técnica:

1. Clique na opção “+ Nova ficha”;

2. Informe o departamento responsável;

3. Preencha o assunto da ficha;

4. Em seguida, adicione as informações necessárias.

Após o preenchimento, a ficha ficará disponível para consulta e gerenciamento dentro do cadastro da empresa.



Após a criação da ficha técnica, também é possível anexar arquivos relacionados às informações cadastradas.

Os anexos ficarão disponíveis para consulta através do ícone de clipe, facilitando o acesso aos documentos vinculados à ficha.



Quem pode editar a ficha técnica?

A edição da ficha técnica poderá ser realizada:

Gerar Programação – Serviço Avulso e Recorrente

1. Como gerar um serviço recorrente?

Para gerar a programação de um ou mais serviços, acesse a tela de “Serviços Programados” e clique na opção “Gerar Programação”.

Em seguida, preencha os seguintes campos:

Ao selecionar apenas o mês de vencimento, o sistema realizará a geração de todas as programações de todos os departamentos para todas as empresas.

Caso necessário, é possível aplicar filtros para realizar uma geração mais específica:


Após preencher, clique em “Validar” e “Gerar programação”.




Caso a mensagem “Há conflitos de empresas e serviços!” seja apresentada no momento da validação, recomendamos consultar os seguintes manuais:


Esses materiais apresentam as orientações necessárias para identificação e correção dos conflitos de programação.


2. Como gerar a programação de um serviço avulso?

Para gerar a programação de um serviço avulso, acesse a tela de “Serviços Programados” e clique na opção “+ Avulso”.



Em seguida, preencha os campos:


Após preencher as informações, clique em “Salvar” para gerar a programação do serviço avulso.



Caso esteja criando um serviço para retificação de uma guia já enviada anteriormente, habilite a opção “Retificação” durante o cadastro da programação.



O sistema não permite gerar mais de uma programação para o mesmo serviço e empresa na mesma competência.

Caso seja necessário criar programações adicionais como ocorre, por exemplo, em serviços de Admissão, recomendamos utilizar o campo “Referência”.

Dessa forma, o sistema conseguirá diferenciar as programações com base na informação preenchida nesse campo.

Observação: para utilização do campo “Referência”, é necessário realizar um tratamento interno configurado pela equipe de suporte do Tareffa.

Ao desejar utilizar esse recurso, entre em contato com a equipe responsável para que os ajustes necessários sejam realizados.



3. Outros campos

Nº de ocorrências

O campo “Nº de ocorrências” é utilizado para auxiliar na extração de relatórios em formato CSV e nas análises relacionadas ao cálculo de tempo unitário das atividades.




+ Referências

A funcionalidade + Referências permite gerar mais de uma programação futura para a mesma empresa e serviço.

Para utilizar:




Valor unitário e valor total

Os campos “Valor unitário” e “Valor total” permitem informar os valores relacionados à execução do serviço.

Ao realizar a exportação das informações, o sistema utilizará esses valores em conjunto com a quantidade informada no campo “Nº de ocorrências”, possibilitando análises e cálculos no relatório exportado.



Gerando serviços avulsos pela opção “Programação de Serviços Avulsos”

Diferente da opção “+ Avulso”, que permite gerar a programação de um serviço para apenas uma empresa por vez, a funcionalidade “Programação de Serviços Avulsos” possibilita gerar o mesmo serviço para várias empresas simultaneamente.


Para realizar a programação:



O período é utilizado para que o sistema verifique se já existem programações geradas para as empresas selecionadas, evitando a criação de programações em duplicidade.

Também é possível aplicar filtros para refinar a seleção das empresas, como:


Após parametrizar os filtros desejados, clique no ícone de filtro para que o sistema realize a consulta das empresas correspondentes.



Após a consulta, selecione as empresas para as quais deseja gerar a programação do serviço.



E clique em “+”.



Em seguida, informe:


Após preencher as informações, clique em “Gerar” para concluir a criação das programações.

Observação: para criação de serviços avulsos exceto nos casos de retificação de um serviço recorrente é necessário que o parâmetro “Serviço avulso” esteja habilitado nas configurações do serviço.


Para verificar essa configuração:

1. Acesse Cadastros Gerais;

2. Em seguida, acesse Serviços;

3. Pesquise o serviço desejado e acesse o cadastro correspondente;

4. Verifique se a opção Serviço avulso está devidamente marcada.


Cadastro de Empresas e Principais Funções

Como cadastrar uma empresa

Para realizar o cadastro de uma empresa no sistema, siga os passos a seguir:







Campos obrigatórios

1. Código ERP

Informe um código de identificação da empresa. Caso já exista um código utilizado no sistema ERP, recomenda-se utilizar o mesmo para manter a organização e padronização das informações.

O preenchimento é livre, permitindo letras e números, porém o campo não deve conter espaços.


2. CPF/CNPJ/CNO/CAEPF

Informe a identificação fiscal da empresa. Quando o cadastro for realizado utilizando um CNPJ, é possível utilizar a lupa ao lado do campo para que o sistema preencha automaticamente informações como:


Se o CNPJ foi registrado recentemente, é possível que as informações ainda não estejam disponíveis automaticamente, devido ao prazo de atualização e repasse de dados pela Receita Federal. Nessa circunstância, será necessário preencher manualmente as informações no cadastro.

Para cadastros utilizando:


A busca automática pela lupa não estará disponível, sendo necessário preencher os dados manualmente.


3. Razão Social

Informe a razão social da empresa.


4. Regime Tributário*

Informe os dados do regime tributário da empresa. Para configurar o regime tributário:



Informe o regime tributário, a situação da empresa e a data de início das atividades.

Atenção: o sistema não permite gerar demandas com competência anterior à data de início das atividades da empresa. Por esse motivo, é importante informar corretamente a data a partir da qual deseja gerar as informações.



5. CNAE Primário*: Informe o CNAE da empresa no formato correto, respeitando as pontuações obrigatórias (XX.XX-X-XX).Caso a empresa não possua CNAE, informe 00.00-0-00 e pressione a tecla “Enter” para confirmação.



6. Campos opcionais


Nome Fantasia: Informe o nome fantasia da empresa.

Data de Início da Prestação do Serviço: Preencha a data em que a prestação do serviço para a empresa foi iniciada.

Inscrição Estadual: Informe a inscrição estadual da empresa.

Estado e Município: Preencha o estado e o município correspondentes ao endereço da empresa.

CNAE Secundário: Informe o CNAE secundário da empresa no formato correto, respeitando as pontuações obrigatórias: XX.XX-X-XX.

Após o preenchimento dos campos obrigatórios, o cadastro da empresa poderá ser concluído normalmente. Caso o botão “Salvar” permaneça desabilitado, verifique se todos os campos obrigatórios foram preenchidos corretamente.




Aba Responsáveis

Na aba “Responsáveis”, é possível definir os colaboradores responsáveis por cada departamento da empresa.

Esses responsáveis serão utilizados pelo sistema para direcionamento de programações, processos e demandas relacionadas ao departamento correspondente.



Caso nenhum usuário seja informado como responsável pelo departamento, o sistema atribuirá automaticamente a responsabilidade ao gerente configurado no departamento correspondente.


Abas disponíveis após a criação da empresa

Após concluir o cadastro da empresa, novas abas serão disponibilizadas para gerenciamento das informações.


Serviços

Permite visualizar os serviços vinculados à empresa, além de possibilitar:



Características

Permite visualizar e gerenciar os grupos de características vinculados à empresa.

As características são utilizadas para sinalizar as particularidades da empresa dentro do sistema, auxiliando nas automações para os vínculos com serviços que possuam as mesmas características, por meio das regras configuradas no cadastro dos serviços.



Histórico

Permite visualizar o histórico de alterações do regime tributário da empresa, incluindo informações como:


Também é possível criar novos históricos através do botão “Criar Histórico”.

Importante: alterações no regime tributário devem ser realizadas nesta aba.

Sempre que houver alteração no regime tributário, também será necessário atualizar a característica correspondente ao regime tributário da empresa.

Caso a necessidade seja apenas alterar o status da empresa, sem mudança de regime tributário, basta acessar o ícone de lápis na coluna “Ação” e realizar a alteração do status diretamente no histórico.

O ícone de prancheta, disponível na coluna “Ação”, permite visualizar o histórico de serviços vinculados ao período.



Usuários

Permite visualizar os usuários vinculados à empresa, incluindo informações como:


O vínculo de usuários à empresa deve ser realizado através do menu “Usuários”, não sendo possível efetuar essa associação diretamente nesta aba.

Nesta tela, também é possível habilitar ou desabilitar os perfis do usuário cliente para o recebimento das guias, conforme a necessidade de acesso e permissões da empresa.



Ficha Técnica

Permite visualizar e registrar informações relacionadas à empresa, possibilitando o acompanhamento histórico dos apontamentos realizados. Os registros podem ser filtrados por:


Também é possível criar novas fichas técnicas através do botão “Nova Ficha”. A ficha técnica pode ser utilizada para documentar orientações internas, como:


Também é possível anexar arquivos na ficha técnica para complementar os registros e facilitar o acesso às informações relacionadas à empresa.


Log de Documentos Publicados

Ao processar um arquivo para baixa automática no sistema, alguns status podem ser apresentados para indicar se o documento foi publicado com sucesso ou se ocorreu alguma inconsistência durante o processamento.


Publicado


Quando o documento apresenta o ícone amarelo, significa que o sistema não conseguiu identificar a empresa contida no documento.


Possíveis motivos:


Serviço baixado com sucesso 


Indica que o sistema identificou corretamente a empresa, o serviço e a competência do documento, realizando a baixa automática com sucesso.

Neste status encontram-se os serviços que não geram comunicação automática ao cliente.


Não encontrou serviço Aberto relacionado ao Arquivo


Indica que o sistema não conseguiu concluir a baixa automática do documento.

Possíveis motivos:


Encontrou mais de um serviço aberto relacionado ao arquivo


Indica que foram encontradas múltiplas programações para a mesma competência.

Ação necessária:


Comunicação com o cliente criada com sucesso


Indica que o sistema identificou corretamente a empresa, o serviço e a competência, além de realizar a comunicação automática ao cliente.

Neste status encontram-se os serviços configurados para envio de comunicação.


Problemas na comunicação com Cliente


Indica que a baixa do documento foi realizada com sucesso, porém a comunicação ao cliente não pôde ser concluída.

Possíveis motivos:

Abertura de Chamados

Para realizar a abertura de chamados e registrar uma Dúvida, Problema ou Sugestão de Melhoria, acesse a ferramenta do Gestão de Serviço, ou acesse diretamente pelo link: chamados.ottimizza.com.br;


Ao acessar a ferramenta na barra superior, localizada no canto direito da tela, clique no botão Chamados e Sugestões, conforme ilustrado na imagem a seguir.



Em seguida, o usuário será direcionado para a tela de chamados; clique em Continuar ou, se necessário, confirme as informações de login;


Ao acessar a tela de chamados, serão exibidos os chamados em aberto, caso existam. Nessa mesma tela, também é possível consultar chamados finalizados e realizar a abertura de novos chamados;



Após clicar no botão +, informe o Produto, Tipo de Atendimento e descreva sua dúvida no campo correspondente, em seguida, clique em Confirmar.



ATENÇÃO

Caso o chamado seja referente à inclusão de um novo Layout/Serviço, descreva a solicitação no campo apropriado e anexe os arquivos correspondentes ao serviço em uma pasta compactada (.zip). Os arquivos devem estar em formato PDF editável.


Caso o chamado seja referente a Dúvida, Problema ou Sugestão de melhoria, descreva detalhadamente a situação e anexe os arquivos pertinentes, se necessário.

Cadastro de Empresas

Acesse a solução Gestão de Serviços. No menu lateral esquerdo, clique em Empresas e, na sequência, selecione + Nova.




Preencha os campos conforme solicitado.



1 – Código da empresa no sistema contábil
2 – Nome fantasia
3 – Razão social
4 – CPF, CNPJ ou CNO
5 – Número inscrição estadual, caso não tenha, colocar termo “isenta”


No lado direito, selecione o ícone de lápis (em azul) e preencha o regime tributário, competência e finalize no botão Criar.



Por fim, Indique o(s) CNAE(S) da empresa.



Clique em Salvar para criar a empresa.

Cadastro de Departamento

Para estabelecer um novo departamento, acesse o menu lateral esquerdo, em Cadastros Gerais, selecione “Departamentos” e, em seguida, clique em “+ Novo“.



Informações do cadastro

Informe o nome do departamento e, em seguida, selecione uma das opções disponíveis.



Contabilidade

Departamento utilizado nos:





Cliente

Departamento utilizado apenas para: Cadastros de usuários clientes.



Exportar como Grupo

Opção utilizada para: Criação de grupos internos de comunicação entre contadores.

Usar na comunicação

Permite que o departamento fique disponível no comunicador Tareffa para que os clientes possam selecionar e entrar em contato com aquele setor ao utilizar o app.tareffa.

Campo Gerente

Ao selecionar a opção Contabilidade, o campo Gerente será ativado. Neste campo, deve-se informar o responsável geral pelo departamento.



Por que informar um gerente?

Caso uma empresa não possua um responsável definido para determinado departamento em seu cadastro, as programações serão geradas automaticamente para o gerente informado no departamento.

Essa regra também é utilizada nas comunicações realizadas pela plataforma, tanto no comunicador interno quanto nas integrações com o WhatsApp, direcionando os atendimentos para o gerente responsável quando não houver um colaborador vinculado ao departamento da empresa.


Termos de busca

O campo Termos de Busca é utilizado pela solução Atende+. Essa informação é usada para identificar o departamento e realizar o envio do bot de seleção de departamentos no WhatsApp.


Envio de e-mails em lote

Caso a contabilidade utilize o envio de e-mails em lote, é possível configurar a forma como os documentos daquele departamento serão enviados aos clientes.



Finalizando o cadastro

Após preencher as informações desejadas, clique em Salvar.

Vínculo de Responsável

Acesse a solução Gestão de Serviços. No menu lateral esquerdo, selecione a opção Empresas.



Busque pela empresa que deseja utilizar no campos destacados na imagem a seguir.



Acesse a empresa e, na aba Responsáveis, informe o responsável por cada departamento.



Ao finalizar o preenchimento, clique em Atualizar para registrar as novas informações.



Como alterar em lote os responsáveis de um departamento

Caso ocorra uma mudança de carteira e seja necessário alterar em lote os responsáveis de um departamento em várias empresas, essa alteração pode ser realizada diretamente pelo Tareffa.

Como acessar



Informações obrigatórias

Para realizar a transferência, é obrigatório informar:


Campo Empresas

No campo Empresas, caso nenhum código ERP seja informado, o sistema realizará a alteração do responsável daquele departamento para todas as empresas da base. Caso a alteração deva ocorrer apenas para empresas específicas:


Importante para clientes Questor

Para empresas que possuem identificação de filial com “-1” no Código ERP, essa informação também deverá ser preenchida.

Exemplo: 20-1

Caso a identificação da filial não seja informada corretamente, a alteração do responsável não será concluída.


Cadastro de Serviços

Acesse a solução Gestão de Serviços. No menu lateral esquerdo, clique em Serviços e, em seguida, selecione a opção + Novo.




Na tela de cadastro, serão exibidas as abas para o preenchimento das informações do serviço. Na aba Detalhes, preencha os campos destacados abaixo:


1. Nome serviço: informe a descrição do serviço que será criado;

2. Departamento responsável: selecione o departamento que ficará responsável pela execução e acompanhamento do serviço;

3. Checklist: caso necessário, vincule um checklist que deverá ser seguido durante a realização da atividade (é criado no menu Gestão de Processos > Processo modelo).

4. Parâmetros do serviço: marque os parâmetros essenciais para o correto funcionamento do serviço, como:



Observação:


Na aba Programação, preencha os campos conforme as orientações apresentadas na imagem a seguir.



Na aba programação, preencha os campos conforme as orientações abaixo:

Antecipar: o vencimento será ajustado para o último dia útil anterior. Exemplo: se o vencimento ocorrer em um domingo, o serviço será considerado com vencimento na sexta-feira anterior.

Postergar: o vencimento será ajustado para o próximo dia útil após a data original.


Após concluir a configuração da aba Programação, acesse a aba Comunicação e selecione os campos necessários para a validação, conforme indicado a seguir.




Observação: ao selecionar a opção Encerrar comunicação após sua abertura, a conversa no Comunicador será encerrada automaticamente assim que for aberta, evitando que permaneça nos filtros de comunicações em andamento. Mesmo que o cliente realize posteriormente o download dos documentos, a comunicação não será reaberta.

Na aba Parâmetros da Empresa, é necessário que a situação do serviço esteja configurada como Ativa para que ele seja gerado para a empresa.



Na aba Integrações, devem ser realizadas as configurações para a baixa do documento, que podem ser definidas por conteúdo ou pelo nome do arquivo. A inclusão de novos documentos é realizada pelo nosso time de Homologação de Documentos. Após o preenchimento de todas as abas, clique em Criar para cadastrar o novo serviço.


Após o preenchimento de todas as abas, clique em Criar para cadastrar o novo serviço.



Em seguida, retorne ao menu Serviços e localize o serviço criado. Ao acessá-lo, estarão disponíveis novas abas, como Características e Empresas.

Na aba Características, realize as configurações das regras que serão utilizadas para o vínculo das empresas ao serviço. Essa configuração funciona como uma validação interna, verificando se a empresa possui as condições definidas na regra criada. Caso a empresa não atenda aos critérios configurados, o sistema poderá sugerir a remoção do vínculo com o serviço.

Observação: a configuração das características não é obrigatória. Os serviços padrões disponíveis na Biblioteca Modelo já possuem essas regras previamente cadastradas.



Na aba Empresas, é possível verificar que não há empresas cadastradas neste serviço. O cadastro pode ser realizado individualmente, por empresa, ou em lote, conforme demonstrado na imagem a seguir.



Para adicionar empresas individualmente, clique no botão + Empresas, busque pela empresa e clique em Adicionar.



Após adicionar a empresa, o vínculo entre a empresa e o serviço estará realizado.

Adição de Empresas no Serviço

Adição Individual de Empresa


Acesse a solução Gestão de Serviços. No menu lateral esquerdo, clique em Serviços e localize o serviço ao qual deseja adicionar a(s) empresa(s).




Clique sobre o serviço, vá até a aba Empresas e selecione o botão + Empresas.



Será exibida uma tela para que o usuário informe o código ou o nome da(s) empresa(s). Em seguida, clique em Adicionar e as empresas serão incluídas no serviço.




Adição de Empresas em Lote


Para vincular empresas em lote nos serviços, clique no botão Cadastrar em Lote.



Aplique os filtros necessários para refinar a busca e por fim clique em ADICIONAR LISTA ATUAL.



Ao concluir o carregamento, todas as empresas da lista serão incluídas no serviço.

Clonar Empresas no Serviço

Acesse a solução Gestão de Serviços. No menu lateral esquerdo, clique em Serviços.



Busque pelo serviço que deseja copiar as empresas e acesse-o.



Ao acessar o serviço, vá até a aba Empresas e clique no botão Clonar.



Em seguida, informe o serviço que deseja clonar as empresas, conforme exemplificado.



Por fim, clique em Importar para que as empresas sejam importadas no serviço.


Atenção

Após pesquisar o serviço e carregar as empresas, vá até a opção Itens por página e selecione a alternativa que permita o maior número de importações por vez.


Cadastro de Grupo de Característica

Acesse a solução Gestão de Serviços. No menu lateral esquerdo, clique em Características, em seguida, acesse a aba Grupo de Características.




Clique no botão + Novo, informe o nome do grupo e clique em Salvar.



Após o carregamento da página, o grupo já estará disponível para utilização.

Cadastro de Características

Acesse a solução Gestão de Serviços. No menu lateral esquerdo, clique em Características.



Na aba características, clique em + Nova, informe o nome da característica, selecione o grupo ao qual ela pertence e, por fim, clique em Salvar.




Após o carregamento da página, a nova característica já estará disponível para utilização.

Tela de Serviços Programados

Ao acessar a solução Gestão de Serviços, o usuário será direcionado para a tela de Serviços Programados. Caso esteja em outra tela, no menu lateral esquerdo, clique em Serviços Programados.



Nessa tela, constam informações como o responsável pela atividade, a descrição da atividade, a empresa vinculada, a competência e o prazo de vencimento.



O usuário pode utilizar os filtros disponíveis para refinar a visualização, sendo eles: Serviço, Empresa, Responsável, Status e Intervalo de Datas.



No filtro Status, ao acessá-lo, são exibidas todas as opções disponíveis para seleção neste campo, conforme destacado na imagem a seguir.



No filtro Intervalo, ao acessá-lo, são exibidas todas as opções disponíveis para seleção neste campo, conforme destacado na imagem a seguir.



Após a finalização de uma atividade, seu status será alterado conforme o tipo de baixa realizado. Os ícones de Comentários do Serviço permitem a inclusão de informações complementares relacionadas à atividade. O ícone do balão azul dá acesso à comunicação vinculada ao serviço, conforme ilustrado na imagem a seguir.



Por meio do ícone Comentário do Serviço, é possível visualizar o arquivo baixado automaticamente, que permanece salvo nesta tela para fácil acesso, conforme demonstrado na imagem a seguir.



Filtros Avançados

Nos Filtros Avançados, é possível refinar a pesquisa na tela de Serviços Programados utilizando os seguintes critérios:





Filtrar pela Data de Término: permite consultar apenas as programações que foram concluídas (baixadas) dentro do período informado.

Exibir apenas Atendimentos: disponível para cenários com integração ao Atende+, permite filtrar somente os serviços avulsos gerados a partir de solicitações abertas pelo cliente por meio da funcionalidade + Menu.


Baixa Automática de Arquivos

A baixa automática de serviços poderá ser realizada de duas formas: por meio da inserção do arquivo na pasta monitorada do Tareffa ou utilizando o ícone do clips na tela de Serviços Programados. Neste manual apresentaremos a segunda opção.


Acesse a solução Gestão de Serviços. No menu lateral esquerdo, clique em Serviços Programados.



Ao acessar a tela de serviços programados, clique no ícone do clips para carregar o arquivo,



Ao acessar o ícone do clips, será exibida a tela para anexar o arquivo correspondente ao serviço a ser baixado. Clique em Adicionar Arquivos e, em seguida, em Enviar. Após o envio do arquivo, basta aguardar para que o usuário possa visualizar a baixa do serviço.



Ao atualizar a tela de Serviços Programados, é possível visualizar o serviço com status Bx. Automática e a data de término da atividade.



Observação: ao clicar nos balões localizados à direita do serviço, é possível visualizar o arquivo no feed.

Baixa Manual de Arquivos

1. Configuração para realização de Baixa Manual


Para realizar a baixa manual de um serviço, é necessário que algumas configurações estejam habilitadas tanto no cadastro do serviço quanto no usuário responsável pela baixa.





Observações:


  1. 1 Realizando a baixa manual

Acesse a solução Gestão de Serviços. No menu lateral esquerdo, clique em Serviços Programados para visualizar os serviços programados.



Ao acessar a tela de Serviços Programados, localize o serviço para o qual deseja realizar a baixa manual. Em seguida, clique no botão sinalizado para exibir as opções disponíveis e selecione Baixar/Reabrir Selecionados.



Ao ser exibida a tela, selecione o status para Concluído, escolha um texto padrão ou insira uma descrição e, por fim, clique em Postar, conforme indicado na imagem a seguir.



Por fim, o status será alterado para Bx. Manual e a data de término da atividade será registrada.


Transferência de Serviços Programados

Acesse a solução Gestão de Serviços. No menu lateral esquerdo, clique em Serviços Programados.



Localize e selecione o(s) serviço(s) que deseja transferir. Em seguida, será exibida uma nova tela; clique na opção Transferência de Serviços.



Ao acessar o botão de transferência, informe o nome da pessoa que ficará responsável pelo serviço e apresente uma justificativa. Por fim, clique em Transferir.



Ao finalizar o carregamento da página, todos os serviços selecionados serão transferidos para o novo colaborador.


Como transferir todas as demandas de um colaborador

Quando um colaborador da contabilidade for inativado, é necessário transferir as demandas que estão vinculadas ao seu usuário para outro responsável.


Procedimento

  1. Acesse o menu Cadastros Gerais > Usuários;
  2. Localize e selecione o usuário que será inativado;
  3. Acesse a aba Atribuições.


4. Clique nas opções de transferência de demandas e departamentos.



5. Informe o novo usuário que receberá as demandas.



6. Clique em Transferir para concluir o processo.

Após a transferência, todas as demandas e departamentos vinculados ao usuário serão atribuídos ao novo responsável.

Cancelamento de Serviço

Acesse a solução Gestão de Serviços. No menu lateral esquerdo, clique em Serviços Programados para visualizar os serviços que estão programados.



Selecione o serviço e clique na opção Baixar Selecionados.



Selecione o status, informe o texto padrão e clique em Postar para realizar o cancelamento do serviço.



Para realizar o cancelamento de um serviço, é necessário que o usuário possua a permissão específica para essa operação. Essa permissão é concedida diretamente no cadastro do usuário, por meio das configurações de acesso.

Como conceder a permissão

Acesse os Cadastros Gerais

No sistema, acesse o menu Cadastros Gerais > Usuários > Permissões


Exclusão de Serviço

No menu lateral esquerdo, clique em Serviços Programados. Em seguida, será exibido a tela com todos os serviços programados.




Busque e selecione o serviço que deseja excluir. Ao clicar na flag, será exibida uma nova tela; selecione a opção Apagar selecionados.



Por fim, clique em Confirmar para excluir o serviço.



Para realizar a exclusão de um serviço, o usuário deve possuir a permissão específica para essa ação. Essa permissão é controlada de acordo com o perfil de acesso do contador (Colaborador, Gerente, Administrador)


Como conceder a permissão

 Acesse os Cadastros Gerais

No sistema, acesse o menu Cadastros Gerais > Permissões de acesso.



Importante