Atende Mais

Checklist de Ativação Ottimizza Atende+

Objetivo: garantir que todos os pré-requisitos estejam atendidos antes da ativação, evitando bloqueios, atrasos ou reprovações pela META.


Como usar: avance etapa por etapa e marque cada item como OK antes da reunião de ativação.



ETAPA 1 — Presença Digital Básica (Obrigatória)

1. Possui site próprio ativo?

Verifique Agora:


Por que isso é importante?

Esse é um critério obrigatório de validação da META. Sem isso, o processo pode ser recusado.


2. O site é seguro (HTTPS)?

Checklist rápido:


Atenção:

É obrigatório ter certificado SSL válido. sites sem HTTPS não avançam na ativação.

Verifique aqui: https://codetap.org/tools/ssl-certificate-checker?utm_source



ETAPA 2 — Estrutura META (Essencial)

3. Existe uma conta ativa no Gerenciador de Negócios do Facebook?

Confirme:


Verifique aqui: https://business.facebook.com/security/


Essa conta é necessária para:


4. Conta da META já foi verificada?

Status esperado: Conta verificada.

Acesse o Gerenciador de Negócios da Meta

Acesse:


O que procurar:

Status da empresa como:


Se aparecer “Empresa verificada”, está tudo certo para seguir com a ativação.

Por que isso é critério?



ETAPA 3 — Número de WhatsApp

5. Número de telefone é NOVO ou fixo?

Escolha recomendada:


Evitar números que:

Isso minimiza riscos de banimento na API.



ETAPA 4 — Governança e Decisão

7. Um decisor participará da reunião de conexão?

Perfil necessário:


Importante:

Sem decisor, a ativação não avança.



8. O e-mail é corporativo (domínio próprio)?

Exemplo correto: nome@empresa.com.br

Evitar: Gmail, Hotmail, Yahoo, Outlook…


Benefícios:



ETAPA 5 — Infraestrutura Interna

9. Existe firewall interno na contabilidade?

Valide com o TI ou responsável técnico:


Firewall mal configurado pode:



Informações Importantes (Leia antes da ativação)

Limitações do WhatsApp Business API:


Modelo de tarifação:


Observação importante:

A janela de 24h da META não impede o encerramento da conversa no sistema. Mesmo encerrada, a tarifação pode continuar válida dentro da janela.



Checklist Final (Antes da Reunião)

Se todos os itens acima estiverem marcados como OK, sua empresa está pronta para ativar o ATENDE+ com segurança e agilidade.


Quanto melhor a preparação, mais rápida e estável será a ativação.

Configuração Ativação do Atende+

Configuração de Departamentos:

Para realizar a configuração, acesse a área de Departamentos e, em seguida, atribua os termos que serão apresentados ao cliente no campo Termos de busca, conforme indicado na imagem abaixo.

As informações inseridas no campo Termos de busca serão exibidas ao cliente no início do atendimento via WhatsApp.



Após a seleção do departamento por parte do cliente, a comunicação será direcionada ao colaborador responsável pelo respectivo setor. Na ausência de um responsável atribuído, o atendimento será automaticamente encaminhado ao gerente do departamento.


Criação do Departamento Fila:

Crie um departamento denominado Fila e atribua a ele um responsável e/ou gerente. Este departamento será utilizado na etapa de personalização das mensagens do chatbot e funcionará como uma etapa de contingência no processo de atendimento, sendo acionado caso o chatbot deixe de recepcionar automaticamente os clientes.



Caso essa situação ocorra, todas as mensagens serão direcionadas automaticamente ao usuário responsável por esse departamento, garantindo a continuidade do atendimento e evitando falhas ou perdas na comunicação com o cliente.


Personalização das Mensagens do Chatbot:

Acesse o menu lateral esquerdo e clique em Contabilidade > Integração com o WhatsApp, conforme ilustrado na imagem a seguir.



As etapas 1 e 2 são configuradas junto ao analista da Ottimizza no momento de ativação do produto.



Atenção: caso a contabilidade altere o número de telefone, será necessário acionar o suporte da Ottimizza para que as devidas configurações sejam realizadas.


Na etapa 3, é possível personalizar a mensagem padrão para Finalização da conversa.



Na etapa 4, é possível personalizar tanto o Nome do Bot quanto o Departamento, conforme exemplificado a seguir.



Observação: No campo de configuração Tempo para entrada do Bot e Tempo limite para reutilizar a conversa, recomenda-se que o padrão pré-definido pela Ottimizza seja mantido, conforme ilustrado no exemplo a seguir. No entanto, esse período pode ser ajustado de acordo com as necessidades específicas da contabilidade.


O próximo passo consiste na etapa 5, responsável pela configuração da mensagem padrão de seleção da empresa na abertura do atendimento. Por meio do botão Nome do cliente, é possível personalizar a comunicação, permitindo que o chatbot se refira ao cliente pelo nome.



Na etapa 6, será definida a seleção do departamento.



Na etapa 7, defina a mensagem de encaminhamento de conversa. Por fim, basta salvar as configurações para concluir a personalização das mensagens do chatbot.


Atualizando Foto de Perfil no Atende+

Para efetuar a alteração da forma de pagamento na solução Atende+, siga as instruções abaixo:


1. Acesse o link: https://business.facebook.com/



2. Realize o login;



3. Após efetuar o login, verifique se o portfólio empresarial correto está selecionado. Em seguida, acesse a opção Todas as ferramentas no menu lateral;



4. Selecione a opção Gerenciador do WhatsApp;



5. Na opção Número de Telefone, selecione a aba Perfil;



6. Selecione a opção Foto de Perfil e proceda com a alteração da imagem;

7. No final da página, clique em Salvar;

8. Foto de perfil do WhatsApp atualizada.

Filtros do Comunicador

Os Filtros do Comunicador permitem localizar conversas de forma rápida e organizada, facilitando a consulta de atendimentos, a localização de informações e o acompanhamento das comunicações realizadas.

Além dos filtros de pesquisa, a tela apresenta ícones que indicam o status das conversas e oferece recursos para exportação e acesso direto aos atendimentos.

Como acessar

  1. Acesse o Comunicador.

  2. No menu superior, clique no ícone de lupa.

Será aberta a tela de pesquisa das conversas.

Filtros disponíveis

É possível realizar pesquisas utilizando um ou mais filtros simultaneamente.

Os principais filtros são:

Após informar os filtros desejados, execute a pesquisa para visualizar apenas as conversas correspondentes aos critérios selecionados.


embedded-image-layvr0pv.png

Significado dos ícones

A tela de pesquisa utiliza alguns ícones para facilitar a identificação das conversas.

✔✔ Duplo Check

Indica o status de leitura da mensagem pelo cliente.

➜ Seta Verde

Indica que a conversa foi iniciada pela contabilidade.

➜ Seta Vermelha

Indica que a conversa foi iniciada pelo cliente.

📄 Ícone de PDF

Permite exportar toda a conversa em formato PDF.

💬 Balão Azul

Abre diretamente a conversa selecionada no Comunicador.

Outros filtros da lista de conversas

Além da pesquisa avançada, a tela principal do Comunicador oferece filtros rápidos para localizar conversas específicas.

É possível visualizar apenas:

Também é possível pesquisar as conversas pelo usuário participante, facilitando a localização de atendimentos realizados por um colaborador específico.


embedded-image-p7iscpfz.png



Permissões de visualização

Os resultados exibidos na pesquisa dependem da permissão configurada para o usuário em:

Perfil do Usuário para comunicação

Cada perfil possui um nível diferente de acesso às conversas.

Restrito

O usuário pode visualizar apenas as conversas nas quais participa.

Departamento

O usuário pode visualizar:

Normal

O usuário pode consultar todas as conversas, exceto aquelas marcadas como confidenciais.

Administrador

O usuário possui acesso completo ao Comunicador, podendo visualizar:



Atualizando Forma de Pagamento no Atende+

Para efetuar a alteração da forma de pagamento na solução Atende+, siga as instruções abaixo:


1. Acesse o link: https://business.facebook.com/



2. Faça login.



3. Após efetuar o login, verifique se o portfólio empresarial correto está selecionado. Em seguida, acesse a opção Todas as ferramentas no menu lateral.



4. Selecione a opção Cobrança e Pagamentos.



5. Na aba Formas de Pagamento, selecione Contas do WhatsApp Business. No campo à direita, confirme se a conta correta do WhatsApp está selecionada. Após essa verificação, clique em Adicionar Forma de Pagamento.



Atenção: A exclusão de uma forma de pagamento só poderá ser realizada após a inclusão de uma nova.


6. Na próxima tela, selecione a opção Avançar.



7. Adicione os dados de pagamento e selecione a opção Salvar.



8. Após isso, adicione as demais informações solicitadas.



Forma de pagamento atualizada.

Funções Disponíveis na Conversa

A tela de conversa do Comunicador reúne diversos recursos que facilitam o gerenciamento das comunicações entre a contabilidade e seus clientes. Neste manual, apresentamos as principais funcionalidades disponíveis durante uma conversa.



embedded-image-1ywwxzjb.png

Barra de ferramentas da conversa

Na parte superior da conversa estão disponíveis os principais recursos para gerenciamento do atendimento.

🔍 Pesquisar na conversa

O ícone de Lupa permite localizar rapidamente uma palavra ou frase dentro da conversa.

Esse recurso é útil para encontrar informações específicas sem a necessidade de percorrer todo o histórico de mensagens.

 

 

✉️ Marcar como não lida

O ícone de Envelope permite marcar a conversa como Não Lida.

Essa opção é indicada quando você deseja lembrar de retornar posteriormente à conversa ou sinalizar que ela ainda precisa de atenção.

 

 

🚫 Finalizar conversa

O ícone de Balão com um risco permite encerrar uma conversa.

Ao utilizá-lo, estarão disponíveis duas opções:

Informar ao cliente que a conversa foi encerrada

Envia uma mensagem ao cliente informando que o atendimento está sendo encerrado.

Importante: Esta opção não encerra a conversa. Após o envio da mensagem, ela continuará aberta e poderá receber novas mensagens.

Finalizar para todos e não permitir novas mensagens

Encerra definitivamente a conversa.

Após a finalização:


embedded-image-vrrmpjva.png


ℹ️ Informações da conversa

Ao clicar no ícone Informações da Conversa, serão exibidos diversos detalhes da comunicação.

Nessa tela é possível:

Também são exibidas as informações dos participantes da conversa, incluindo:

Caso você seja o criador da conversa ou possua perfil de Administrador, será possível remover participantes utilizando o ícone de lixeira.



embedded-image-3sqphpup.png


Menu "Mais opções"

Ao clicar nos três pontos (...), estarão disponíveis recursos adicionais.

embedded-image-prqvcme3.png

Transferir conversa

Permite transferir a conversa para outro usuário responsável.

 

 

Pesquisar mensagem

Abre a pesquisa de mensagens da conversa.

Esta opção possui o mesmo funcionamento do atalho da Lupa.

 

 

Adicionar contato

Permite incluir novos participantes na conversa.

Importante: A adição de mais de um contato cliente a conversa está disponível apenas para conversas realizadas entre Comunicador (Contabilidade) × Comunicador (Cliente) desde que sejam da mesma empresa.

Essa funcionalidade não está disponível para conversas integradas ao WhatsApp, pois a inclusão de novos participantes caracterizaria um grupo, estrutura que não é suportada pela integração.

 

 

Marcar como não lida

Marca a conversa como não lida.

Possui o mesmo funcionamento do atalho da barra superior.

 

 

Finalizar conversa

Permite encerrar a conversa.

Possui o mesmo funcionamento do botão de finalização da barra superior.

 

 

Exportar conversa em PDF

Gera um arquivo em formato PDF contendo todo o histórico da conversa.

Esse recurso é útil para arquivamento ou compartilhamento das informações.

 

 

Gerar Serviço Avulso

Permite criar um Serviço Avulso diretamente a partir da conversa.

Após a criação do serviço:


embedded-image-ubnl9sxt.png


Enviar cópia para

Cria uma cópia da conversa para outro usuário do sistema.

Essa funcionalidade é útil quando outro colaborador também precisa acompanhar o atendimento.

 

 

Convidar para videoconferência

Permite iniciar uma videoconferência utilizando a integração com o Jitsi Meet.

Um link será criado para que os participantes possam ingressar na reunião.

 

 

Informações da conversa

Abre a tela de informações da conversa.

Esta opção possui o mesmo funcionamento do atalho disponível na barra superior.

 

 


Recursos da caixa de mensagens

Na parte inferior da conversa estão disponíveis os recursos para envio de mensagens.


embedded-image-kkjckx5c.png


😊 Emojis

Permite inserir emojis na mensagem antes do envio.

 

 

📎 Anexar arquivos

Permite enviar documentos, imagens e outros arquivos para os participantes da conversa.

 

 

🎤 Gravar áudio

Permite gravar e enviar mensagens de áudio.

Importante: Esta funcionalidade depende da permissão configurada para o usuário.

 

 

✏️ Personalizar mensagem

O ícone de Lápis permite personalizar o conteúdo da mensagem antes do envio.

Esse recurso pode ser utilizado para realizar ajustes na mensagem de forma rápida, conforme as funcionalidades disponíveis.




Replicar Mensagens do Bot na Comunicação

Como configurar e para que serve:

Caminho: Contabilidade > Aba WhatsApp > Configuração do chatbot > Replicar mensagens de bot na comunicação

Essa configuração permite que as mensagens enviadas pelo chatbot sejam replicadas dentro da comunicação do atendimento.

Com a opção ativada, o atendente consegue visualizar todo o histórico da interação realizada pelo bot, tendo acesso ao contexto completo da conversa antes de assumir o atendimento.

Status de Atendimento

O status do atendimento é exibido ao lado do título da conversa e permite que seja identificado rapidamente a situação de cada atendimento.

Os status disponíveis são:

🔘 Não iniciado — atendimento ainda não foi iniciado pela equipe.

🟠 Responder cliente — existe uma nova interação do cliente aguardando resposta.

🟡 Aguardando cliente — o atendimento depende de um retorno do cliente.

🔵 Em atendimento — a solicitação está sendo tratada pela equipe.

🟢 Finalizado — atendimento concluído.

A utilização dos status facilita a organização da fila e permite identificar rapidamente quais atendimentos precisam de atenção, quais aguardam retorno do cliente e quais já foram concluídos.

Ativar e Desativar Chatbots

Como configurar e para que serve:

Caminho: Contabilidade > Aba WhatsApp > Mensagem de seleção de departamentos

Nessa etapa, é possível ativar ou desativar o chatbot de seleção de departamentos.

Quando o chatbot estiver ativado, o cliente receberá a mensagem para escolher com qual departamento deseja falar.

Caso não queira utilizar essa etapa no atendimento, basta desativar o chatbot. Dessa forma, a mensagem de seleção de departamentos não será enviada ao cliente.

Essa funcionalidade está disponível exclusivamente para integrações realizadas por meio da API oficial da Meta.

No momento, não está disponível para outros parceiros ou integrações. 

Bot de Mensagem de Ausência

Como configurar e para que serve:

Caminho: Contabilidade > Aba WhatsApp > Mensagem de ausência

Nessa opção, é possível configurar um bot de ausência para informar automaticamente os clientes quando o atendimento estiver fora do horário de funcionamento.

O recurso ajuda a manter uma comunicação clara com o cliente, informando que a equipe não está disponível naquele momento e orientando sobre o atendimento.

Ative a opção e defina o horário de expediente e a mensagem que será enviada automaticamente aos clientes fora desse período 

Essa funcionalidade está disponível exclusivamente para integrações realizadas por meio da API oficial da Meta.

No momento, não está disponível para outros parceiros ou integrações. 

 

Aba Contatos

No Comunicador, a aba Contatos permite visualizar e gerenciar os contatos disponíveis para iniciar novas conversas.


embedded-image-cmuounmm.png

Quais contatos são exibidos?

Sem integração com o WhatsApp

Quando sua base não tem integração com o WhatsApp, serão exibidos apenas os contatos cadastrados no Tareffa, por meio do menu Usuários.

Com integração ao WhatsApp (Atende+)

Quando a integração com o WhatsApp estiver habilitada, além dos contatos cadastrados no Tareffa, também serão exibidos:

 

 

Como cadastrar um novo contato externo

  1. Acesse a aba Contatos.

  2. Clique no ícone +.

  3. Informe o número de telefone no formato:

+55 DDD 9XXXXXXXX

Exemplo: +55 47 99999-9999


embedded-image-bcttdovo.png

  1. Após informar o número, clique em Confirmar.

Na sequência, serão apresentadas duas opções:


embedded-image-2txxfaf4.png


Cadastrar novo cliente no Tareffa

Ao selecionar esta opção, você será direcionado para a tela de cadastro de usuários do Tareffa.

Para que seja possível iniciar uma conversa, é necessário vincular o usuário a uma empresa durante o cadastro.

Apenas cadastrar número para contato

Esta opção cria um contato externo, sem necessidade de vínculo com uma empresa.

Após selecioná-la:

Por fim, clique em Confirmar para concluir o cadastro.

 

 

Editando um contato externo

Os contatos cadastrados diretamente no Comunicador possuem um ícone de lápis ao lado do nome.

Ao clicar nesse ícone, é possível:

Importante: Apenas contatos externos podem ser editados diretamente pelo Comunicador. Os contatos vinculados ao Tareffa devem ser alterados no cadastro de usuários do sistema.


embedded-image-gg3lgkon.png

 

Consulta de Mensagens Pendentes de Entrega

A tela de Mensagens Pendentes de Entrega permite acompanhar as mensagens do Comunicador que não foram entregues aos clientes no WhatsApp.

Importante: Esta funcionalidade está disponível apenas para contabilidades que utilizam a integração com a API Oficial do WhatsApp (Meta).

Sempre que uma mensagem ou template enviado não for entregue com sucesso, ela será registrada nesta tela. Assim, sua equipe pode identificar rapidamente as falhas, verificar o motivo informado pela Meta e tomar as ações necessárias.

 

 

Como acessar

  1. Acesse o Comunicador.

  2. Clique no ícone de balão com ponto de exclamação.

Nesta tela serão exibidas todas as mensagens que apresentaram falha na entrega.


embedded-image-qk3y1dbi.png

image.png

 

 

Consultando as mensagens pendentes

Cada card representa um agrupamento de mensagens pendentes.

Ao clicar sobre o card com a quantidade de mensagens, será exibida a relação completa das mensagens que não foram entregues, permitindo identificar:


embedded-image-pkypz7jf.png

 

 


Removendo uma pendência

Caso deseje limpar uma mensagem da lista de pendências, clique no ícone de lixeira.

Importante: Remover a pendência apenas exclui o registro da tela de consulta. A conversa continuará apresentando o histórico do erro, pois a mensagem não foi entregue ao destinatário.

 

 

Filtrando as mensagens

É possível localizar pendências de um cliente específico.

Para isso:

  1. Informe o nome do cliente no campo de filtro ou selecione o departamento.

  2. Clique em Atualizar.

A tela exibirá apenas as mensagens correspondentes ao filtro informado.

embedded-image-ld2thtaz.png

 

 

Principais erros de entrega

A seguir estão os principais motivos de falha retornados pela API Oficial do WhatsApp (Meta).

Erro 1 – Janela de conversa encerrada (24 horas)

Mensagem apresentada

Falha no envio da mensagem porque já se passaram mais de 24 horas desde a última resposta do cliente para este número.

Causa

Quando duas mensagens são enviadas em sequência sem que o cliente responda à primeira mensagem com template, a Meta impede o envio da próxima mensagem para evitar cobranças desnecessárias e excesso de comunicações.

Como resolver

Observação: As mensagens permanecem na tela de pendências e poderão ser entregues automaticamente quando o cliente voltar a interagir com a conversa.

 

 

Erro 2 – Problema no método de pagamento

Mensagem apresentada

Falha no envio da mensagem devido a problemas no método de pagamento.

Causa

O cartão cadastrado na conta da Meta Business apresenta alguma inconsistência.

Como resolver

Acesse a conta da Meta Business e atualize ou substitua o cartão de pagamento.

 

 

Erro 3 – Baixo engajamento do destinatário

Mensagem apresentada

Para manter um ecossistema saudável de engajamento, a mensagem não foi entregue.

Causa

A Meta identificou baixa interação do destinatário ou excesso de mensagens enviadas para o mesmo contato.

Como resolver

Entre em contato com o cliente por outro canal (telefone, e-mail ou outro meio disponível) e solicite que ele responda à conversa no WhatsApp.

 

 

Erro 4 – Falha ao baixar mídia

Mensagem apresentada

Falha ao baixar a mídia recebida devido a erro interno.

Causa

Instabilidade temporária na plataforma da Meta.

Como resolver

Aguarde alguns minutos e tente novamente após a estabilização da plataforma.

 

 

Erro 5 – Limite diário de mensagens excedido

Mensagem apresentada

Falha no envio da mensagem por limite de envio excedido.

Causa

O limite diário de mensagens permitido pela Meta foi atingido.

Como resolver

Aguarde 24 horas para realizar novos envios.

Observação: Conforme a utilização da API evolui e segue as boas práticas da Meta, esse limite tende a ser ampliado automaticamente.

 

 

Erro 6 – Conta comercial bloqueada

Mensagem apresentada

A conta comercial foi bloqueada.

Causa

A conta do WhatsApp Business foi bloqueada por violação das políticas da Meta.

Como resolver

Acesse o Meta Business Manager e solicite a revisão ou o desbloqueio da conta, conforme as orientações da própria Meta.