Gestão de Serviços

Processo Modelo

O Processo Modelo permite criar uma estrutura padrão de etapas e atividades para organizar processos, checklists, cobra arquivos e processos societários.


Como criar um Processo Modelo

Acesse: Gestão de Serviços > Processo Modelo > + Processo



Ao criar um processo, você poderá:



Quando criar um novo Tipo de Processo?

Recomendamos criar um novo Tipo de Processo quando o fluxo de etapas for diferente dos processos já existentes.


Exemplo

Se você possui dois processos com exatamente as mesmas etapas:

Nesse caso, utilize o mesmo Tipo de Processo, criando apenas Processos Modelo diferentes, caso deseje diferenciá-los.


Por quê?

Os Processos Modelo que utilizam o mesmo Tipo de Processo compartilham a estrutura de etapas.

Isso significa que, ao alterar as etapas de um deles, a alteração poderá impactar os demais processos que utilizam esse mesmo tipo.

Se o fluxo de etapas for diferente, o ideal é criar um novo Tipo de Processo.


Configurando as etapas

Após salvar o cadastro, será exibido o primeiro card de etapas.



1 – Editar o nome da etapa clicando diretamente sobre o título;

2- Adicionar novas etapas utilizando o símbolo + ao lado da etapa;

3 – Adicionar atividades utilizando o símbolo + dentro do card da etapa;

4 – Excluir uma etapa através do menu de três pontos.



Criando uma atividade

Ao adicionar uma atividade, será necessário informar:


Campo Serviço

O campo Serviço permite que, ao gerar um processo através da Consulta de Processos ou da Abertura de Processos, seja criada automaticamente uma programação de Serviço Avulso nos Serviços Programados.


Importante: Para que isso funcione, é necessário observar algumas regras:


Atenção: Se o mesmo serviço for informado em mais de uma atividade, será criada uma programação para cada atividade.


Sugestão de vencimento do serviço

Também é possível definir uma sugestão de vencimento para o serviço.


Por exemplo:

Assim, quando o processo for criado pela Consulta de Processos ou pela Abertura de Processos, o serviço será programado automaticamente considerando essa quantidade de dias.


Salvando a atividade

Após preencher as informações:



Excluindo atividades

Caso seja necessário remover uma atividade, basta clicar no ícone da lixeira ao lado da atividade desejada.


Consulta de Processos Modelos

Na funcionalidade Consulta de Processos Modelos, é possível criar, consultar e editar os modelos de processos que serão utilizados na abertura de novos processos.


Filtros disponíveis

Para localizar um processo modelo, é possível realizar pesquisas pelos seguintes critérios:



Criando um novo processo modelo

Ao clicar no botão + Processo, é possível criar um novo processo modelo.

Nesse cadastro, é possível:



Criando apenas um novo Tipo de Processo

Ao clicar somente no símbolo +, será possível realizar o cadastro de um novo Tipo de Processo, sem a criação de um processo modelo.



Editando um Tipo de Processo

Ao clicar no ícone de lápis ao lado do nome do Tipo de Processo, é possível:



Para realizar alterações relacionadas à ativação ou inativação, o usuário do tipo Contador deve possuir a permissão de Administrador no perfil Gestão de Processos.



Também é possível pesquisar por um Tipo de Processo e utilizar o ícone de lápis para editar suas informações.



Observações importantes


Como Consultar Documentos Enviados e Não Baixados na Comunicação de Guia

Para garantir que o documento enviado seja comunicado corretamente ao cliente, é importante validar algumas configurações relacionadas ao serviço e ao cadastro do usuário cliente.

Conforme demonstrado na imagem:



Quando esse comportamento ocorrer, recomendamos verificar os seguintes pontos:


  1. Validar as configurações de comunicação do serviço

Para que a comunicação seja realizada, o serviço precisa estar com a permissão de comunicação habilitada.

Siga os passos abaixo:

  1. Acesse o cadastro do serviço;
  2. Em seguida, acesse a aba “Comunicação”;
  3. Marque a opção “Comunica Cliente quando Concluído”.

2. Validar o perfil de comunicação vinculado ao serviço

É importante definir corretamente o perfil de comunicação, pois ele determina quais usuários da empresa receberão os documentos e comunicações enviadas pelo sistema.

Os perfis disponíveis são:

Certifique-se de que o perfil selecionado esteja de acordo com os usuários que devem receber a comunicação.




Caso seja necessário incluir outros responsáveis no recebimento das comunicações, utilize a opção “Perfis Adicionais” para adicionar novos perfis que também deverão receber os documentos e notificações enviadas pelo sistema.



3. Permissões e perfis do usuário cliente

Também é necessário validar se existe um usuário vinculado ao perfil de comunicação definido no serviço.

Siga os passos abaixo:

  1. Acesse o cadastro da empresa;
  2. Em seguida, acesse a aba “Usuários”;
  3. Verifique se o perfil de comunicação configurado no serviço está devidamente vinculado ao usuário responsável.


Além disso, é importante confirmar se o usuário possui as configurações de comunicação habilitadas para recebimento das notificações.

Para validar:

  1. Acesse o cadastro do usuário;
  2. Na aba “Detalhe”;
  3. Verifique se a opção “Notifica comunicação por e-mail” está devidamente marcada.


Caso o cliente utilize o recebimento de documentos via WhatsApp, também será necessário validar as configurações de comunicação do usuário.

Para isso:

  1. Acesse o cadastro do usuário;
  2. Em seguida, acesse a aba “WhatsApp”;
  3. Verifique se a comunicação via WhatsApp está ativa;
  4. Confirme se a opção de recebimento de guias/documentos via WhatsApp está devidamente habilitada.


4. Reenvio ao cliente

Após a realização de todos os ajustes e validações, caso a programação já esteja baixada, será necessário efetuar a reabertura da programação para que o sistema gere uma nova comunicação corretamente.



Em seguida, o documento deverá ser reenviado ou reprocessado para que a comunicação seja gerada corretamente pelo sistema.


Abertura de Processos

Na funcionalidade Abertura de Processos, é possível criar e acompanhar processos societários em um formato visual de cards, permitindo acompanhar facilmente o andamento de cada etapa.


Filtros disponíveis

No início da tela, estão disponíveis os seguintes filtros:



Além disso, existem filtros avançados, que permitem selecionar múltiplas opções simultaneamente.



Criar um processo a partir de uma etapa

Ao selecionar um tipo de processo, é possível criar uma nova demanda diretamente em uma etapa do fluxo. Para isso, localize o card da etapa desejada e clique no símbolo +.



Criando um novo processo

Para criar um novo processo, clique em + Novo e preencha os campos obrigatórios:

Após preencher as informações, clique em Criar.


Também é possível incluir um resumo do processo, que poderá ser compartilhado com o cliente para acompanhamento do andamento das atividades.

Para enviar as informações ao cliente:

  1. Selecione a opção Comunicar cliente;
  2. Informe o e-mail do destinatário.


Para gerar um resumo em PDF e encaminhá-lo ao cliente, clique no menu de três pontos e selecione a opção Exportar PDF.



Documento enviado ao cliente.



Movimentações do processo

Após a criação do processo, será habilitado o campo Movimentações, onde podem ser registradas informações internas visíveis apenas para os contadores.



Acompanhamento e execução do processo

Ao clicar no nome do processo, é possível visualizar e acompanhar todas as atividades vinculadas.



Ao marcar o checkbox de uma atividade:

Também é possível desconsiderar atividades obrigatórias, quando necessário.


Etiquetas e acompanhamento visual

Na tela de abertura de processos, é possível acompanhar visualmente os processos por meio das etiquetas, identificando com mais facilidade o status ou classificação desejada.Para visualizar ou alterar uma etiqueta, clique no card do processo, selecione a seta para baixo e acesse as opções de edição.



É possível alterar a cor ou a descrição da etiqueta clicando no ícone de lápis. Para criar uma nova etiqueta, utilize o símbolo +.



Movimentação entre etapas

Ao concluir todas as atividades de uma etapa, o card não será movido automaticamente para a próxima etapa do processo.Para avançar o processo, é necessário arrastar manualmente o card para a próxima coluna correspondente à etapa desejada.


Empresa não Constituída

A funcionalidade Empresa não constituída permite o cadastro de empresas que ainda não possuem CNPJ. No sistema Tareffa, apenas empresas com CNPJ podem ser cadastradas oficialmente, por isso essa opção é utilizada exclusivamente para fins de acompanhamento de processos, como por exemplo abertura de empresas.


Como cadastrar uma empresa não constituída

  1. Clique em +Nova.


 2. Preencha os campos obrigatórios:

Também é possível complementar o cadastro com as seguintes informações:

Essas informações auxiliam no acompanhamento e organização dos processos relacionados à empresa em constituição.


Consulta de Processos

Na funcionalidade Consulta de Processos, é possível criar e acompanhar processos societários.


Filtros disponíveis

No início da tela, estão disponíveis os seguintes filtros:



Além disso, existem filtros avançados, que permitem selecionar múltiplas opções simultaneamente.



Também é possível exportar os dados filtrados em Excel.



Criando um novo processo

Para criar um processo, clique em + Novo e preencha os campos obrigatórios:



É possível incluir um resumo do processo, que pode ser compartilhado com o cliente para acompanhamento das etapas.

Para enviar as informações ao cliente, selecione a opção Comunicar cliente e informe o e-mail.

Para gerar um resumo em PDF, clique nos três pontos e selecione a opção Exportar PDF.



Documento enviado ao cliente.




Movimentações do processo

Após a criação do processo, será habilitado o campo Movimentações, onde podem ser registradas informações internas visíveis apenas para os contadores.



Acompanhamento e execução do processo

Ao clicar no nome do processo, é possível visualizar e acompanhar todas as atividades vinculadas.



Ao marcar o checkbox de uma atividade:

Também é possível desconsiderar atividades obrigatórias, quando necessário.


Visão geral do processo

Na tela do processo, é possível acompanhar:


Baixa Manual com Comunicação Automática

A funcionalidade Baixa Manual com Comunicação Automática pode ser utilizada para enviar documentos, como guias, diretamente ao cliente sem a necessidade de configurar uma validação por conteúdo para realizar a baixa automática.

Atualmente, essa forma de comunicação está disponível apenas pelos canais Comunicador e e-mail.

Para utilizar essa funcionalidade, é necessário que o usuário possua a permissão Permite Baixa Manual habilitada em seu perfil.



Como realizar a baixa manual com comunicação automática







Observações:

Comunicação Grupo Interno Tareffa

A funcionalidade de Grupo Interno permite criar grupos de comunicação no Tareffa para conversas entre colaboradores e departamentos da contabilidade diretamente pelo comunicador.


Como criar um Grupo Interno

1. Acesse o menu de cadastros

No menu lateral do sistema, acesse: Cadastros Gerais

2. Entre em Departamentos

Clique na opção: Departamentos

3. Crie um novo grupo

Selecione o botão: + Novo



4. Preencha as informações do grupo

Informe o Nome do departamento/grupo. Em seguida, marque a opção “Exportar como Grupo” e clique em Salvar.



Após salvar, o sistema retornará para a página inicial do cadastro de departamentos.

Próximo passo

Realize a inclusão dos colaboradores que participarão do grupo interno de comunicação.



Após adicionar os participantes desejados, clique em Atualizar para salvar as alterações realizadas no grupo.



Vincular grupos diretamente no cadastro do usuário

Também é possível adicionar participantes ao grupo diretamente pelo cadastro do usuário contador.

Para realizar o vínculo:



Como criar comunicação com o Grupo

Para iniciar uma comunicação utilizando o grupo interno:



Orientações

Circular

A funcionalidade de circular permite o envio de comunicados de forma prática e centralizada dentro do sistema. Ela pode ser utilizada para compartilhar informações tanto com contadores quanto com clientes.

Configuração: Passo a passo

Antes de iniciar a criação de uma circular, é importante garantir que os usuários envolvidos possuam as permissões necessárias no sistema.


1 - Permissão de acesso (Contador)

O contador responsável pela criação e envio da circular deve ter a permissão de envio devidamente habilitada em seu perfil.

Caso essa permissão não esteja ativa, a funcionalidade não ficará disponível para utilização



2 - Configuração do cliente (Recebimento de circular)

Para que o cliente receba a circular, é necessário que a opção Recebe Circular esteja devidamente marcada em seu cadastro.

Caso essa opção não esteja habilitada, o cliente não receberá as comunicações.



3 - Criando uma circular

Para iniciar a criação de uma circular, siga o caminho abaixo:

No menu lateral esquerdo acesse Comunicação > Circular.



Ao acessar essa opção, serão exibidos os campos de filtro. Esses filtros têm como objetivo auxiliar na seleção das empresas que irão receber a circular.



Filtros disponíveis: Os seguintes filtros podem ser utilizados para definir as empresas que receberão a circular.


Os filtros podem ser aplicados de forma individual ou combinada, permitindo uma segmentação mais precisa das empresas.

Após configurar os filtros desejados, clique no botão “Aplicar”. O sistema irá listar as empresas que atendem aos critérios informados, permitindo a conferência antes do envio da circular.



4 - Seleção das empresas

Após a aplicação dos filtros, o sistema exibirá apenas as empresas que atendem aos critérios definidos.

Revise a listagem apresentada e, estando as informações corretas, clique em “Próximo” para avançar para a próxima etapa da criação da circular.



5 - Definição do conteúdo da circular

Na próxima etapa, será necessário informar o Assunto e o Conteúdo do comunicado que será enviado aos clientes.

Preencha essas informações com atenção, garantindo que a mensagem esteja clara e completa para o público selecionado.



6 - Configuração de envio

Após o preenchimento das informações da circular, será possível definir a forma de envio.

Cria uma única comunicação, em formato de leitura para todos os contatos selecionados, sem possibilidade de resposta, sendo visível apenas no comunicador.



Cria uma comunicação por cliente no comunicador e realiza o envio do conteúdo também por e-mail.



Diferente da circular padrão, essa opção cria uma comunicação individual para cada contato, permitindo que eles respondam à mensagem.

Nessa modalidade, também é possível definir:

As comunicações geradas ficam apenas disponíveis no comunicador, onde podem ser visualizadas e respondidas pelos destinatários.



Após revisar todas as configurações e garantir que as informações estão corretas, clique em “Enviar” para concluir o processo.

Quando a Circular é disponibilizada no Comunicador por meio de envio de mensagem em massa, é criada uma conversa individual e o cliente pode responder nessa comunicação.

As demais formas de envio o cliente não pode responder.

Quando o envio for realizado pelo Comunicador por meio de mensagem em massa, sim.

É necessário selecionar o perfil do usuário Cliente que deverá receber a Circular.

Por exemplo:

Perfil Financeiro → usuários clientes com perfil Financeiro.

Não.

A Circular não utiliza WhatsApp para o envio, independentemente de o ambiente possuir integração com:

A funcionalidade Circular não realiza envios pelo WhatsApp. Os canais disponíveis para a Circular são o Comunicador e o e-mail. Circulares se categorizam como mensagens em massa e isto fere as políticas do WhatsApp.

Dashboard

O Dashboard do Gestão de Serviços no Tareffa foi desenvolvido para proporcionar uma visão rápida, estratégica e operacional das programações e baixas realizadas no sistema.

Através dele, é possível acompanhar os principais indicadores das rotinas executadas, facilitando o monitoramento das demandas e a análise da produtividade operacional.

Entre as informações disponíveis no Dashboard, destacam-se:


Esses indicadores auxiliam no acompanhamento das operações, permitindo maior controle sobre os processos e mais agilidade na identificação de possíveis pendências ou inconsistências.



Além disso, o Dashboard permite aplicar filtros por serviço, empresa, departamento, responsável e período programado, proporcionando uma análise mais detalhada das informações e facilitando o acompanhamento das demandas e da produtividade operacional.



Ao clicar em um indicador, como por exemplo “Em Aberto”, o sistema direcionará automaticamente para a tela de “Serviços Programados”, apresentando a listagem correspondente ao filtro selecionado.

Essa funcionalidade proporciona uma navegação mais prática e ágil, facilitando a análise e o acompanhamento das programações.


Dashboard APP

O Dashboard (APP) é um painel utilizado para acompanhar, em tempo real, as atividades e obrigações do escritório contábil. Por meio dele, é possível visualizar rapidamente o andamento dos serviços, facilitando o monitoramento da operação e a tomada de decisões.

O painel centraliza informações importantes, como:



Dashboard Padrão

Ao acessar o menu “Padrão”, é apresentada uma visão geral das programações e atividades do escritório.

Nessa visualização, é possível acompanhar:



Para obter informações mais específicas e personalizar a visualização dos dados, acesse o ícone “Filtro”, localizado no canto inferior direito da tela.

Os filtros podem ser utilizados individualmente ou combinados, permitindo uma análise mais detalhada das informações.

Filtros disponíveis:



Dashboard Analítico

O menu “Analítico” permite acompanhar indicadores de desempenho por serviço, além da porcentagem de atividades concluídas por colaborador, proporcionando uma visão mais detalhada da produtividade e execução das demandas.



Para utilizar essa funcionalidade, é necessário realizar previamente a configuração do indicador.


Parametrização de Indicadores

Para criar um novo indicador analítico, acesse o menu “Parametrizações”.

1.Informe o nome do indicador e clique no ícone “Gravar” para salvar a configuração.

O nome do indicador representa o grupo de gráficos que será exibido no Dashboard Analítico. Por exemplo, ao informar “Departamento Contábil”, os gráficos criados deverão estar relacionados aos serviços e indicadores desse departamento.

2. Após salvar o indicador, informe o nome do gráfico e clique novamente no ícone “Gravar”.

3. Selecione a Unidade de Negócio correspondente.

A Unidade de Negócio é uma característica que deve estar vinculada às empresas para que os dados dos serviços programados sejam considerados nos indicadores e gráficos do Dashboard Analítico.

4. Após selecionar a Unidade de Negócio, escolha o serviço que será utilizado na composição do gráfico.

Após concluir a parametrização, o indicador ficará disponível para consulta e acompanhamento no Dashboard Analítico, permitindo o monitoramento dos serviços e resultados relacionados à configuração realizada.



Girar Carrossel

Ao ativar a opção “Girar Carrossel“, os indicadores e gráficos serão alternados automaticamente na tela a cada 8 segundos, permitindo a visualização contínua das informações sem necessidade de interação do usuário.



Dashboard de Comunicações

O Dashboard de Comunicações é o painel responsável por centralizar e apresentar os principais indicadores relacionados às interações realizadas entre a contabilidade e seus clientes dentro do comunicador.



Por meio dele, é possível acompanhar de forma rápida e visual informações como:



Com o objetivo de facilitar o acompanhamento da carga de atendimentos da equipe, foi disponibilizado um novo quadro que permite visualizar, em tempo real, a quantidade de conversas em aberto de cada colaborador.

Quantidade de atendimentos em aberto: Exibe o número de conversas que o colaborador está atendendo simultaneamente.

Tempo de atendimento: Mostra há quanto tempo cada conversa permanece em aberto, facilitando a identificação de atendimentos que necessitam de maior atenção.


Ficha Técnica

Dentro do cadastro das empresas, está disponível a aba “Ficha Técnica”.

Nessa área, é possível armazenar informações importantes relacionadas à empresa, mantendo documentos e informações relevantes centralizados em um único local.

Pode ser utilizada, por exemplo, para armazenar:

A funcionalidade foi desenvolvida para centralizar informações relevantes em um único local, facilitando o acesso, a organização e o gerenciamento dos dados da empresa.



1- Filtros da Ficha Técnica

A tela permite pesquisar as fichas cadastradas utilizando os seguintes filtros:

No filtro de Situação, é possível consultar:

Além dos filtros, a tela também disponibiliza a opção + Nova ficha para criação de um novo registro.

2 - Criar Nova Ficha

Para criar uma nova ficha técnica:

  1. Clique na opção + Nova ficha;
  2. Informe o Departamento responsável;
  3. Preencha o Assunto da ficha;
  4. Informe a Descrição/Mensagem, registrando as informações que deverão ficar armazenadas sobre aquele assunto da empresa.


Após o preenchimento, a ficha ficará disponível para consulta e gerenciamento dentro do cadastro da empresa.

Os anexos ficarão disponíveis para consulta através do ícone de clipe, facilitando o acesso aos documentos vinculados à ficha.



3 - Informações apresentadas na ficha

Após a criação, a listagem das fichas apresenta informações como:

A ficha pode permanecer Ativa ou ser Arquivada, conforme a necessidade.

4 - Anexar arquivos

Após a criação da ficha técnica, também é possível anexar arquivos relacionados às informações cadastradas.

Essa opção permite manter documentos vinculados ao contexto em que a informação foi registrada, facilitando sua consulta posteriormente.

Para consultar um arquivo anexado, basta clicar no ícone de clipe disponível na ficha. O sistema apresentará os arquivos vinculados àquele registro.

Após anexar o arquivo, basta fechar a tela para manter o documento associado à ficha.

5 - Ações da Ficha Técnica

Depois de criada, a ficha possui algumas opções para gerenciamento.

Permite alterar as informações cadastradas na ficha.

Durante a edição, também é possível alterar sua situação, inclusive para Arquivada, quando necessário.

Permite remover a ficha técnica cadastrada.

Permite adicionar documentos à ficha técnica, mantendo os arquivos relacionados às informações registradas.

⚠️ Permissão para editar a Ficha Técnica

Existe uma regra específica para edição da ficha técnica.

A ficha pode ser editada somente por:

Ou seja, o fato de um usuário conseguir consultar uma ficha não significa necessariamente que ele tenha permissão para editá-la.

Gerar Programação – Serviço Avulso e Recorrente

1 - Como gerar um serviço recorrente?

Para gerar a programação de um ou mais serviços, acesse a tela de “Serviços Programados” e clique na opção “Gerar Programação”.

Em seguida, preencha os seguintes campos:

Ao selecionar apenas o mês de vencimento, o sistema realizará a geração de todas as programações de todos os departamentos para todas as empresas.

Caso necessário, é possível aplicar filtros para realizar uma geração mais específica:


Após preencher, clique em “Validar” e “Gerar programação”.




Caso a mensagem “Há conflitos de empresas e serviços!” seja apresentada no momento da validação, recomendamos consultar os seguintes manuais:

Esses materiais apresentam as orientações necessárias para identificação e correção dos conflitos de programação.


2 - Como gerar a programação de um serviço avulso?

Para gerar a programação de um serviço avulso, acesse a tela de “Serviços Programados” e clique na opção “+ Avulso”.



Em seguida, preencha os campos:


Após preencher as informações, clique em “Salvar” para gerar a programação do serviço avulso.



Caso esteja criando um serviço para retificação de uma guia já enviada anteriormente, habilite a opção “Retificação” durante o cadastro da programação.



O sistema não permite gerar mais de uma programação para o mesmo serviço e empresa na mesma competência.

Caso seja necessário criar programações adicionais como ocorre, por exemplo, em serviços de Admissão, recomendamos utilizar o campo “Referência”.

Dessa forma, o sistema conseguirá diferenciar as programações com base na informação preenchida nesse campo.

Observação: para utilização do campo “Referência”, é necessário realizar um tratamento interno configurado pela equipe de suporte do Tareffa.

Ao desejar utilizar esse recurso, entre em contato com a equipe responsável para que os ajustes necessários sejam realizados.



3 - Outros campos

Nº de ocorrências

O campo “Nº de ocorrências” é utilizado para auxiliar na extração de relatórios em formato CSV e nas análises relacionadas ao cálculo de tempo unitário das atividades.




+ Referências

A funcionalidade + Referências permite gerar mais de uma programação futura para a mesma empresa e serviço.

Para utilizar:




Valor unitário e valor total

Os campos “Valor unitário” e “Valor total” permitem informar os valores relacionados à execução do serviço.

Ao realizar a exportação das informações, o sistema utilizará esses valores em conjunto com a quantidade informada no campo “Nº de ocorrências”, possibilitando análises e cálculos no relatório exportado.



Gerando serviços avulsos pela opção “Programação de Serviços Avulsos”

Diferente da opção “+ Avulso”, que permite gerar a programação de um serviço para apenas uma empresa por vez, a funcionalidade “Programação de Serviços Avulsos” possibilita gerar o mesmo serviço para várias empresas simultaneamente.

Para realizar a programação:



O período é utilizado para que o sistema verifique se já existem programações geradas para as empresas selecionadas, evitando a criação de programações em duplicidade.

Também é possível aplicar filtros para refinar a seleção das empresas, como:


Após parametrizar os filtros desejados, clique no ícone de filtro para que o sistema realize a consulta das empresas correspondentes.



Após a consulta, selecione as empresas para as quais deseja gerar a programação do serviço.



E clique em “+”.



Em seguida, informe:


Após preencher as informações, clique em “Gerar” para concluir a criação das programações.

Observação: para criação de serviços avulsos exceto nos casos de retificação de um serviço recorrente é necessário que o parâmetro “Serviço avulso” esteja habilitado nas configurações do serviço.


Para verificar essa configuração:

1. Acesse Cadastros Gerais;

2. Em seguida, acesse Serviços;

3. Pesquise o serviço desejado e acesse o cadastro correspondente;

4. Verifique se a opção Serviço avulso está devidamente marcada.


Cadastro de Empresas e Principais Funções

Como cadastrar uma empresa

Para realizar o cadastro de uma empresa no sistema, siga os passos a seguir:







Campos obrigatórios

1. Código ERP

Informe um código de identificação da empresa. Caso já exista um código utilizado no sistema ERP, recomenda-se utilizar o mesmo para manter a organização e padronização das informações.

O preenchimento é livre, permitindo letras e números, porém o campo não deve conter espaços.


2. CPF/CNPJ/CNO/CAEPF

Informe a identificação fiscal da empresa. Quando o cadastro for realizado utilizando um CNPJ, é possível utilizar a lupa ao lado do campo para que o sistema preencha automaticamente informações como:


Se o CNPJ foi registrado recentemente, é possível que as informações ainda não estejam disponíveis automaticamente, devido ao prazo de atualização e repasse de dados pela Receita Federal. Nessa circunstância, será necessário preencher manualmente as informações no cadastro.

Para cadastros utilizando:


A busca automática pela lupa não estará disponível, sendo necessário preencher os dados manualmente.


3. Razão Social

Informe a razão social da empresa.


4. Regime Tributário*

Informe os dados do regime tributário da empresa. Para configurar o regime tributário:



Informe o regime tributário, a situação da empresa e a data de início das atividades.

Atenção: o sistema não permite gerar demandas com competência anterior à data de início das atividades da empresa. Por esse motivo, é importante informar corretamente a data a partir da qual deseja gerar as informações.



5. CNAE Primário*: Informe o CNAE da empresa no formato correto, respeitando as pontuações obrigatórias (XX.XX-X-XX).Caso a empresa não possua CNAE, informe 00.00-0-00 e pressione a tecla “Enter” para confirmação.



6. Campos opcionais


Nome Fantasia: Informe o nome fantasia da empresa.

Data de Início da Prestação do Serviço: Preencha a data em que a prestação do serviço para a empresa foi iniciada.

Inscrição Estadual: Informe a inscrição estadual da empresa.

Estado e Município: Preencha o estado e o município correspondentes ao endereço da empresa.

CNAE Secundário: Informe o CNAE secundário da empresa no formato correto, respeitando as pontuações obrigatórias: XX.XX-X-XX.

Após o preenchimento dos campos obrigatórios, o cadastro da empresa poderá ser concluído normalmente. Caso o botão “Salvar” permaneça desabilitado, verifique se todos os campos obrigatórios foram preenchidos corretamente.




Aba Responsáveis

Na aba “Responsáveis”, é possível definir os colaboradores responsáveis por cada departamento da empresa.

Esses responsáveis serão utilizados pelo sistema para direcionamento de programações, processos e demandas relacionadas ao departamento correspondente.



Caso nenhum usuário seja informado como responsável pelo departamento, o sistema atribuirá automaticamente a responsabilidade ao gerente configurado no departamento correspondente.


Abas disponíveis após a criação da empresa

Após concluir o cadastro da empresa, novas abas serão disponibilizadas para gerenciamento das informações.


Serviços

Permite visualizar os serviços vinculados à empresa, além de possibilitar:



Características

Permite visualizar e gerenciar os grupos de características vinculados à empresa.

As características são utilizadas para sinalizar as particularidades da empresa dentro do sistema, auxiliando nas automações para os vínculos com serviços que possuam as mesmas características, por meio das regras configuradas no cadastro dos serviços.



Histórico

Permite visualizar o histórico de alterações do regime tributário da empresa, incluindo informações como:


Também é possível criar novos históricos através do botão “Criar Histórico”.

Importante: alterações no regime tributário devem ser realizadas nesta aba.

Sempre que houver alteração no regime tributário, também será necessário atualizar a característica correspondente ao regime tributário da empresa.

Caso a necessidade seja apenas alterar o status da empresa, sem mudança de regime tributário, basta acessar o ícone de lápis na coluna “Ação” e realizar a alteração do status diretamente no histórico.

O ícone de prancheta, disponível na coluna “Ação”, permite visualizar o histórico de serviços vinculados ao período.



Usuários

Permite visualizar os usuários vinculados à empresa, incluindo informações como:


O vínculo de usuários à empresa deve ser realizado através do menu “Usuários”, não sendo possível efetuar essa associação diretamente nesta aba.

Nesta tela, também é possível habilitar ou desabilitar os perfis do usuário cliente para o recebimento das guias, conforme a necessidade de acesso e permissões da empresa.



Ficha Técnica

Permite visualizar e registrar informações relacionadas à empresa, possibilitando o acompanhamento histórico dos apontamentos realizados. Os registros podem ser filtrados por:


Também é possível criar novas fichas técnicas através do botão “Nova Ficha”. A ficha técnica pode ser utilizada para documentar orientações internas, como:


Também é possível anexar arquivos na ficha técnica para complementar os registros e facilitar o acesso às informações relacionadas à empresa.


Log de Documentos Publicados

Ao processar um arquivo para baixa automática no sistema, alguns status podem ser apresentados para indicar se o documento foi publicado com sucesso ou se ocorreu alguma inconsistência durante o processamento.


Publicado


Quando o documento apresenta o ícone amarelo, significa que o sistema não conseguiu identificar a empresa contida no documento.


Possíveis motivos:


Serviço baixado com sucesso 


Indica que o sistema identificou corretamente a empresa, o serviço e a competência do documento, realizando a baixa automática com sucesso.

Neste status encontram-se os serviços que não geram comunicação automática ao cliente.


Não encontrou serviço Aberto relacionado ao Arquivo


Indica que o sistema não conseguiu concluir a baixa automática do documento.

Possíveis motivos:


Encontrou mais de um serviço aberto relacionado ao arquivo


Indica que foram encontradas múltiplas programações para a mesma competência.

Ação necessária:


Comunicação com o cliente criada com sucesso


Indica que o sistema identificou corretamente a empresa, o serviço e a competência, além de realizar a comunicação automática ao cliente.

Neste status encontram-se os serviços configurados para envio de comunicação.


Problemas na comunicação com Cliente


Indica que a baixa do documento foi realizada com sucesso, porém a comunicação ao cliente não pôde ser concluída.

Possíveis motivos:

Abertura de Chamados

Para realizar a abertura de chamados e registrar uma Dúvida, Problema ou Sugestão de Melhoria, acesse a ferramenta do Gestão de Serviço, ou acesse diretamente pelo link: chamados.ottimizza.com.br;


Ao acessar a ferramenta na barra superior, localizada no canto direito da tela, clique no botão Chamados e Sugestões, conforme ilustrado na imagem a seguir.



Em seguida, o usuário será direcionado para a tela de chamados; clique em Continuar ou, se necessário, confirme as informações de login;


Ao acessar a tela de chamados, serão exibidos os chamados em aberto, caso existam. Nessa mesma tela, também é possível consultar chamados finalizados e realizar a abertura de novos chamados;



Após clicar no botão +, informe o Produto, Tipo de Atendimento e descreva sua dúvida no campo correspondente, em seguida, clique em Confirmar.



ATENÇÃO

Caso o chamado seja referente à inclusão de um novo Layout/Serviço, descreva a solicitação no campo apropriado e anexe os arquivos correspondentes ao serviço em uma pasta compactada (.zip). Os arquivos devem estar em formato PDF editável.


Caso o chamado seja referente a Dúvida, Problema ou Sugestão de melhoria, descreva detalhadamente a situação e anexe os arquivos pertinentes, se necessário.

Cadastro de Empresas

Ao cadastrar uma empresa manualmente, existem alguns campos obrigatórios.

Informações obrigatórias

Devem ser preenchidos:

 

Consulta automática pelo CNPJ

Existe uma funcionalidade que permite informar o CNPJ e utilizar o ícone de lupa para consultar os dados da empresa na base da Receita Federal.

Quando a consulta está disponível, o sistema pode preencher automaticamente informações como:

Quando a consulta pode não funcionar

Em empresas recém-abertas, pode acontecer de os dados ainda não estarem disponíveis na API utilizada pelo sistema.

Nesse caso, a empresa pode existir oficialmente, mas as informações ainda não terem sido atualizadas na fonte consultada.

 

Início do serviço prestado pela contabilidade

Existe um campo para informar a data de início dos serviços prestados pela contabilidade.

Essa informação permite registrar a partir de quando aquela contabilidade passou a atender a empresa.

 

Inscrição Estadual

O cadastro possui o campo de Inscrição Estadual.

⚠️ Essa informação é apenas informativa no cadastro da empresa.

 

Regime Tributário

O preenchimento do Regime Tributário é obrigatório.

Para configurar corretamente, utiliza-se o ícone de lápis, onde são informados:

 

⚠️ Início da competência do Regime Tributário

Esse campo exige atenção porque influencia diretamente a partir de quando as atividades/obrigações poderão ser geradas para a empresa.

Não é recomendável simplesmente utilizar a data em que a empresa passou a ser atendida pela contabilidade sem analisar o histórico.

Exemplo

Uma empresa já existe há anos, mas acabou de trocar de contador.

Se o novo cadastro for configurado com início do regime somente no mês em que a contabilidade assumiu a empresa, o sistema poderá considerar aquele período como início para determinadas gerações.

Isso pode fazer com que obrigações de períodos anteriores não sejam geradas conforme o esperado.

Além disso, muitas obrigações possuem:

Competência → vencimento no mês seguinte.

Portanto, ao cadastrar uma empresa nova na base, é importante avaliar se é necessário informar uma competência anterior, como o início do ano ou um período maior, principalmente quando existe histórico anterior que precisa ser considerado para a geração das obrigações.

 

Aba Responsáveis

Na aba Responsáveis, são apresentados os departamentos cadastrados como tipo Contabilidade.

Para cada departamento, é possível definir o responsável pela execução das atividades daquela empresa.

Formas de definir os responsáveis

O responsável pode ser informado por diferentes meios:

Importar responsáveis

Nessa tela também existe a opção Importar.

Ela permite utilizar os responsáveis de uma empresa informada e importar essa estrutura para a empresa atual.

Isso facilita a configuração quando duas empresas possuem uma estrutura de responsáveis semelhante.

 

Cadastro da Empresa — Aba Serviços

A aba Serviços apresenta os serviços vinculados à empresa e permite realizar diversas configurações específicas.

Envio de e-mails em lote

É possível definir a política de envio dos documentos para a empresa.

A empresa pode:

Isso permite personalizar o comportamento da empresa sem necessariamente alterar a configuração geral do departamento.

Esta funcionalidade é para apenas contabilidades que optam por envio de e-mails em lote no menu contabilidades.

 

Adicionar serviço à empresa

Também é possível adicionar serviços manualmente dentro do cadastro da empresa.

 

Gerar Serviços

Existe a opção Gerar Serviços, que automatiza a busca dos serviços compatíveis com a empresa.

O processo considera as Características cadastradas na empresa.

Quando o usuário aciona essa opção, o sistema busca os serviços que possuem regras de características compatíveis com aquela empresa.

Fluxo:

Características da empresa
↓
Gerar Serviços
↓
Sistema verifica as regras dos serviços
↓
Apresenta os serviços compatíveis
↓
Usuário confirma
↓
Serviços são vinculados à empresa

Isso permite realizar o vínculo de vários serviços de uma só vez, em vez de cadastrar cada serviço manualmente.

 

Importar Serviços

 

Também existe a opção de Importar serviços.

É possível utilizar os serviços relacionados a uma empresa informada e importá-los para a empresa atual.

 

Informações dos serviços vinculados

 

Na listagem dos serviços da empresa podem ser visualizadas informações como:

 

Ações do serviço

 

Para cada serviço vinculado à empresa, existem ações disponíveis.

Excluir

O ícone correspondente permite remover o vínculo do serviço com a empresa.

Editar

Ao clicar no lápis, são apresentadas as configurações específicas daquele serviço para aquela empresa.

Essas configurações são semelhantes às que já vimos na aba Empresas do cadastro do serviço.

 

Configurações específicas do serviço na empresa

 

É possível personalizar:

Data/Dia de vencimento

Definir um vencimento específico para aquela empresa, diferente do padrão configurado no serviço.

Programação para períodos específicos

Definir em quais meses/períodos o serviço deverá ser gerado para aquela empresa.

Departamento específico

Definir qual departamento será responsável pela geração das atividades daquele serviço para aquela empresa, mesmo que o serviço possua outro departamento como padrão.

Não gerar novas programações

Permite determinar que o serviço deixe de gerar novas programações para aquela empresa.

Também é possível definir uma data específica a partir da qual o serviço não deverá mais ser gerado.

Ativo/Inativo

Permite ativar ou inativar o serviço somente para aquela empresa.

Quando inativado, o sistema deixa de gerar novas programações daquele serviço para a empresa.

Justificativa

Pode ser registrada uma justificativa para a inativação ou alteração realizada.

Não validar

Permite criar uma exceção à regra de características do serviço.

Quando habilitado, o sistema não aplica a validação da regra de características para aquela empresa, permitindo que ela permaneça vinculada mesmo que não atenda aos critérios gerais definidos no serviço.

 

Aba Características

 

A aba Características reúne as características padrão do sistema e também aquelas que foram criadas pela própria contabilidade.

Existem grupos de características, e dentro deles ficam as respectivas informações que podem ser atribuídas à empresa.

Entre os exemplos estão características relacionadas a:

Unidade de Negócio

No grupo de Unidade de Negócio, deve existir a característica padrão de Unidade de Negócio quando a contabilidade pretende utilizar essa estrutura.

Essa característica é importante porque está relacionada ao uso da empresa em outras funcionalidades do sistema, inclusive no Dashboard APP.

Portanto, a empresa precisa estar corretamente caracterizada para que as informações sejam consideradas nessas funcionalidades.

 

Características e geração automática de serviços

 

As características cadastradas na empresa não servem apenas como informação cadastral.

Elas também são utilizadas pelo sistema para identificar quais serviços podem ser aplicados àquela empresa, conforme as regras configuradas nos serviços.

Exemplo:

A empresa possui características relacionadas a:

O sistema utiliza essas informações para comparar com as regras dos serviços e identificar aqueles que são compatíveis com a empresa.

Assim, depois que as características estão corretamente configuradas, a geração/vinculação de serviços pode ser feita de forma mais automatizada.

 

Aba Histórico

 

A aba Histórico registra as informações relacionadas ao período de validade da empresa dentro da contabilidade.

Ela é especialmente importante para representar mudanças ao longo do tempo.

Histórico inicial

Quando uma empresa é cadastrada, o sistema cria um histórico automaticamente.

Nesse histórico ficam informações como:

⚠️ Atenção ao início da validade

É importante considerar um período anterior ao início efetivo do atendimento atual da contabilidade.

Em casos de troca de escritório contábil, por exemplo, a empresa pode possuir obrigações e declarações referentes a períodos anteriores à entrada na nova contabilidade.

Se o histórico for configurado somente a partir do mês em que a contabilidade assumiu a empresa, determinadas atividades retroativas podem não ser geradas corretamente.

Por isso, é recomendável avaliar a necessidade de iniciar o histórico com antecedência, podendo ser pelo menos um ano antes, dependendo do cenário da empresa e das obrigações que precisam ser consideradas.

 

Edição do Histórico

 

É possível utilizar o ícone de lápis para editar as informações daquele período.

Entre os campos está o Início da Validade, que representa a partir de quando aquele histórico passa a valer.

Também existe o campo de Fim do Serviço/Término da Validade.

 

Fim do Serviço / Término da Validade

 

Esse campo deve ser utilizado quando for necessário indicar que aquele período de histórico será encerrado.

Pode ocorrer, por exemplo, quando:

Regra importante

Quando é definida uma data de término da validade, o sistema entende que, a partir daquele momento, as atividades relacionadas àquele histórico não deverão mais ser geradas.

Por isso, é fundamental configurar essa data corretamente.

Empresa em processo de rescisão

Quando a empresa está em processo de rescisão/troca de escritório, não necessariamente é preciso encerrar imediatamente o histórico.

Pode ser necessário manter o período ativo para que as últimas obrigações sejam geradas e executadas.

Ou seja, o encerramento deve considerar as atividades que ainda precisam ser cumpridas, e não somente a data em que o processo de saída foi iniciado.

 

Situação da Empresa

 

O histórico também registra a situação da empresa.

Entre as situações estão:

Significado geral

Ativa
Empresa em funcionamento normal.

Inativa
Empresa sem atividade conforme a situação cadastrada.

Suspensa
Empresa com atividades suspensas.

Baixada
CNPJ extinto/baixado.

Paralisada
Empresa que está sem funcionamento/atividades no período.

Em processo de rescisão
Situação utilizada, por exemplo, durante a saída/troca de escritório de contabilidade.

Em processo de baixa
Empresa em processo de encerramento.

 

Histórico de Serviços

 

Dentro do histórico também existe a relação dos serviços vinculados àquele período da empresa.

Essa área apresenta informações como:

Essa informação permite saber quais serviços estão associados especificamente àquele histórico.

 

Serviço ativo no histórico

 

Um serviço pode ser desativado diretamente no histórico.

Ao clicar na configuração de ativo e desmarcá-la, aquele serviço deixa de estar ativo a partir daquela configuração.

Consequentemente:

O serviço deixa de gerar novas programações para aquela empresa naquele histórico.

Isso é diferente de excluir o serviço da base ou alterar sua configuração geral.

 

Aba Usuários

 

A aba Usuários apresenta os usuários clientes que já estão vinculados àquela empresa e configurados para receber comunicações.

Na listagem podem aparecer informações como:

Perfis de comunicação

É possível editar os perfis vinculados ao usuário diretamente nessa tela.

Os perfis determinam quais tipos de documentos aquele usuário poderá receber.

Isso está diretamente relacionado à configuração de perfis realizada no serviço.

Exemplo:

Usuário Cliente com perfil Financeiro → receberá os documentos destinados ao perfil Financeiro.

Portanto, essa configuração precisa estar alinhada com os perfis definidos nos serviços da empresa.


Exclusão e status da empresa

Não é possível excluir o cadastro da empresa

O cadastro de uma empresa não pode ser excluído do sistema.

Caso a empresa não precise mais receber novas programações, não é necessário excluir o cadastro.

Inativar a empresa

Quando não for mais necessário gerar programações para uma empresa, basta acessar o Histórico da Empresa e realizar a inativação.

Após a inativação, a empresa deixa de receber novas programações conforme as regras do sistema.

Status apresentado na tela de detalhes

Na tela de detalhes da empresa, o status exibido, como “Ativa”, não pode ser alterado diretamente nessa tela.

Essa informação é apenas uma reprodução do status registrado no Histórico da Empresa.

Por isso, quando for necessário alterar o status da empresa, a alteração deve ser realizada no Histórico da Empresa.



Cadastro de Departamento

Para estabelecer um novo departamento, acesse o menu lateral esquerdo, em Cadastros Gerais, selecione “Departamentos” e, em seguida, clique em “+ Novo“.



Informações do cadastro

Informe o nome do departamento e, em seguida, selecione uma das opções disponíveis.



Contabilidade

Departamento utilizado nos:





Cliente

Departamento utilizado apenas para: Cadastros de usuários clientes.



Exportar como Grupo

Opção utilizada para: Criação de grupos internos de comunicação entre contadores.

Usar na comunicação

Permite que o departamento fique disponível no comunicador Tareffa para que os clientes possam selecionar e entrar em contato com aquele setor ao utilizar o app.tareffa.

Campo Gerente

Ao selecionar a opção Contabilidade, o campo Gerente será ativado. Neste campo, deve-se informar o responsável geral pelo departamento.



Por que informar um gerente?

Caso uma empresa não possua um responsável definido para determinado departamento em seu cadastro, as programações serão geradas automaticamente para o gerente informado no departamento.

Essa regra também é utilizada nas comunicações realizadas pela plataforma, tanto no comunicador interno quanto nas integrações com o WhatsApp, direcionando os atendimentos para o gerente responsável quando não houver um colaborador vinculado ao departamento da empresa.


Termos de busca

O campo Termos de Busca é utilizado pela solução Atende+. Essa informação é usada para identificar o departamento e realizar o envio do bot de seleção de departamentos no WhatsApp.


Envio de e-mails em lote

Caso a contabilidade utilize o envio de e-mails em lote, é possível configurar a forma como os documentos daquele departamento serão enviados aos clientes.



Finalizando o cadastro

Após preencher as informações desejadas, clique em Salvar.

Vínculo de Responsável

Acesse a solução Gestão de Serviços. No menu lateral esquerdo, selecione a opção Empresas.



Busque pela empresa que deseja utilizar no campos destacados na imagem a seguir.



Acesse a empresa e, na aba Responsáveis, informe o responsável por cada departamento.



Ao finalizar o preenchimento, clique em Atualizar para registrar as novas informações.



Como alterar em lote os responsáveis de um departamento

Caso ocorra uma mudança de carteira e seja necessário alterar em lote os responsáveis de um departamento em várias empresas, essa alteração pode ser realizada diretamente pelo Tareffa.

Como acessar



Informações obrigatórias

Para realizar a transferência, é obrigatório informar:


Campo Empresas

No campo Empresas, caso nenhum código ERP seja informado, o sistema realizará a alteração do responsável daquele departamento para todas as empresas da base. Caso a alteração deva ocorrer apenas para empresas específicas:


Importante para clientes Questor

Para empresas que possuem identificação de filial com “-1” no Código ERP, essa informação também deverá ser preenchida.

Exemplo: 20-1

Caso a identificação da filial não seja informada corretamente, a alteração do responsável não será concluída.


Cadastro de Serviços

Acesse a solução Gestão de Serviços. No menu lateral esquerdo, clique em Serviços e, em seguida, selecione a opção + Novo.




Na tela de cadastro, serão exibidas as abas para o preenchimento das informações do serviço. Na aba Detalhes, preencha os campos destacados abaixo:


1. Nome serviço: informe a descrição do serviço que será criado;

2. Departamento responsável: selecione o departamento que ficará responsável pela execução e acompanhamento do serviço;

3. Checklist: caso necessário, vincule um checklist que deverá ser seguido durante a realização da atividade (é criado no menu Gestão de Processos > Processo modelo).

4. Parâmetros do serviço: marque os parâmetros essenciais para o correto funcionamento do serviço, como:



Observação:


Na aba Programação, preencha os campos conforme as orientações apresentadas na imagem a seguir.



Na aba programação, preencha os campos conforme as orientações abaixo:

Antecipar: o vencimento será ajustado para o último dia útil anterior. Exemplo: se o vencimento ocorrer em um domingo, o serviço será considerado com vencimento na sexta-feira anterior.

Postergar: o vencimento será ajustado para o próximo dia útil após a data original.


Após concluir a configuração da aba Programação, acesse a aba Comunicação e selecione os campos necessários para a validação, conforme indicado a seguir.




Observação: ao selecionar a opção Encerrar comunicação após sua abertura, a conversa no Comunicador será encerrada automaticamente assim que for aberta, evitando que permaneça nos filtros de comunicações em andamento. Mesmo que o cliente realize posteriormente o download dos documentos, a comunicação não será reaberta.

Na aba Parâmetros da Empresa, é necessário que a situação do serviço esteja configurada como Ativa para que ele seja gerado para a empresa.



Na aba Integrações, devem ser realizadas as configurações para a baixa do documento, que podem ser definidas por conteúdo ou pelo nome do arquivo. A inclusão de novos documentos é realizada pelo nosso time de Homologação de Documentos. Após o preenchimento de todas as abas, clique em Criar para cadastrar o novo serviço.


Após o preenchimento de todas as abas, clique em Criar para cadastrar o novo serviço.



Em seguida, retorne ao menu Serviços e localize o serviço criado. Ao acessá-lo, estarão disponíveis novas abas, como Características e Empresas.

Na aba Características, realize as configurações das regras que serão utilizadas para o vínculo das empresas ao serviço. Essa configuração funciona como uma validação interna, verificando se a empresa possui as condições definidas na regra criada. Caso a empresa não atenda aos critérios configurados, o sistema poderá sugerir a remoção do vínculo com o serviço.

Observação: a configuração das características não é obrigatória. Os serviços padrões disponíveis na Biblioteca Modelo já possuem essas regras previamente cadastradas.



Na aba Empresas, é possível verificar que não há empresas cadastradas neste serviço. O cadastro pode ser realizado individualmente, por empresa, ou em lote, conforme demonstrado na imagem a seguir.



Para adicionar empresas individualmente, clique no botão + Empresas, busque pela empresa e clique em Adicionar.



Após adicionar a empresa, o vínculo entre a empresa e o serviço estará realizado.

Adição de Empresas no Serviço

Adição Individual de Empresa


Acesse a solução Gestão de Serviços. No menu lateral esquerdo, clique em Serviços e localize o serviço ao qual deseja adicionar a(s) empresa(s).




Clique sobre o serviço, vá até a aba Empresas e selecione o botão + Empresas.



Será exibida uma tela para que o usuário informe o código ou o nome da(s) empresa(s). Em seguida, clique em Adicionar e as empresas serão incluídas no serviço.




Adição de Empresas em Lote


Para vincular empresas em lote nos serviços, clique no botão Cadastrar em Lote.



Aplique os filtros necessários para refinar a busca e por fim clique em ADICIONAR LISTA ATUAL.



Ao concluir o carregamento, todas as empresas da lista serão incluídas no serviço.

Clonar Empresas no Serviço

Acesse a solução Gestão de Serviços. No menu lateral esquerdo, clique em Serviços.



Busque pelo serviço que deseja copiar as empresas e acesse-o.



Ao acessar o serviço, vá até a aba Empresas e clique no botão Clonar.



Em seguida, informe o serviço que deseja clonar as empresas, conforme exemplificado.



Por fim, clique em Importar para que as empresas sejam importadas no serviço.


Atenção

Após pesquisar o serviço e carregar as empresas, vá até a opção Itens por página e selecione a alternativa que permita o maior número de importações por vez.


Cadastro de Grupo de Característica

Acesse a solução Gestão de Serviços. No menu lateral esquerdo, clique em Características, em seguida, acesse a aba Grupo de Características.




Clique no botão + Novo, informe o nome do grupo e clique em Salvar.



Após o carregamento da página, o grupo já estará disponível para utilização.

Cadastro de Características

Acesse a solução Gestão de Serviços. No menu lateral esquerdo, clique em Características.



Na aba características, clique em + Nova, informe o nome da característica, selecione o grupo ao qual ela pertence e, por fim, clique em Salvar.




Após o carregamento da página, a nova característica já estará disponível para utilização.

Tela de Serviços Programados

Ao acessar a solução Gestão de Serviços, o usuário será direcionado para a tela de Serviços Programados. Caso esteja em outra tela, no menu lateral esquerdo, clique em Serviços Programados.



Nessa tela, constam informações como o responsável pela atividade, a descrição da atividade, a empresa vinculada, a competência e o prazo de vencimento.



O usuário pode utilizar os filtros disponíveis para refinar a visualização, sendo eles: Serviço, Empresa, Responsável, Status e Intervalo de Datas.



No filtro Status, ao acessá-lo, são exibidas todas as opções disponíveis para seleção neste campo, conforme destacado na imagem a seguir.



No filtro Intervalo, ao acessá-lo, são exibidas todas as opções disponíveis para seleção neste campo, conforme destacado na imagem a seguir.



Após a finalização de uma atividade, seu status será alterado conforme o tipo de baixa realizado. Os ícones de Comentários do Serviço permitem a inclusão de informações complementares relacionadas à atividade. O ícone do balão azul dá acesso à comunicação vinculada ao serviço, conforme ilustrado na imagem a seguir.



Por meio do ícone Comentário do Serviço, é possível visualizar o arquivo baixado automaticamente, que permanece salvo nesta tela para fácil acesso, conforme demonstrado na imagem a seguir.



Filtros Avançados

Nos Filtros Avançados, é possível refinar a pesquisa na tela de Serviços Programados utilizando os seguintes critérios:





Filtrar pela Data de Término: permite consultar apenas as programações que foram concluídas (baixadas) dentro do período informado.

Exibir apenas Atendimentos: disponível para cenários com integração ao Atende+, permite filtrar somente os serviços avulsos gerados a partir de solicitações abertas pelo cliente por meio da funcionalidade + Menu.


Baixa Automática de Arquivos

A baixa automática de serviços poderá ser realizada de duas formas: por meio da inserção do arquivo na pasta monitorada do Tareffa ou utilizando o ícone do clips na tela de Serviços Programados. Neste manual apresentaremos a segunda opção.


Acesse a solução Gestão de Serviços. No menu lateral esquerdo, clique em Serviços Programados.



Ao acessar a tela de serviços programados, clique no ícone do clips para carregar o arquivo,



Ao acessar o ícone do clips, será exibida a tela para anexar o arquivo correspondente ao serviço a ser baixado. Clique em Adicionar Arquivos e, em seguida, em Enviar. Após o envio do arquivo, basta aguardar para que o usuário possa visualizar a baixa do serviço.



Ao atualizar a tela de Serviços Programados, é possível visualizar o serviço com status Bx. Automática e a data de término da atividade.



Observação: ao clicar nos balões localizados à direita do serviço, é possível visualizar o arquivo no feed.

Baixa Manual de Serviços

1. Configuração para realização de Baixa Manual


Para realizar a baixa manual de um serviço, é necessário que algumas configurações estejam habilitadas tanto no cadastro do serviço quanto no usuário responsável pela baixa.





Observações:


  1. 1 Realizando a baixa manual

Acesse a solução Gestão de Serviços. No menu lateral esquerdo, clique em Serviços Programados para visualizar os serviços programados.



Ao acessar a tela de Serviços Programados, localize o serviço para o qual deseja realizar a baixa manual. Em seguida, clique no botão sinalizado para exibir as opções disponíveis e selecione Baixar/Reabrir Selecionados.



Ao ser exibida a tela, selecione o status para Concluído, escolha um texto padrão ou insira uma descrição e, por fim, clique em Postar, conforme indicado na imagem a seguir.



Por fim, o status será alterado para Bx. Manual e a data de término da atividade será registrada.


Transferência de Serviços Programados

Acesse a solução Gestão de Serviços. No menu lateral esquerdo, clique em Serviços Programados.



Localize e selecione o(s) serviço(s) que deseja transferir. Em seguida, será exibida uma nova tela; clique na opção Transferência de Serviços.



Ao acessar o botão de transferência, informe o nome da pessoa que ficará responsável pelo serviço, pressione a tecla “enter” para buscar o usuário e apresente uma justificativa. Por fim, clique em Transferir.



Ao finalizar o carregamento da página, todos os serviços selecionados serão transferidos para o novo colaborador.

Ao realizar uma transferência de serviço com justificativa para outro colaborador, caso seja gerada uma nova programação para esse mesmo serviço, a atualização da programação seguirá a seguinte regra:

Essa regra garante que serviços que já passaram por uma transferência com justificativa não sejam alterados automaticamente em novas gerações de programação, quando a remoção dos serviços não iniciados não estiver configurada.

image.png

Como transferir todas as demandas de um colaborador

Quando um colaborador da contabilidade for inativado, é necessário transferir as demandas que estão vinculadas ao seu usuário para outro responsável.

Procedimento

  1. Acesse o menu Cadastros Gerais > Usuários;
  2. Localize e selecione o usuário que será inativado;
  3. Acesse a aba Atribuições.


4. Clique nas opções de transferência de demandas e departamentos.



5. Informe o novo usuário que receberá as demandas.



6. Clique em Transferir para concluir o processo.

Após a transferência, todas as demandas e departamentos vinculados ao usuário serão atribuídos ao novo responsável.

Cancelamento de Serviço

O cancelamento interrompe ou cancela um serviço, mas não realiza sua exclusão definitiva.

Acesse a solução Gestão de Serviços. No menu lateral esquerdo, clique em Serviços Programados para visualizar os serviços que estão programados.



Selecione o serviço e clique na opção Baixar Selecionados.



Selecione o status, informe o texto padrão e clique em Postar para realizar o cancelamento do serviço.



Para realizar o cancelamento de um serviço, é necessário que o usuário possua a permissão específica para essa operação. Essa permissão é concedida diretamente no cadastro do usuário, por meio das configurações de acesso.

Como conceder a permissão

Acesse os Cadastros Gerais

No sistema, acesse o menu Cadastros Gerais > Usuários > Permissões


Exclusão de Serviço

A exclusão remove definitivamente um serviço programado. Não confundir com cancelamento de serviço.

1.1 - No menu lateral esquerdo, clique em Serviços Programados. Em seguida, será exibido a tela com todos os serviços programados.




1.2 - Busque e selecione o serviço que deseja excluir. Ao clicar na flag, será exibida uma nova tela; selecione a opção Apagar selecionados.



1.3 - Por fim, clique em Confirmar para excluir o serviço.



1.4 - Para realizar a exclusão de um serviço, o usuário deve possuir a permissão específica para essa ação. Essa permissão é controlada de acordo com o perfil de acesso do contador (Colaborador, Gerente, Administrador)


2 - Como conceder a permissão

 2.1 - Acesse os Cadastros Gerais

No sistema, acesse o menu Cadastros Gerais > Permissões de acesso.



Importante

Alterar Dia de Vencimento por Empresa

A funcionalidade Alterar Dia de Vencimento permite definir um dia de vencimento específico para um serviço em cada empresa.

Esse recurso é útil quando um mesmo serviço possui datas de vencimento diferentes entre as empresas, evitando a necessidade de criar serviços duplicados apenas para atender essas particularidades.

Exemplo

O serviço de Honorário possui, por padrão, vencimento no dia 10.

Entretanto, para uma empresa específica, esse serviço deve vencer no dia 15.

Nesse caso, basta configurar o dia de vencimento para essa empresa. O serviço continuará sendo o mesmo, mas a programação será gerada considerando a data configurada para ela.

Como configurar

Acesse o caminho: Cadastros Gerais > Serviços

  1. Localize o serviço desejado;

  2. Abra o cadastro do serviço;

  3. Acesse a aba Empresas;

  4. Utilize o filtro para localizar a empresa desejada;

  5. Clique em Ações;


image.png

6. Informe o Dia de Vencimento desejado;

7. Clique em Alterar para salvar a configuração.

A partir desse momento, as novas programações desse serviço para a empresa utilizarão o dia de vencimento informado.


image.png

Alteração em lote

Caso seja necessário aplicar o mesmo dia de vencimento para várias empresas, não é preciso realizar a configuração individualmente.

  1. Na aba Empresas, marque o checkbox das empresas desejadas;

  2. Clique na opção Alterar Dia de Vencimento;

  3. Informe o novo dia de vencimento;

  4. Confirme a alteração.

image.png

A configuração será aplicada automaticamente a todas as empresas selecionadas. 

Central de Notificações

A Central de Notificações facilita o acompanhamento das demandas criadas para você, permitindo visualizar rapidamente novas programações e acessar os serviços com apenas um clique.

Como funciona

Sempre que um usuário criar uma programação avulsa ou transferir uma programação para o seu usuário, uma nova notificação será exibida na Central de Notificações.

Assim, você é informado sempre que uma nova demanda estiver disponível para execução.

Acessando a Central de Notificações

Ao clicar no ícone de notificações, será exibida uma lista com as notificações mais recentes.

Caso deseje visualizar o histórico completo, clique em Ver todas.

image.png

Você será direcionado para a tela da Central de Notificações, onde poderá consultar todas as notificações recebidas.

image.png

Abrindo uma notificação

Ao clicar sobre uma notificação, o sistema abrirá automaticamente a programação relacionada.

Dessa forma, é possível:

Observação: Ao abrir uma notificação, ela será automaticamente marcada como Lida.

image.png

Filtrando notificações

A Central de Notificações permite localizar rapidamente uma demanda utilizando o campo de pesquisa.

Você pode pesquisar pelo conteúdo da notificação, como por exemplo:

image.png

Marcar todas como lidas

Caso deseje limpar os avisos pendentes, utilize a opção Marcar todas como lidas.

Essa ação altera o status de todas as notificações para Lidas, sem excluir o histórico.

Alterando o modo de visualização

A Central de Notificações oferece duas formas de exibição:

Você pode alternar entre os dois formatos conforme sua preferência.

image.png

Departamento Específico por Empresa

A funcionalidade Departamento Específico permite definir um departamento diferente do departamento padrão de um serviço para uma empresa específica.

Essa configuração deve ser utilizada quando um mesmo serviço precisa ser atendido por departamentos diferentes dependendo da empresa.

1. Como funciona

Cada serviço possui um departamento padrão.

Quando um Departamento Específico é configurado para uma determinada empresa, o departamento definido passa a ser o responsável pelo serviço somente para aquela empresa.

A regra de atribuição é:

Empresa + Serviço + Departamento Específico → usuário vinculado ao departamento configurado será o responsável pela demanda daquele serviço para essa empresa.

Ou seja, não é necessário nem possível escolher diretamente um usuário no cadastro do serviço para fazer essa alteração. O responsável é definido a partir do departamento configurado para a empresa.

1.1. Exemplo

O serviço DCTFWeb INSS Empresa possui como departamento padrão o Departamento Pessoal.

Porém, para a Empresa X, esse serviço precisa ser atendido pelo Departamento Fiscal.

Nesse caso, é configurado o Departamento Fiscal como Departamento Específico para a Empresa X.

O resultado será:

1.2 O que significa "responsável" nesse contexto?

Neste recurso, o sistema não define o responsável pela escolha direta de um usuário.

O responsável é determinado pelo departamento configurado para a empresa.

1.2.1 Perguntas que podem gerar dúvida

"É possível que um serviço tenha um responsável diferente para uma empresa?"

Sim. É possível configurar um Departamento Específico para a empresa. O usuário vinculado a esse departamento será o responsável pela demanda daquele serviço para essa empresa.

"Posso colocar o serviço no Fiscal para uma empresa e manter no Pessoal para as outras?"

Sim. Basta configurar o Departamento Fiscal como Departamento Específico para a empresa desejada. Para as demais empresas, permanece o departamento padrão do serviço.

"Se eu colocar o Departamento Fiscal como específico, quem ficará responsável pelo serviço?"

O usuário vinculado ao Departamento Fiscal será o responsável pela demanda daquele serviço para a empresa configurada.

"Posso escolher diretamente um usuário como responsável pelo serviço?"

Não é essa a finalidade do Departamento Específico. O responsável é definido indiretamente por meio do departamento: o usuário vinculado ao departamento configurado será responsável pela demanda.

1.3 Como configurar

Acesse:

Cadastros Gerais > Serviços

  1. Localize o serviço desejado.

  2. Abra o cadastro do serviço.

  3. Acesse a aba Empresas.

  4. Utilize o filtro para localizar a empresa desejada.

  5. Clique em Ações.

  6. Selecione o departamento que deverá ser responsável pela execução do serviço para aquela empresa.

  7. Clique em Alterar para salvar a configuração.

Após a configuração, as novas programações desse serviço para a empresa selecionada serão direcionadas ao departamento informado, e o usuário vinculado a esse departamento será o responsável pela demanda.

1.4 Alteração em lote

Quando a mesma configuração precisa ser aplicada a várias empresas, não é necessário realizar o procedimento individualmente.

  1. Na aba Empresas, marque o checkbox das empresas desejadas.

  2. Clique na opção Alterar Departamento.

  3. Informe o novo departamento.

  4. Confirme a alteração.

A configuração será aplicada a todas as empresas selecionadas.

1.5 Resumo da regra

Departamento padrão do serviço: define o departamento responsável normalmente.

Departamento Específico por Empresa: substitui o departamento padrão somente para a empresa configurada.

Usuário responsável: será o usuário vinculado ao departamento definido para aquela empresa.

Fluxo da atribuição:

Serviço → Empresa → Departamento Específico → Usuário vinculado ao departamento → Responsável pela demanda.

Gatilhos para Serviços (Serviços Encadeados)

Os Gatilhos para Serviços permitem automatizar o fluxo de execução das atividades. Com essa funcionalidade, ao concluir um serviço, o próximo serviço da sequência é programado automaticamente, garantindo que cada responsável receba apenas a atividade correspondente ao momento do processo.

Como configurar os Gatilhos para Serviços

  1. Acesse a configuração de Serviços Encadeados

Siga o caminho abaixo:

image.png

2. Crie os serviços avulsos

Antes de configurar o fluxo, certifique-se de que todos os serviços que farão parte da sequência já estejam cadastrados como Serviços Avulsos em Cadastros Gerais.

image.png

3. Configure a sequência do fluxo

Na tela de Serviços Encadeados, defina a ordem em que os serviços deverão ser executados.

Exemplo: Serviço A → Serviço B → Serviço C

Ao concluir o Serviço A, o Serviço B e o Serviço C serão programados automaticamente.

image.png

4. Configure os prazos dos serviços

Em Cadastros Gerais > Serviços, configure o prazo de entrega de cada serviço conforme a necessidade do seu processo.

Cada serviço pode possuir sua própria regra de prazo.

image.png

5. Consulte os serviços com gatilho configurado

Para verificar quais serviços possuem automação configurada, acesse:

Cadastros Gerais → Serviços → Automação

Nesta tela será possível visualizar todas as sequências cadastradas.

image.png

Como funciona a automação

Quando um serviço avulso pertencente a um fluxo de gatilhos é programado:

Dessa forma, os responsáveis recebem suas atividades apenas quando a etapa anterior for concluída.

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Observações importantes

Eles são gerados automaticamente somente após a conclusão do serviço anterior ao mesmo tempo.

Cadastro de Usuário do Tipo Contabilidade

1 - Cadastro de Usuário do Tipo Contabilidade

O cadastro de um usuário do tipo Contabilidade permite definir quem terá acesso ao sistema e quais informações e funcionalidades esse usuário poderá utilizar.

Ao selecionar o tipo Contabilidade, o sistema apresenta os campos e as configurações específicas para esse tipo de usuário.

1.1 - Informações básicas

No cadastro, são preenchidas as informações principais do usuário:

1.2 - Senha

A senha deve seguir os requisitos mínimos definidos pelo sistema:

1.3 - Gerente

Nesse campo, é possível informar o gerente relacionado ao usuário, quando essa informação se aplicar à estrutura da contabilidade.

1.4 - Perfil do usuário

O perfil define o nível de acesso do usuário e quais permissões estarão disponíveis.

Os perfis são:

Cada perfil possui diferentes níveis de acesso e responsabilidades dentro do sistema.

2 - Acesso aos serviços programados

É possível definir quais serviços programados o usuário poderá visualizar.

Existem três opções:

2.1 - Acesso a todas as programações

O usuário poderá visualizar as programações criadas, independentemente do departamento.

2.2 - Acesso às suas programações e às do seu departamento

O usuário poderá visualizar:

2.3 - Acesso somente às suas programações

O usuário poderá visualizar somente as programações relacionadas ao próprio usuário.

3 - Gestão de Processos

A opção Gestão de Processos define o nível de acesso do usuário à administração dos processos modelo.

Os níveis disponíveis são:

Essa configuração determina quais ações o usuário poderá realizar nos processos modelo, como editar, excluir e alterar informações.

O perfil Administrador possui acesso completo. Já os perfis Analista e Coordenador possuem algumas restrições.

4 - Societário

Existe um campo relacionado ao Societário que permanece bloqueado por padrão.

Essa opção está relacionada a uma solução antiga do e-Kanban, que atualmente não é mais comercializada, mas ainda pode ser utilizada por alguns clientes antigos.

5 - Gestão de Serviços

A opção Gestão de Serviços disponibiliza o acesso ao Dashboard pelo menu lateral.

Além disso, existem permissões relacionadas às ações que o usuário poderá realizar nos serviços.

Entre elas estão:

⚠️ Regra importante - Baixa Manual

Para que um usuário consiga realizar uma baixa manual, é necessário considerar duas configurações:

  1. A permissão do usuário;

  2. A configuração do próprio serviço.

Ou seja, não basta o usuário possuir a permissão.

O serviço também precisa estar configurado para permitir baixa manual.

Exemplo: Se o usuário possui a permissão de baixa manual, mas o serviço não permite esse tipo de baixa, a operação não estará disponível para aquele serviço.

O usuário Administrador possui um tratamento diferenciado de permissão, porém o serviço também precisa estar configurado para permitir a baixa manual.

6 - Comunicação

A seção Comunicação reúne as permissões relacionadas ao atendimento e ao Comunicador.

Entre as opções estão:

6.1 - Fila de atendimento

Essa permissão está relacionada às contabilidades que utilizam o Atende+ / Atendimento ao Cliente.

Ela permite definir se o usuário poderá acessar a fila de atendimento.

6.2 - Notificação por e-mail

Para usuários do tipo Contabilidade, essa opção permite receber uma notificação por e-mail quando uma conversa for criada no Comunicador para aquele usuário.

7 - Perfis de Comunicação

O perfil de comunicação determina quais conversas o usuário poderá consultar no Comunicador.

7.1 - Perfil Restrito

O usuário poderá consultar:

7.2 - Perfil Departamento

O usuário poderá consultar:

7.3 - Perfil Normal

O usuário poderá consultar:

com exceção das conversas confidenciais.

7.4 - Perfil Administrador

O usuário poderá consultar:

8 - Outros campos

O cadastro também possui alguns campos adicionais.

Permite adicionar informações que podem facilitar a localização e pesquisa do usuário posteriormente.

Campo destinado ao registro de informações adicionais sobre o usuário.

Permite configurar o tamanho de exibição das mensagens.

9 - Abas adicionais do usuário Contabilidade

Depois que o usuário é cadastrado, ao acessar novamente seu cadastro, o sistema disponibiliza algumas abas adicionais.

10 -  Atribuições

A aba Atribuições permite consultar as responsabilidades e os vínculos que estão relacionados ao usuário.

Nessa aba, é possível verificar, por exemplo:

⚠️ Antes de inativar um usuário

Antes de inativar um usuário Contabilidade, é importante consultar a aba Atribuições.

O usuário não deve possuir atividades ou responsabilidades pendentes em seu nome.

Caso existam atribuições, elas precisam ser transferidas para outro usuário antes da inativação.

Isso evita que atividades fiquem sem responsável após a desativação do usuário.

⚠️ Empresas inativas também podem impedir a inativação

Uma empresa inativa também pode impedir a inativação do usuário caso ainda exista um vínculo entre eles.

Para verificar esses vínculos, é possível exportar o relatório de Empresas e Responsáveis e consultar se o usuário ainda está relacionado a alguma empresa.

11 -  Grupos

A aba Grupos está relacionada aos grupos utilizados na comunicação da contabilidade.

Quando um departamento é criado, ele pode ser exportado como um grupo da contabilidade e passar a aparecer nessa aba.

Depois disso, é possível definir quais usuários da Contabilidade pertencem a cada grupo.

Quando uma conversa é criada para um grupo:

Todos os usuários da Contabilidade que estiverem vinculados àquele grupo poderão ser incluídos na conversa.

⚠️ Regra importante

Os grupos são destinados aos usuários da Contabilidade/Contadores.

Eles não devem ser utilizados para grupos de clientes no Comunicador ou na integração com a Meta.

Ou seja, essa estrutura de grupos é destinada à comunicação entre os usuários da contabilidade.

12 - Acesso à Empresa

A aba Acesso à Empresa permite definir quais empresas um usuário Contabilidade poderá visualizar.

Essa configuração é especialmente útil para contabilidades que trabalham com carteiras de empresas, permitindo organizar o acesso conforme a responsabilidade de cada usuário.

O sistema possui uma característica padrão chamada Unidade de Negócio, que também é utilizada pelo Dashboard APP.

Além dessa unidade padrão, é possível criar outras unidades de negócio para organizar as carteiras.

Exemplo

Podem ser criadas unidades como:

Depois, as empresas podem ser vinculadas às respectivas unidades de negócio.

No cadastro do usuário, é possível habilitar a opção Liberar Unidades de Negócio.

Depois de habilitada, podem ser selecionadas as unidades de negócio às quais aquele usuário terá acesso.

Exemplo

O usuário Fernanda possui acesso à unidade de negócio:

Carteira Fernanda

Nesse caso, ela poderá visualizar somente as empresas que estão vinculadas a essa unidade de negócio.

As demais empresas da contabilidade não ficarão disponíveis para visualização por esse usuário.

Essa configuração permite organizar o acesso por carteiras de clientes, de acordo com a responsabilidade de cada usuário.

13 - Sincronização do usuário com o Zen

Além do cadastro do usuário no sistema, é possível sincronizar o usuário com o Zen.

Essa sincronização pode ser realizada para:

13.1 - Requisito para realizar a sincronização

Para realizar a sincronização, é necessário que um usuário com nível adequado possua um token válido de administrador.

Entre os níveis que podem realizar essa operação estão:

14 - Token de acesso e Zen ID

No final do cadastro do usuário, tanto para Cliente quanto para Contabilidade, existe uma área relacionada à Integração com Questor.

Nessa área podem ser apresentadas informações da integração, como:

Após uma sincronização realizada com sucesso, o campo correspondente passa a apresentar o token de acesso.

Esse dado serve como uma evidência de que o usuário foi sincronizado e possui uma identificação na integração.

O que é o token de acesso?

O token funciona como uma identificação do usuário na integração com o Zen.

A partir dessa identificação e das permissões configuradas no Zen, o sistema consegue determinar quais ações aquele usuário está autorizado a realizar.

Por exemplo, as permissões podem determinar se o usuário:

Portanto, o token não é apenas um dado de cadastro. Ele faz parte da identificação utilizada para que as permissões configuradas no Zen sejam aplicadas à integração.

Cadastro de Usuários Clientes

1 - Cadastro de Usuários Clientes

O cadastro de usuários permite criar acessos para as pessoas que utilizarão o sistema.

Ao clicar em + Cadastrar, o sistema apresenta as informações básicas do novo usuário e permite escolher o tipo de cadastro:

Neste tópico, veremos o cadastro do Usuário Cliente.

2 - Formas de cadastro do Usuário Cliente

O usuário Cliente pode ser cadastrado de duas formas:

2.1 - Cadastro por planilha

Durante a ativação, o cadastro dos usuários pode ser realizado por meio de uma planilha de importação.

Caso a ativação já tenha sido concluída e seja necessário realizar uma importação posteriormente, solicite ao suporte a planilha para preenchimento.

3 - Cadastro manual > Usuário Cliente

Ao selecionar o tipo Cliente, o sistema apresenta os campos específicos para esse usuário.

Informações básicas:

O cadastro possui a opção Ativo e alguns campos obrigatórios, como:

Na base existe um departamento destinado aos Clientes.

Senha

A senha deve seguir os requisitos mínimos definidos pelo sistema:

4 - Comunicação por e-mail

Na aba Comunicação, existe a opção:

Notificar comunicação por e-mail

Quando essa opção está habilitada, o cliente pode:

⚠️ Atenção aos dois campos de e-mail

Existem dois endereços que podem ser utilizados no cadastro, e eles possuem funções diferentes.

4.1 - E-mail do cadastro

É o endereço utilizado para:

Esse endereço não precisa ser necessariamente o mesmo utilizado para receber as guias.

4.2 - E-mail da comunicação

É o endereço que receberá efetivamente:

Esse campo fica disponível para preenchimento quando a opção Notificar comunicação por e-mail estiver habilitada.

Exemplo

O usuário pode ter:

E-mail do cadastro:
usuario@empresa.com.br

E-mail da comunicação:
financeiro@empresa.com.br

Nesse caso, o usuário utiliza um endereço para acessar o sistema e outro para receber as comunicações.

5 - Outras opções de comunicação

Além do e-mail, existem outras configurações que podem ser definidas para o usuário.

5.1 - Recebe Circular

Define se o cliente poderá receber circulares enviadas pela contabilidade.

5.2 - Contato direto

Permite definir se aquele usuário será considerado um contato direto para atendimento.

Para clientes que utilizam o Atende+ / Atendimento ao Cliente, essa configuração permite que, quando o cliente entrar em contato, o atendimento possa ser direcionado diretamente para essa pessoa, conforme a configuração realizada.

5.3 - Palavras-chave

Permite cadastrar palavras-chave que facilitam a pesquisa e localização do usuário posteriormente.

5.4 - Tamanho da fonte

Permite configurar o tamanho da fonte das mensagens.

Observações

Campo destinado ao registro de informações adicionais sobre o cliente.

6 - Comunicação via WhatsApp

Quando a base possui integração com WhatsApp, o cadastro do usuário Cliente também apresenta as configurações relacionadas à comunicação pelo WhatsApp.

Para utilizar essa opção, é necessário informar:

6.1 - Ativa comunicação via WhatsApp

Essa opção permite que o cliente:

Essa configuração também está relacionada ao envio de cobra arquivos.

Quando a opção Ativa comunicação via WhatsApp estiver habilitada, o cliente poderá receber a cobrança pelo WhatsApp conforme a parametrização realizada.

7 - Receber guias de baixa automática via WhatsApp

Essa é uma configuração diferente da opção anterior.

Ela determina se o cliente poderá receber as guias pelo WhatsApp.

Portanto:

⚠️ Importante

As duas opções possuem finalidades diferentes:

Ativa comunicação via WhatsApp
→ Permite a comunicação do cliente pelo WhatsApp e está relacionada ao cobra arquivos.

Receber guias de baixa automática via WhatsApp
→ Define se as guias poderão ser enviadas pelo WhatsApp.

8 - Cadastro de números estrangeiros

O cadastro de usuários também permite utilizar números de telefone estrangeiros.

Para cadastrar:

  1. Acesse a aba WhatsApp;

  2. Informe o número completo no campo de telefone;

  3. O sistema identificará automaticamente o país correspondente ao número informado.

Não é necessário realizar nenhuma configuração adicional.

9 - Aba Empresa

Depois de salvar o cadastro inicial do usuário Cliente, é necessário acessar novamente o cadastro do usuário.

Nesse momento, será disponibilizada a aba Empresa.

É nessa aba que será realizado o vínculo entre o usuário Cliente e a empresa da qual ele poderá receber informações.

9.1 - Adicionando uma empresa

Ao adicionar uma empresa, o sistema apresenta informações como:

Depois de realizar o vínculo, a empresa aparecerá na listagem do usuário.

10 - Perfis de comunicação

Os perfis definem quais tipos de documentos e informações poderão ser recebidos por aquele usuário.

⚠️ Atenção

Essa configuração exige cuidado.

Selecione somente os perfis que correspondem ao que foi configurado para o cliente e ao que ele realmente deve receber.

Os perfis disponíveis são:

Exemplo

Se um usuário deve receber somente informações relacionadas ao Financeiro, deve ser selecionado o perfil correspondente a essa necessidade.

Depois que a empresa for adicionada, ela ficará vinculada ao usuário e será apresentada na listagem com:

⚠️ Regra importante sobre o vínculo com a empresa

Um usuário Cliente precisa manter pelo menos uma empresa vinculada.

Quando o usuário possui várias empresas, é possível excluir um dos vínculos.

Porém, quando existe somente uma empresa vinculada, esse vínculo não pode ser removido.

Por que isso acontece?

O usuário Cliente precisa manter uma empresa associada para que determinadas operações de manutenção do cadastro continuem disponíveis.

Categorias de Serviço

1 - Categorias de Serviço

As Categorias de Serviço permitem organizar os serviços em grupos, funcionando como uma espécie de classificação ou etiqueta.

Elas são úteis principalmente quando a contabilidade possui muitos serviços cadastrados e precisa encontrá-los com mais facilidade.

Onde encontrar?

Acesse:

Serviços → ⚙️ Engrenagem → Categorias de Serviço

1.1 - Para que servem as categorias?

Você pode criar categorias de acordo com a forma como deseja organizar os serviços.

Por exemplo:

A categoria não altera o funcionamento do serviço. Ela serve para organizar e facilitar a localização dos serviços.

Exemplo

Imagine que sua contabilidade tenha vários serviços relacionados a obrigações que podem gerar multa.

Você pode criar a categoria:

1.2 - Serviços que geram multa

Depois, selecionar nessa categoria todos os serviços que possuem essa característica.

Assim, quando precisar consultar esses serviços, poderá utilizar a categoria como filtro.

2 - Criando uma categoria

Para criar uma nova categoria:

  1. Acesse Serviços;

  2. Clique na ⚙️ Engrenagem;

  3. Acesse Categorias de Serviço;

  4. Crie uma nova categoria;

  5. Informe o nome que deseja utilizar;

  6. Selecione os serviços que farão parte dessa categoria.

Ao configurar a categoria, o sistema apresentará os serviços que já estão cadastrados na base.

Basta selecionar aqueles que devem fazer parte do grupo.

Exemplo

Você cria a categoria:

Serviços que geram multa

Depois, na lista de serviços apresentada pelo sistema, seleciona os serviços que pertencem a esse grupo.

3 - Gerenciando as categorias

Depois de criar uma categoria, é possível realizar algumas alterações.

Você pode:

4 - Utilizando a categoria como filtro

Depois que os serviços forem organizados nas categorias, elas poderão ser utilizadas como filtro avançado na tela de Serviços Programados.

Isso facilita a pesquisa quando você precisa localizar somente um determinado grupo de serviços.

Exemplo

Você possui centenas de serviços programados e precisa consultar somente aqueles classificados como:

Serviços que geram multa

Ao utilizar essa categoria como filtro, a consulta poderá ser refinada para facilitar a localização desses serviços.

💡 Dica

Crie categorias que façam sentido para a rotina da sua contabilidade.

O objetivo é facilitar a organização e a pesquisa dos serviços.

Validar Serviço/Empresa

1 - Validar Serviço/Empresa

A opção Validar Serviço/Empresa permite verificar se as empresas estão vinculadas aos serviços corretos, de acordo com as regras configuradas para cada serviço.

O problema em algum vinculo acarreta no problema de não conseguir gerar a programação dos serviços.

Essa validação utiliza, entre outros critérios, as características cadastradas para a empresa e exigidas pelo serviço.

Ao analisar um conflito entre características da empresa × características exigidas pelo serviço, é importante verificar:

Como acessar

Acesse:

Serviços → ⚙️ Engrenagem → Validar Serviço/Empresa

2 - Como funciona a validação por característica?

Quando um serviço possui uma regra baseada em características, o sistema verifica se a empresa possui as características necessárias para atender àquela regra.

Exemplo

Imagine que um serviço tenha a seguinte regra:

Para que a empresa seja compatível com esse serviço, ela precisa possuir as características exigidas pela regra.

⚠️ Importante: a empresa não precisa ter somente essas características

A validação não exige que a empresa tenha somente as mesmas características do serviço.

O que importa é que ela possua as características exigidas pela regra do serviço.

Exemplo

O serviço exige:

A empresa possui:

✅ Essa empresa pode atender à regra do serviço, pois possui as características exigidas.

Portanto, a existência de outras características na empresa não impede o atendimento da regra.

3 - O que a tela de validação apresenta?

Além de verificar se as empresas estão de acordo com as regras dos serviços, a tela permite identificar situações em que existem diferenças entre os vínculos atuais e as regras configuradas.

A tela possui duas abas principais:

4 - Serviços Empresa Sobrando

Essa aba apresenta situações em que a empresa está vinculada a um serviço, mas atualmente não atende às regras desse serviço.

Ou seja:

A empresa possui vínculo com o serviço, porém não possui as características necessárias para atender à regra configurada.

Exemplo

Um serviço exige:

Mas a empresa vinculada ao serviço não possui essas características.

Nesse caso, o sistema apresenta essa situação como um serviço sobrando, para que ela seja analisada.

O que fazer?

Antes de remover o vínculo, é importante verificar o cadastro da empresa.

⚠️ Atenção: pode existir algum equívoco no preenchimento ou cadastro das características da empresa. Por isso, não é recomendado remover o serviço sem antes verificar o motivo da divergência.

5 - Serviços Empresas Faltando

Essa aba apresenta a situação contrária.

Nesse caso, a empresa atende às regras do serviço, mas ainda não possui vínculo com ele.

Ou seja:

A empresa possui as características necessárias para atender à regra do serviço, mas o serviço ainda não está vinculado a ela.

Nesse cenário, o sistema apresenta o serviço como uma sugestão de vínculo.

A empresa pode, então, ser analisada para verificar se o vínculo deve ser realizado.

Resumindo

Situação

O que significa?

Serviço Empresa Sobrando

A empresa está vinculada ao serviço, mas não atende às regras configuradas.

Serviços Empresas Faltando

A empresa atende às regras do serviço, mas ainda não possui o vínculo.

Falha na Baixa Automática

A baixa automática é responsável por identificar os documentos recebidos e realizar a conclusão do serviço programado conforme as configurações cadastradas no Tareffa.

Quando um documento não é baixado automaticamente, isso pode acontecer por diferentes motivos. Confira abaixo as principais situações e o que verificar.

1 - O documento não foi recebido (Integração Questor)

Para que a baixa automática aconteça, o documento precisa ser enviado para o Tareffa.

O que verificar:
Confira se o documento foi realmente disponibilizado no sistema de origem ou recebido pela integração.

Onde conferir:
Acesse o Log de Documentos Publicados e verifique se o envio foi recebido.

2 - O documento não corresponde ao serviço configurado

O Tareffa utiliza as configurações do serviço para identificar qual documento deve ser associado à programação.

Quando o arquivo não possui as informações esperadas, ele pode não ser reconhecido.

O que verificar:
Confira se o documento corresponde ao serviço e à empresa esperados.

Caso seja necessário ajustar o mapeamento, solicite o suporte de um atendente.

3 - O nome do arquivo não está de acordo com a configuração

Em alguns casos, o nome do arquivo também pode ser utilizado para identificar o documento.

Alterações no nome, código, competência ou outras informações esperadas podem impedir a identificação.

O que verificar:
Compare o nome do arquivo recebido com o padrão configurado para o serviço.

Onde conferir:
Acesse Serviço > Integrações > Baixa por nome de arquivo.

4 - O conteúdo do documento não corresponde ao esperado

A baixa pode depender das informações existentes dentro do próprio arquivo.

Por exemplo, o documento pode possuir um CNPJ, descrição, competência ou outro termo diferente do que foi configurado no serviço.

Caso seja necessário ajustar o mapeamento, solicite o suporte de um atendente.

5 - A competência do documento está diferente

A baixa automática pode não ocorrer quando a competência encontrada no documento não corresponde à competência esperada pela programação.

O que verificar:
Confira a competência apresentada no documento e compare com a competência da programação.

Caso seja necessário ajustar a configuração, solicite o suporte de um atendente.

6 - O documento pertence a outra empresa

Quando as informações utilizadas para identificar a empresa não correspondem ao cadastro do Tareffa, o documento pode não ser associado corretamente.

O que verificar:
Confira CNPJ, inscrição estadual, código ERP ou outra informação utilizada para identificar a empresa.

Caso o documento precise de ajuste, solicite o suporte de um atendente.

7 - O serviço ou a empresa está inativo

Serviços ou empresas que não estão ativos ou corretamente vinculados podem impedir o processamento do documento.

O que verificar:
Confirme se a empresa está ativa e se o serviço está vinculado e habilitado.

Onde conferir:
Em Menu > Empresas e no cadastro de Serviços.

8 - A configuração do serviço não corresponde ao documento

Uma alteração na parametrização do serviço pode fazer com que documentos que antes eram identificados deixem de ser reconhecidos.

Caso seja necessário ajustar a configuração, solicite o suporte de um atendente.

9 - O arquivo não possui informações suficientes para identificação

Alguns documentos podem não apresentar no conteúdo as informações necessárias para que o Tareffa identifique corretamente a empresa, o serviço ou a competência.

Caso seja necessário ajustar o mapeamento, solicite o suporte de um atendente.

10 - Falha ou indisponibilidade na integração

Quando a baixa depende da comunicação com outro sistema, uma falha na integração pode impedir o recebimento ou processamento do documento.

O que verificar:
Confirme se o sistema de origem disponibilizou o arquivo e se a integração está funcionando corretamente.

11 - O documento ainda está em processamento

Em alguns casos, o arquivo pode ter sido recebido, mas ainda não ter sido processado pela rotina responsável pela baixa automática.

O que verificar:
Aguarde a conclusão do processamento e consulte novamente a programação ou o documento.

Onde conferir:
No Log de Documentos Publicados.

12 - O documento já foi processado

A ausência de uma nova baixa pode ocorrer porque o documento correspondente já foi processado anteriormente.

O que verificar:
Pesquise pela empresa, serviço e competência para confirmar se já existe uma baixa ou documento associado.

Onde conferir:
Em Serviços Programados.

13 - A empresa teve uma alteração no histórico

Em alguns casos, a empresa pode ter passado por uma alteração de regime tributário em seu histórico, o que pode afetar a relação da empresa com as programações existentes.

Nessa situação, o documento pode até ser reconhecido corretamente pelo sistema, mas a baixa automática não ser realizada.

Isso acontece porque o reconhecimento do documento e a baixa da programação são etapas diferentes. O Tareffa pode identificar o documento, mas a programação relacionada pode não estar mais vinculada ao histórico atual da empresa.

A situação da empresa é considerada nas regras de geração dos serviços, portanto, quando ocorre uma alteração no histórico, as programações anteriores podem não estar vinculadas ao novo histórico.

O que verificar:
Confira se houve alguma alteração recente no histórico da empresa, principalmente mudança de situação cadastral.

Onde conferir:
Acesse o cadastro da empresa > Histórico e verifique as alterações realizadas.

Como corrigir

Quando for identificada uma alteração no histórico, basta gerar uma nova programação para a empresa.

Ao gerar a nova programação, o serviço será vinculado ao novo histórico da empresa, permitindo que o documento reconhecido seja associado à programação correspondente e que a baixa automática ocorra normalmente.

Integrações de WhatsApp

Integrações de WhatsApp

O Tareffa possui integração com diferentes parceiros de WhatsApp utilizados para comunicação e envio de notificações.

⚠️ Importante: atualmente, não realizamos novas integrações com parceiros de WhatsApp. Para novas ativações, a integração disponível é exclusivamente por meio da API oficial da Meta, através da nossa solução Atende+.

Os parceiros abaixo podem aparecer em bases que já possuem uma integração configurada.

1 - API oficial da Meta — Atende+

A API oficial da Meta é a integração utilizada atualmente no produto Atende+ para novas ativações de WhatsApp.

Ela permite que o número da empresa seja utilizado para comunicação com os clientes dentro da estrutura do Atende+.

Permite a integração para envio de guias, além do envio e recebimento de mensagens pelo Comunicador de forma mais segura e estável.

Para novas ativações

Novas conexões de WhatsApp para o Atende+ devem utilizar exclusivamente a API oficial da Meta.

A ativação depende das configurações e dos requisitos definidos pela Meta para utilização da conta e do número.

📌 Importante: outras plataformas ou parceiros de WhatsApp não são utilizados para realizar novas integrações no Atende+.

2 - ZAPCONTÁBIL

O ZAPCONTÁBIL é um parceiro de WhatsApp que pode ser utilizado no Tareffa para o envio de guias automáticas.

Não realiza envio nem recebimento de mensagens.

Novas integrações

Não realizamos mais integrações com este parceiro.

3 - Digisac

O Digisac permite a integração para envio de guias, além do envio e recebimento de mensagens pelo Comunicador.

Importante

O Digisac não é utilizado para integrações do Atende+.

Novas integrações

Não realizamos mais integrações com este parceiro.

4 - Outros parceiros

Noah e Odin

Podem ser utilizados no Tareffa para o envio de guias automáticas.

Não realizam envio nem recebimento de mensagens.

Novas integrações

Não realizamos mais integrações com estes parceiros.

Não realizamos integrações com outros parceiros que não estejam nesta lista.

Caso haja interesse em uma nova integração de WhatsApp, podemos encaminhar um checklist com os requisitos para integração por meio da API oficial da Meta.

Programação Não Gerada: Possíveis Motivos

Quando uma programação não é gerada

Quando uma programação esperada não aparece no Tareffa, é importante verificar alguns pontos da configuração. A ausência da programação pode estar relacionada ao vínculo do serviço, à configuração da programação, ao período ou até mesmo a informações recebidas de outro sistema.

1 - Verifique se o serviço está vinculado à empresa

Para que uma programação seja gerada, o serviço precisa estar cadastrado e vinculado à empresa.

Onde conferir:
Acesse Menu > Empresas, selecione a empresa e verifique a aba de Serviços.

Confirme se o serviço esperado está vinculado e ativo.

2 - Verifique se existe uma programação gerada

O serviço pode estar vinculado à empresa, mas não possuir uma programação gerada.

Onde conferir:
Acesse Menu > Serviços Programados e pesquise pela empresa ou pelo serviço.

Confirme se existe uma programação correspondente ao que deveria ser gerado.

3 - Confira a competência

A programação pode estar configurada para outra competência.

Onde conferir:

Menu > Serviços Programados
Abra a programação e confira a informação de competência.

Verifique se a configuração corresponde ao período em que a programação deveria ter sido gerada.

4 - Confira as regras configuradas

Alguns serviços possuem regras de características ou condições que precisam ser atendidas para que a programação seja criada.

Onde conferir:
Acesse Menu > Empresas > 3 pontos > Validar Serviço/Empresa e verifique se a empresa está com alguma pendência de validação.

Em caso de dúvida consulte o manual Validar Serviço/Empresa.

5 - Verifique se a empresa está ativa

Empresas inativas podem não gerar novas programações.

Onde conferir:
Acesse Menu > Empresas > Histórico e verifique o status da empresa.

6 -  Verifique se o serviço está ativo

Também é importante confirmar se o serviço utilizado na programação está ativo.

Onde conferir:
Consulte o cadastro no cadastro do serviço e verifique se ele está habilitado como ativo.

7 - Verifique se a programação já foi baixada

Em alguns casos, a programação pode já ter sido baixada e, por isso, uma nova programação não é gerada.

Onde conferir:
Acesse Serviços Programados e pesquise pela empresa, serviço e competência para confirmar se já existe um registro.

Formulários no Comunicador

Formulários no Comunicador

O Formulário permite que o usuário do tipo Cliente solicite demandas diretamente à contabilidade por meio do Comunicador.

Além de utilizar o Comunicador para trocar mensagens com a contabilidade, o cliente pode utilizar formulários prontos para enviar solicitações de forma mais organizada, preenchendo as informações necessárias para que o contador possa realizar a atividade.

1 - Acesso aos formulários

Para utilizar os formulários, o usuário precisa ter acesso ao Comunicador.

Formulários disponíveis

O sistema possui alguns modelos de formulários já configurados, como:

2 - Como preencher um formulário

Ao selecionar um formulário, o cliente deverá informar os dados solicitados pelo sistema.

Durante o preenchimento, será necessário selecionar, por exemplo:

Empresa: empresa para a qual a solicitação será realizada.

Departamento: departamento responsável pelo atendimento da solicitação.

Por exemplo, ao preencher um formulário de Contratação de Empregado, a solicitação será direcionada ao Departamento Pessoal.

Os demais campos serão apresentados de acordo com o tipo de formulário escolhido e deverão ser preenchidos com as informações necessárias para que a contabilidade possa realizar a atividade.

3 - Envio da solicitação

Após preencher todas as informações solicitadas, o cliente deverá clicar em Enviar.

Ao realizar o envio, o sistema criará uma conversa no Comunicador e encaminhará a solicitação para a contabilidade, permitindo que o responsável pelo departamento receba e analise as informações enviadas.

Dessa forma, o formulário facilita o envio da demanda, pois as informações necessárias já ficam registradas na conversa.

4 - Atendimento pela contabilidade

Após receber a solicitação, o contador poderá analisar as informações enviadas pelo cliente e dar continuidade ao atendimento.

Quando necessário, o contador também poderá Gerar um serviço avulso, utilizando a opção Mais opções da comunicação.

Essa opção permite transformar a solicitação recebida em uma atividade que poderá ser acompanhada e tratada como um serviço dentro do Tareffa.

Usuários em Cópia

1 - Usuários em cópia

O cadastro de usuários, tanto Contadores quanto Clientes, possui o campo Usuários em cópia.

Essa funcionalidade permite definir outros usuários que deverão acompanhar automaticamente as comunicações relacionadas àquele usuário.

2 - Como funciona

Ao cadastrar um usuário em cópia, sempre que uma nova comunicação for criada envolvendo o usuário principal, o usuário definido em cópia será adicionado automaticamente à mesma conversa.

Dessa forma, o usuário em cópia poderá acompanhar a comunicação e, quando necessário, dar continuidade ao atendimento.

Exemplo:

Imagine que o contador João seja o responsável pelo atendimento de determinado cliente.

No cadastro do João, é possível adicionar a contadora Maria como usuária em cópia.

Sempre que uma comunicação for criada para o João:

Cliente → Comunicação → João + Maria

A Maria também será adicionada à conversa e poderá acompanhar e dar continuidade ao atendimento.

3 - Utilização em períodos de ausência

Essa funcionalidade é especialmente útil para situações em que um contador precisa se ausentar, como em períodos de férias, afastamentos ou outras ausências.

Nesses casos, não é necessário transferir toda a responsabilidade dos atendimentos nem utilizar o login do contador ausente.

Basta cadastrar outro contador como usuário em cópia.

Enquanto essa configuração estiver ativa, as novas comunicações direcionadas ao contador principal também serão disponibilizadas ao usuário em cópia, permitindo que ele acompanhe e realize o atendimento.

Exemplo de utilização

O contador responsável pelo atendimento entrará de férias.

Antes de sua ausência:

  1. Acesse o cadastro do contador;
  2. No campo Usuários em cópia, adicione o contador que ficará responsável por acompanhar os atendimentos;
  3. Durante o período configurado, as novas comunicações direcionadas ao contador principal também terão o usuário em cópia incluído na conversa.

Assim, o atendimento pode continuar normalmente, sem a necessidade de:

Agenda de Serviços Programados

Agenda de Serviços Programados

Na tela de Serviços Programados, o usuário Contador possui acesso a uma agenda que permite consultar os serviços programados de uma empresa em formato de calendário.

Essa funcionalidade facilita o acompanhamento das atividades previstas para cada empresa, permitindo visualizar os serviços dos meses atuais e seguintes.

1 - Como acessar

Na listagem de Serviços Programados, ao lado dos nomes dos serviços, existe o ícone de uma agenda/calendário.

Ao clicar nesse ícone, o sistema abrirá a agenda relacionada à empresa daquele serviço.

Importante: a agenda é apresentada de acordo com a empresa vinculada ao serviço selecionado.

2 - O que é possível consultar?

A agenda apresenta os serviços programados para aquela empresa, permitindo visualizar as atividades distribuídas ao longo dos períodos.

Dessa forma, a contabilidade consegue acompanhar:

Também é possível navegar pelos meses seguintes para consultar as programações futuras.

Agenda do Comunicador

Agenda do Comunicador

A Agenda do Comunicador permite acompanhar compromissos e documentos que possuem uma data de vencimento.

A funcionalidade está disponível tanto para o usuário Contador quanto para o usuário Cliente, mas o funcionamento é diferente em cada caso.

1 - Agenda do Contador

Na agenda do contador, são apresentadas as conversas que possuem uma data de vencimento definida.

Essa data pode ser configurada diretamente nas informações da conversa.

Ao acessar uma conversa, o contador pode informar uma data de vencimento nas informações da comunicação.

Depois de definida a data, essa conversa passará a aparecer na Agenda do Comunicador.

Na data configurada, a agenda indicará que existe uma atividade ou conversa com vencimento.

Ao selecionar o registro na agenda, o contador poderá acessar a conversa e consultar novamente suas informações.

Exemplo:

O contador está atendendo um cliente e combina que determinada informação deverá ser retornada até o dia 20/09.

Na conversa, o contador informa:

Data de vencimento: 20/09

A partir dessa configuração, a conversa ficará disponível na agenda e, no dia do vencimento, será possível identificar que existe um atendimento a ser acompanhado.

📌 Importante: a agenda do contador é alimentada pelas datas de vencimento definidas nas próprias conversas.

2 - Agenda do Cliente

A agenda do cliente possui uma finalidade diferente.

Ao acessar o Comunicador, o cliente terá acesso às suas conversas e também à Agenda.

Nesse caso, a agenda apresenta os serviços e documentos enviados pela contabilidade que possuem controle de vencimento.

Para que um serviço apareça na agenda do cliente, ele precisa estar configurado com a opção Controla Vencimento.

Quando o serviço for concluído e o documento for enviado ao cliente, o vencimento definido para aquele serviço será utilizado na agenda.

Na data de vencimento, o cliente poderá consultar na agenda quais guias ou documentos possuem vencimento naquela data.

Ao acessar o item, poderá consultar as informações relacionadas ao serviço e ao documento recebido.

Exemplo:

A contabilidade possui um serviço configurado com:

Controla Vencimento: habilitado
Vencimento: 20/09

Quando a guia desse serviço for baixada e enviada ao cliente, o documento será disponibilizado na agenda para acompanhamento do vencimento.

Assim, no dia 20/09, o cliente poderá acessar sua agenda e visualizar a guia que possui vencimento nessa data.

Documentos em Formato de Imagem

Um dos motivos pelos quais um documento pode não ser processado automaticamente ou não realizar a baixa do serviço é quando ele está em formato de imagem, também chamado de formato estático.

Nesse tipo de arquivo, o conteúdo não pode ser selecionado ou copiado, pois o texto está armazenado como uma imagem.

1 - Como verificar se o documento está em formato de imagem

É possível realizar um teste simples:

  1. Abra o documento;

  2. Pressione Ctrl + A para selecionar todo o conteúdo;

  3. Pressione Ctrl + C para copiar;

  4. Abra um bloco de notas e pressione Ctrl + V para colar.

Resultado do teste

2 - Por que isso pode acontecer?

Esse comportamento pode estar relacionado às configurações utilizadas para gerar ou salvar o arquivo, como o sistema de origem ou o leitor de PDF utilizado.

Como primeira alternativa, recomendamos salvar o documento novamente utilizando outro leitor de PDF e realizar o teste novamente.

3 - Baixa automática pelo nome do arquivo

Mesmo quando o documento está em formato de imagem e não é possível realizar a identificação pelo conteúdo, ainda pode ser possível realizar a baixa automática pelo nome do arquivo.

Nesse caso, o nome do arquivo deverá conter as informações utilizadas na configuração do serviço.

Normalmente, será necessário informar:

3.1 Como verificar a configuração do serviço

Para verificar se o serviço já possui uma configuração para baixa pelo nome do arquivo:

Cadastros Gerais> Serviços > selecione o serviço > Integrações

Na aba Integrações, localize o campo:

“Termos para baixa por nome de arquivo”

Se esse campo estiver configurado, será possível utilizar essas informações para renomear o arquivo antes de enviá-lo para processamento.

3.2 Como renomear o arquivo

Ao utilizar a baixa pelo nome do arquivo, informe os dados configurados para o serviço, utilizando espaços no nome do arquivo, sem as vírgulas da configuração.

📌 Exemplo:

123 SIMPLES NACIONAL 082026

4 - E se o serviço não possuir essa configuração?

Caso o campo “Termos para baixa por nome de arquivo” não esteja configurado para o serviço, será necessário solicitar o atendimento do suporte para que a configuração seja realizada.

Relatórios - Exportação de dados em CSV

O Tareffa possui diferentes opções para exportar informações em formato CSV(Relatórios), permitindo utilizar os dados apresentados no sistema para análises externas, conferências e organização das informações.

As opções de exportação disponíveis variam de acordo com a tela ou módulo utilizado.

É importante identificar primeiro qual informação deseja consultar e, em seguida, verificar qual relatório possui essa informação.

1. Exportação de Empresas

No cadastro de Empresas > três pontos, está disponível a opção Exportar para CSV.

Essa funcionalidade possui diferentes modelos de exportação, e cada modelo apresenta um conjunto específico de informações.

1.1 Relatório simples

Apresenta informações básicas das empresas cadastradas.

Utilize esse relatório quando o usuário precisar de informações básicas relacionadas ao cadastro das empresas.

1.2 Relatório completo

Apresenta um conjunto maior de informações relacionadas ao cadastro das empresas.

Utilize esse relatório quando o usuário precisar de informações mais completas sobre as empresas cadastradas.

1.3 Importação

Gera uma planilha estruturada conforme o modelo utilizado para importação de empresas no sistema.

Esse modelo é destinado à utilização relacionada ao processo de importação de empresas.

1.4 Empresas e características

Exporta as empresas juntamente com as características vinculadas a cada empresa.

Esse relatório deve ser utilizado quando o usuário precisar consultar as características cadastradas para as empresas.

1.5 Empresas e responsáveis

Apresenta as empresas e os responsáveis definidos para os departamentos de cada empresa.

Esse é o relatório indicado quando o usuário deseja consultar quais são os responsáveis de cada setor/departamento das empresas.

Exemplo de pergunta

"Gostaria de tirar um relatório de todas as empresas cadastradas ativas e seus respectivos responsáveis de cada setor."

A informação de empresas e seus respectivos responsáveis por departamento está disponível no relatório Empresas e responsáveis.

1.6 Empresas e serviços vinculados

Apresenta os serviços vinculados a cada empresa, permitindo consultar quais serviços estão relacionados a cada cadastro.

Esse relatório deve ser utilizado quando o usuário precisar identificar quais serviços estão vinculados às empresas.

⚠️ Importante: a exportação está relacionada aos dados apresentados na tela no momento da consulta.

Por isso, é importante utilizar os filtros da tela antes de realizar a exportação, quando houver necessidade de extrair um conjunto específico de informações.


2. Exportação em Abertura de Processos e Consulta de Processos

Nas telas de Abertura de Processos e Consulta de Processos, existe a opção Exportar CSV.

Essa funcionalidade permite extrair os dados apresentados na consulta para utilização em análises externas.

A exportação considera as informações disponíveis na própria consulta realizada.

Portanto, o conteúdo exportado está relacionado aos dados que estão sendo apresentados na tela no momento da consulta.

3. Exportação de Serviços Programados

Na tela de Serviços Programados, existe um menu de três pontos que disponibiliza opções adicionais.

3.1 Exportar para CSV

Essa opção permite exportar para uma planilha os dados apresentados na tela de Serviços Programados.

O arquivo pode ser utilizado para análises externas, permitindo trabalhar as informações fora do Tareffa conforme a necessidade da contabilidade.

⚠️ Importante: a exportação está relacionada aos dados apresentados na tela no momento da consulta.

Por isso, é importante utilizar os filtros da tela antes de realizar a exportação, quando houver necessidade de extrair um conjunto específico de informações.

4. Exportação de Usuários

Além das exportações disponíveis no cadastro de empresas, o Tareffa também permite exportar os usuários cadastrados na base pelo Menu Usuários.

A exportação de usuários pode ser realizada de duas formas, conforme a informação que se deseja obter.

4.1 Relatório simples

Permite realizar uma exportação mais simples dos usuários cadastrados.

Para utilizar esse modelo, acesse o Menu Usuários, aplique os filtros desejados e selecione a opção Exportar Usuários.

Traz informações como: Nome, e-mail, tipo do usuário, gerente, departamento, perfil e número de telefone.


4.2 Relatório de usuários e empresas

Também está disponível uma opção de exportação mais completa, denominada Relatório de usuários e empresas.

Esse modelo permite exportar informações dos usuários do tipo Cliente e possui uma estrutura baseada na planilha utilizada para importação de usuários.

Esse é o modelo indicado quando o usuário deseja obter informações mais completas dos clientes cadastrados na base como e-mail, perfis selecionados, empresas vinculadas, se recebe as guias por e-mail ou Whatsapp e número de telefone.

Quando precisar do relatório deve-se filtrar apenas por tipo de usuário cliente.

Biblioteca de Serviços

A Biblioteca de Serviços facilita o cadastro de novos serviços no Tareffa.

Em vez de criar e configurar um serviço do zero, você pode importar um serviço que já está pronto na Biblioteca.

Depois de importar, normalmente será necessário apenas:

  1. Biblioteca Tareffa

A Biblioteca Tareffa possui serviços já preparados para trabalhar com documentos processados pelo Tareffa, utilizando o CLIPS e o Robô Tareffa.

Isso significa que o serviço já possui o mapeamento necessário para identificar e realizar a baixa automática dos documentos.

  1. Biblioteca Questor

A Biblioteca Questor possui serviços preparados para funcionar com documentos enviados pela integração com o Questor para quem possui este ERP.

Ao importar um serviço dessa biblioteca, ele já possui as configurações necessárias para que o Tareffa reconheça os documentos recebidos do Questor e realize o processamento conforme o serviço.

📌 Qual biblioteca devo utilizar?

A escolha depende de onde o documento será recebido:

Documento processado pelo CLIPS ou Robô Tareffa → Biblioteca Tareffa

Documento enviado pelo Questor → Biblioteca Questor

  1. E se o serviço não estiver na Biblioteca?

Caso o serviço que você precisa não esteja disponível em nenhuma das bibliotecas, abra um chamado utilizando o tipo:

Novo Layout/Novo serviço.

Assim, a equipe poderá analisar o documento e verificar o mapeamento necessário.

Conexão Inativa no Digisac

Quando a conexão do WhatsApp com o Digisac estiver inativa, o sistema poderá apresentar a seguinte mensagem:

“Sua conexão com o WhatsApp está inativa. As guias publicadas durante esse período não serão enviadas aos seus clientes. Entre em contato com o suporte para reconectar”.

Essa situação pode ocorrer por diferentes motivos relacionados à sessão do WhatsApp.

1. Possíveis causas

1.1 WhatsApp encerrou a sessão do dispositivo conectado

A sessão pode ser encerrada diretamente no aplicativo do WhatsApp.

Por exemplo, alguém pode acessar o WhatsApp no celular e remover a sessão do Digisac em:

WhatsApp > Dispositivos conectados

Nesse caso, a conexão com o Digisac será perdida.

1.1.1 Sessão expirada ou invalidada pelo WhatsApp

A sessão utilizada pelo Digisac pode expirar ou ser invalidada pelo próprio WhatsApp.

Quando isso acontece, é necessário realizar uma nova autenticação da conexão por meio da leitura do QR Code.

1.1.2 Alterações na conta ou no número do WhatsApp

Algumas alterações realizadas na conta ou no número utilizado podem invalidar a sessão existente e exigir uma nova autenticação.

1.1.3 Troca ou reinstalação do aplicativo

A troca de aparelho, reinstalação ou alterações importantes no WhatsApp ou WhatsApp Business podem fazer com que os dispositivos conectados precisem ser autenticados novamente.

1.1.4 Instabilidade no próprio WhatsApp

Instabilidades no serviço do WhatsApp também podem fazer com que a sessão fique temporariamente indisponível ou seja perdida.

1.2 O que fazer?

Caso a conexão esteja inativa, você pode solicitar o atendimento de um de nossos atendentes para auxiliar na reconexão do número.

⚠️ Importante: enquanto a conexão estiver inativa, as guias publicadas durante esse período não serão enviadas aos clientes pelo WhatsApp.

Importação de Empresas em Lote

Além do cadastro manual, é possível cadastrar empresas no Tareffa por meio de planilha.

Essa opção é especialmente útil quando é necessário cadastrar várias empresas de uma só vez, como durante a ativação de uma nova base.

Após a ativação inicial, também está disponível a Importação de Empresas com Clonagem, que permite cadastrar novas empresas e, ao mesmo tempo, utilizar uma empresa já existente como referência para copiar suas características.

Acesse: Cadastros Gerais > três pontos > Importação de empresas com clonagem e faça o download da planilha modelo

1. Importação de Empresas com Clonagem

Para realizar a importação, é utilizada uma planilha com as informações necessárias para o cadastro da empresa.

Entre os principais campos estão:

1.1 Cópia ERP

O campo Código ERP para cópia permite informar uma empresa que já está cadastrada no Tareffa e que será utilizada como referência para copiar suas características.

Dessa forma, não é necessário cadastrar manualmente todas as características da nova empresa.

1.1.1 Exemplo

Imagine que será cadastrada uma nova empresa:

Código ERP: 5000

E que a empresa já cadastrada com o código 3000 possui todas as características desejadas.

Na planilha, informe:

Código ERP da nova empresa: 5000
Código ERP para cópia: 3000

Ao realizar a importação, o sistema utilizará a empresa 3000 como referência e copiará suas características cadastradas para a nova empresa.

1.2 Importação com Clonagem para Empresas já Cadastradas

A Importação de Empresas com Clonagem também pode ser utilizada para adicionar características em empresas que já estão cadastradas no Tareffa.

Nesse caso, as características informadas na planilha serão adicionadas às características que a empresa já possui.

1.2.1 Regra da importação

⚠️ Importante: a importação não remove nem substitui as características já cadastradas na empresa.

O sistema apenas adiciona as características que ainda não estão vinculadas à empresa.

1.2.2 Exemplo

A empresa já possui as características:

Na empresa utilizada como cópia, estão configuradas:

Após a importação, a empresa ficará com:

Ou seja, as características que já existiam são mantidas e somente a informação que estava faltando é adicionada.

 

 

2. Importação de Empresas com Responsável

Também é possível realizar uma importação que, além de cadastrar as empresas, permite definir os responsáveis pelos departamentos no mesmo processo.

Essa opção facilita o cadastro inicial de várias empresas, evitando a necessidade de realizar essas configurações individualmente.

Acesse: Cadastros Gerais > três pontos > Importação de empresas com responsáveis e faça o download da planilha modelo

2.1 Informações da planilha

2.1.1 Dados da empresa

A planilha pode conter informações como:

2.1.2 Características

Também podem ser informadas características da empresa, como:

2.1.3 Responsáveis

Na mesma planilha, é possível informar os responsáveis pelos seguintes departamentos:

Dessa forma, o cadastro da empresa e a definição desses responsáveis podem ser realizados em um único processo.

2.2 Limitação da importação de responsáveis

⚠️ Importante: a importação de empresas com responsáveis permite alterar os responsáveis em lote, porém somente para os departamentos disponíveis na planilha padrão.

Atualmente, a planilha contempla os departamentos:

Fiscal, Contábil e Pessoal.

Caso seja necessário definir ou alterar responsáveis de outros departamentos, essa informação não poderá ser realizada por essa planilha.

Nesse caso, deverá ser utilizada a funcionalidade Transferir Departamentos.

Cadastro de Usuário Pendente - E-mail Vinculado a Outra Base

1. Quando o cadastro do usuário fica pendente?

Quando você tenta cadastrar um novo usuário no Tarefa utilizando um e-mail que já está cadastrado em outra base, o novo cadastro ficará com o status Pendente.

Isso acontece porque o e-mail já possui um vínculo existente com outra base/contabilidade.

📌 Importante

Quando isso acontecer, o cliente recebe um e-mail e realiza o desvinculo da base anterior.

2. O cliente precisa receber o e-mail para realizar o desvinculo

O desvinculo da base anterior depende do e-mail enviado ao usuário.

O cliente deverá acessar o e-mail recebido e realizar o procedimento indicado para desvincular o cadastro da base anterior.

⚠️ Não é possível realizar essa desvinculação sem que o cliente receba o e-mail.

3. Por que não posso editar um usuário existente?

Outra situação comum é tentar utilizar um usuário que já existe na base e apenas alterar o e-mail para o endereço que está cadastrado em outra base.

Nesse caso, o sistema informará que:

O e-mail já está cadastrado.

Isso acontece porque o e-mail já possui um cadastro existente no sistema.

Por esse motivo, não é possível editar o usuário existente para utilizar esse e-mail.

O procedimento correto é:

Não alterar o e-mail de um usuário existente → realizar um novo cadastro utilizando o e-mail desejado.

Esse novo cadastro ficará pendente enquanto o e-mail ainda estiver vinculado à outra base.

Após o cliente realizar o desvinculo pelo e-mail recebido, o novo cadastro poderá ser concluído.

4. Como resolver

Passo 1 - Criar um novo cadastro

Realize o cadastro do usuário utilizando o e-mail correto.

Como o e-mail já está associado a outra base, o cadastro ficará Pendente.

Passo 2 - Aguardar o e-mail para desvinculo

O usuário receberá um e-mail com a orientação necessária para realizar o desvinculo da base anterior.

Passo 3 - Cliente realiza o desvinculo

O cliente deve acessar o e-mail e concluir o procedimento solicitado.

Passo 4 — Concluir o novo cadastro

Após o desvinculo, o novo cadastro poderá prosseguir normalmente.

Envio de E-mail em Lote e Antecipação do Envio do E-mail

1. O que é o envio de e-mail em lote?

O Envio de E-mail em Lote permite realizar uma comunicação que contempla vários serviços/documentos de forma consolidada.

Diferentemente do envio individual, em que cada serviço possui sua própria comunicação e mensagem, no envio em lote as mensagens individuais configuradas nos serviços não são enviadas uma a uma.

Nesse formato, é utilizada uma comunicação mais genérica, reunindo as informações relacionadas ao envio, como:

📌 Quando utilizar?

O recurso é útil quando é necessário comunicar vários documentos ou serviços aos clientes sem realizar um envio individual para cada serviço.

 

 

2. Como habilitar o envio de e-mail em lote

Para utilizar o envio de e-mail em lote, é necessário realizar a configuração na contabilidade e definir quais departamentos poderão utilizar esse recurso.

2.1. Habilitar na contabilidade

Acesse o menu:

Contabilidades

Deve ser habilitada a opção relacionada ao envio de e-mail em lote.

2.2. Configurar os departamentos

Depois de habilitar o recurso na contabilidade, é necessário verificar as configurações dos departamentos.

Nos departamentos, existem opções relacionadas ao envio de e-mail em lote que determinam quais departamentos poderão utilizar esse tipo de comunicação.

2.3. Configurações de envio no departamento

Nos Departamentos, é possível definir quando os e-mails deverão ser enviados. As opções disponíveis são:

📌 A opção escolhida determina o comportamento do envio dos e-mails para aquele departamento.


 

 

3. Configurações relacionadas à comunicação

Antes de utilizar o envio de e-mail, é necessário conferir as configurações de comunicação do serviço.

Comunicação do serviço

O cadastro do serviço possui configurações que determinam quando e como o cliente será comunicado.

Entre elas, está a opção:

Comunica Cliente quando concluído

Quando habilitada, após a conclusão/baixa automática do serviço:

Serviço concluído → comunicação criada no Comunicador → envio por e-mail e/ou WhatsApp conforme a configuração do cliente.

O Comunicador é a base da comunicação. Mesmo que o cliente não tenha e-mail ou WhatsApp habilitado, a comunicação pode ser criada no Comunicador; os demais canais dependem das configurações existentes.

 

 

4. Perfil que receberá a comunicação

O serviço permite definir o perfil principal que receberá os documentos/comunicações.

Entre os perfis disponíveis estão:

Também é possível utilizar perfis adicionais, permitindo que a comunicação seja direcionada para mais de um perfil de usuário cliente.

📌 Exemplo:

Perfil principal: Financeiro
Perfil adicional: Administrador

Nesse cenário, a comunicação poderá alcançar os usuários clientes cadastrados com esses perfis.

 

 

5. Diferença entre envio individual e envio em lote

O Envio de E-mail em Lote é um recurso utilizado especificamente para realizar o envio de e-mails de forma consolidada.

Envio individual por e-mail

Cada serviço possui sua própria comunicação e pode utilizar a mensagem configurada no cadastro do serviço.

Envio de e-mail em lote

Quando os serviços são enviados em lote, as mensagens individuais configuradas em cada serviço não são enviadas uma a uma.

Nesse formato, é utilizada uma comunicação mais genérica e consolidada, contendo as informações dos documentos e empresas contemplados no envio.

📌 Importante: esta configuração de envio em lote se refere ao e-mail.

E o WhatsApp?

O envio por WhatsApp possui um funcionamento diferente.

Para clientes que utilizam o Atende+, o WhatsApp utiliza templates aprovados pela Meta. Portanto, não é utilizada a mensagem cadastrada no serviço da mesma forma que ocorre no e-mail.

Ou seja:

E-mail: utiliza a configuração de comunicação do e-mail conforme o fluxo definido.
WhatsApp via Atende+: utiliza o template aprovado pela Meta.


 

 

6. Como antecipar o envio de um e-mail agendado

Quando um e-mail já estiver agendado para envio, é possível antecipar o envio diretamente pela tela de Programação.

Como identificar o status do envio

Na programação do serviço, será apresentado um ícone de envelope que indica a situação do envio do e-mail.

Como antecipar o envio

Quando o envelope estiver amarelo, significa que o e-mail ainda está pendente de envio.

Para antecipá-lo:

1. Acesse a Programação do serviço.

2. Localize o serviço que possui o ícone de envelope amarelo.

3. Clique sobre o envelope.

4. Será apresentada a opção para antecipar o envio.

5. Confirme a ação para que o e-mail seja enviado antecipadamente.

Nossos Treinamentos

Disponibilizamos treinamentos e encontros semanais para auxiliar você na utilização das nossas soluções.

Todos os horários informados abaixo estão no horário de Brasília.

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Tira-dúvidas

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